10 conseils pour planifier une incroyable fête de vacances d'entreprise

Ils ne sont pas toujours préférés de tout le monde, mais les fêtes sont un aliment de base pour la plupart des entreprises. C'est aussi une excellente opportunité si elle est planifiée soigneusement. Si vous avez été chargé de planifier la fête de Noël annuelle des employés pour votre entreprise, votre objectif devrait être de tirer le meilleur parti de votre événement spécial tout en conservant les coûts gérables. En évaluant soigneusement la meilleure façon d'approcher et d'exécuter cette fête de vacances, vous pouvez créer une expérience qui non seulement renforce le moral de l'entreprise, mais augmente également la satisfaction des employés et les niveaux de rétention à tous les niveaux.

Il est important de commencer par le thème des bases - quel thème devrait-il avoir, où cela devrait avoir lieu, combien de personnes viennent, quand cela devrait se produire et quelle nourriture et boissons seront servies pendant l'occasion avant de passer à une planification spécialisée et exécution des événements.

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Nouer les bases de votre fête de vacances

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Bien sûr, comme tout autre événement ou projet, vous devez créer un plan de projet qui identifie les détails de l'événement pour la fête de vacances des employés. Le thème, le lieu, l'heure, la date, le nombre d'invités, les sélections de nourriture et de boissons, le décor et l'agenda de l'événement doivent tous être pris en compte avant de commencer à exécuter votre événement.

Chaque bonne fête a besoin de ces éléments fondamentaux pour réussir, mais tout ne doit pas être réglé avant de commencer à verrouiller les détails (comme sécuriser un lieu, réserver un traiteur ou planifier un programme).

Bien qu'il existe de nombreuses façons d'approcher ces décisions, et les choix concernant des idées de niveau supérieur comme le thème et le timing incombent souvent aux dirigeants de l'entreprise au lieu du producteur d'événements, il est préférable de travailler avec une équipe pour décider quels détails conviennent à votre spécifique entreprise.

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Choisissez le moment le plus efficace pour organiser votre événement

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Le meilleur moment pour organiser une fête de vacances des employés est probablement pendant l'heure du déjeuner. Les données historiques des fêtes de Battalia Winston montrent une tendance croissante dans cette direction, reflétant que près de la moitié des événements d'entreprise en 2013 ont eu lieu pendant l'heure du déjeuner.

Malheureusement, tout le monde ne peut pas avoir la possibilité de participer à l'événement, car quelqu'un doit rester en arrière pour répondre aux appels des clients et faire bouger les affaires. Mais un événement à l'heure du déjeuner limite les coûts et réduit les obligations sur le temps et les engagements personnels des employés.

Si vous décidez d'aller avec un événement en soirée, vous devrez considérer quelle nuit est la meilleure. Alors que certains peuvent penser que vendredi est le premier choix car la plupart des employés seront partis pour le week-end, c'est aussi le jour le plus populaire de la semaine dans les restaurants et autres sites en d'autres termes, le moment le plus cher. Peu d'organisations voudront envisager le dimanche soir, il semble donc que la prochaine meilleure option soit peut-être lundi soir, car c'est généralement la nuit la plus lente dans les restaurants.

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Envisagez d'organiser une fête pendant la morte-saison

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Au lieu de défaut pour la fête annuelle de Noël ou de Thanksgiving, pourquoi ne pas envisager d'organiser un événement spécifiquement pour l'appréciation des employés, alors que rien d'autre ne bouge le calendrier de bureau?

Début octobre et fin janvier sont de bons moments pour organiser une fête annuelle d'appréciation. Les sites hors site sont plus disponibles, et vous pouvez économiser de l'argent sur les dépenses de restauration et les forfaits de fête lors d'un événement hors saison.

Un inconvénient de la création d'une fête annuelle d'appréciation au lieu d'une fête de Noël traditionnelle est que les employés ne se souviennent pas de cette tradition aussi facilement. Un peu de battage médiatique supplémentaire peut être nécessaire pour s'assurer que les gens le marquent sur leurs calendriers.

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Choisissez une équipe pour aider à exécuter l'événement

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La qualité de votre équipe de planification sera directement en corrélation avec le calibre de votre événement. Il est important de trouver l'équipe de bonne taille et de sélectionner des membres qui sont compétents pour faire une réunion mémorable.

Un plus petit groupe de personnes rendra probablement la planification plus opportun et plus rentable, mais de nombreuses organisations impliquent un grand comité de personnes afin que davantage de voix d'employés soient représentées dans la planification de l'événement. Étant donné que la planification des partis prendra du temps aux responsabilités de travail régulières des membres, il est probablement préférable de créer la plus petite équipe possible qui est toujours représentative de votre entreprise globale.

Quelle que soit la taille, vous devez sélectionner les individus pour leur capacité à influencer positivement les autres employés. Un rendez-vous à l'équipe de planification peut également être utilisé comme récompense ou incitation. Le planificateur d'événements de l'organisation devrait travailler avec un leader autonome des ressources humaines ou du marketing, quelqu'un autorisé à approuver le plan pour aider à conduire ces décisions et à choisir les meilleurs membres de l'équipe.

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Créez un menu de fête de vacances rentable

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Quand il s'agit de choisir quoi nourrir vos employés pendant votre fête de vacances, un certain nombre de trucs peuvent économiser de l'argent tout en offrant un excellent repas. Les repas plaqués sont souvent plus rentables que les buffets, et ils permettent une présentation plus élégante que de faire en sorte que tout le monde fasse la queue et se sert.

Bien sûr, votre menu doit renforcer le thème de votre événement, et vous devriez essayer de choisir des articles qui incorporent les couleurs ou la marque de votre événement, mais cela ne signifie pas que vous devez louer des draps de vacances coûteux et d'autres décorations.

Sélectionner des articles modestes ou des fruits frais pour les centres de table, la limitation de la consommation d'alcool et l'hébergement dans un lieu qui a des décorations de vacances standard et des options de tarification alimentaire sont tous d'excellents moyens de réduire les coûts tout en offrant à vos employés une bonne expérience.

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Décider des niveaux et des limites de consommation d'alcool

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Depuis des années maintenant, les organisations limitent l'alcool lors des fêtes pour diverses raisons que ce plafond est l'un des moyens les plus faciles de contrôler le budget, et il limite la distraction du message de l'événement.

Pourtant, la plupart des employés ne veulent pas assister à une fête d'entreprise qui ne présente pas une forme de boisson alcoolisée. Pour cette raison, vous souhaitez réduire votre sélection d'alcool ou même créer des cocktails de signature bon marché pour réduire les coûts et maintenir les niveaux d'intoxication.

Vous pourriez également envisager de limiter le menu au vin uniquement, de fermer le bar tôt ou d'offrir des boissons uniquement pendant le repas pour aider à réduire les coûts et limiter le risque que les employés deviennent trop tapageurs lors d'un événement d'entreprise. Dans tous les cas, vous devriez certainement vérifier votre police d'assurance pour vous assurer que vous êtes couvert si des problèmes résultent de la consommation d'alcool.

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Rappelez aux employés l'étiquette appropriée

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Le meilleur conseil à tous ceux qui assistent à une fête de vacances est de vous assurer que vous vous souvenez de l'étiquette pour arriver et que les autres se sentent à l'aise. Mais c'est aussi une bonne idée de fixer des règles de base spécifiques dans une note à l'échelle du bureau à l'avance.

Les erreurs d'étiquette à éviter lors de la fête des fêtes comprennent d'éviter une consommation excessive d'alcool, de manger, de se plaindre, d'arriver trop tôt ou de partir trop tard, de porter des vêtements inappropriés et d'apporter des invités excessifs, dont tous peuvent non seulement avoir un impact sur les expériences des autres lors de l'événement mais aussi la compagnie frais.

Bien qu'une fête annuelle des vacances de l'entreprise soit censée rassembler l'équipe et réduire les inhibitions sur le lieu de travail, rappelez à vos invités qu'ils représentent toujours l'entreprise même lorsqu'ils assistent à cet événement après le travail, et devraient donc se comporter d'une manière adaptée à la lieu de travail.

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Envisagez de mettre en place un échange de cadeaux

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En général, de nombreuses organisations incluent un échange de cadeaux entre les employés lors de leurs fêtes. Cependant, si l'organisation est plus grande, il vaut peut-être mieux laisser au niveau départemental plutôt que lors de l'événement tout employé. L'organisation sur une telle échelle peut s'avérer difficile, surtout si vous n'êtes pas familier avec certains départements et leurs employés.

Cependant, s'il y a un échange de cadeaux, c'est une bonne idée pour l'hôte ou l'organisateur de mettre un plafond financier sur les cadeaux - peut-être 10 $ pour éviter les problèmes délicats associés à la tarification des cadeaux.

De plus, la mise en place d'un «éléphant blanc» ou d'un type similaire d'échange de cadeaux tout compris où tout le monde dans l'entreprise est invité à participer à un niveau individuel pourrait aider à prévenir les cauchemars organisationnels où un invité ne reçoit pas de cadeau parce qu'un autre a oublié d'apporter un.

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Considérez si la collecte de fonds est bonne pour votre événement

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La nourriture, les vêtements et les lecteurs de jouets font partie de la culture dans de nombreuses organisations, et certains encouragent même les lecteurs de dons en espèces. Pourtant, déterminez si votre groupe d'appréciation des employés à l'échelle de l'entreprise est le bon lieu pour une opportunité de collecte de fonds.

Bien qu'il soit très utile de mettre en évidence une cause particulière à la fête de Noël, il peut être utile pour l'organisation d'encourager uniquement les cadeaux et les dons en nature qui peuvent bénéficier à l'organisme de bienfaisance soutenu. De cette façon, tout le monde est autorisé à offrir un cadeau à une valeur qui correspond à ses propres budgets personnels.

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Évaluez les parrainages des fournisseurs pour votre événement

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Certaines personnes peuvent penser que l'obtention de sponsors des fournisseurs est un excellent moyen de compenser les coûts de leur fête de vacances annuelle; Cependant, les planificateurs d'événements et leurs clients peuvent vouloir rester concentré sur l'objectif du parti pour apprécier les employés plutôt que sur les frais d'externalisation pour les vendeurs parrainés.

Les employés estiment souvent que le coût de ces événements spéciaux devrait être couvert à partir du budget de fonctionnement d'un employeur. Si l'organisation ne peut pas se permettre d'accueillir un événement d'appréciation pour ses employés ou si cela ne fait pas partie du plan d'affaires pour une raison quelconque, l'employeur ne devrait pas demander de revenus extérieurs pour couvrir le coût par le biais de parrainages.