3 façons éprouvées pour que votre petite entreprise soit organisée cette année

Organiser votre entreprise implique bien plus que de soigner des piles de papiers et de dépoussiérer l'encombrement que vous avez sur votre bureau. L'organisation implique la création de systèmes et de procédures pour toutes les différentes parties de votre entreprise, ce qui a le potentiel pour vous aider à devenir plus productif et rentable.

Les idées ci-dessous incluent certaines des meilleures façons de devenir plus organisées dans votre petite entreprise. Essayez un seul pour une amélioration lente et soutenue ou élaborez un plan pour intégrer un nouveau processus organisationnel chaque mois dans votre entreprise cette année.

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Prenez le contrôle des articles et des documents

Le papier est la plus grande source de désarroi dans de nombreux bureaux. Si vous n'avez pas de système de classement ou de système d'archivage numérique, il est maintenant temps d'en construire un. Commencez par jeter un œil aux papiers que vous avez traînés. Faites une pile de maintien et une tas de défausse, puis déchiquetez ou recyclez tous les papiers, magazines, newsletters, cartes, notes, etc., qui a atteint la deuxième pile. Si vous ne savez pas par où commencer, passez en revue les types de documents que vous devez conserver. Le reste est un jeu équitable pour le déchiqueteur.

Une fois que vous avez vos articles désencombrés, envisagez de créer un système de gestion de documents qui peut vous aider à créer ou à affiner votre processus papier et à le garder organisé.

Si vous décidez qu'il est temps de commencer à vous diriger vers un bureau sans papier, vous pouvez commencer par numériser et numériser vos reçus, en utilisant des services de facturation en ligne et de paiement comme Freshbooks, passer à un programme de signature numérique comme DocuSign, et utiliser le cloud pour la sauvegarde des données et archivage. Si vous collectez des cartes de visite lors d'événements au cours de l'année, il peut également être une bonne idée d'investir dans un scanner de cartes de visite afin que vous puissiez numériser immédiatement les informations de contact et abandonner les cartes papier.

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Utilisez les bons outils de productivité

Nous avons tous nos applications et outils préférés que nous utilisons tous les jours, bien que certains soient probablement plus utiles que d'autres. C'est pourquoi il est si important au moins une fois par an de stockage des applications et des outils que vous utilisez dans votre petite entreprise et décidez s'ils répondent toujours à vos besoins. C'est également le moment idéal pour déterminer si de nouveaux outils pourraient améliorer l'organisation de votre entreprise.

Vous trouverez ci-dessous certains des meilleurs domaines où de nombreux propriétaires de petites entreprises trouvent des outils de productivité utiles. Ceux-ci devraient vous donner un point de départ solide pour optimiser vos outils de productivité cette année:

• Gestion des contacts: De la suivi de vos clients à la souvenir des personnes que vous rencontrez pendant le réseautage, chaque propriétaire de petite entreprise a besoin d'un système pour gérer les coordonnées. Vous pouvez opter pour un système complet de gestion de la relation client (CRM) comme Salesforce ou, pour une gestion à petite échelle, vous pouvez configurer votre application de contacts existante pour travailler pour votre entreprise.
• Réunions et communication: Que vous organisiez des réunions en face à face, au téléphone ou via des services de chat vidéo, il existe un moyen de rendre le processus plus organisé. Vous pouvez utiliser un service comme Do pour obtenir vos réunions plus organisées avant, pendant et après.
• Comptabilité et comptabilité: Organisez et rationalisez la façon dont vous facturez, prenez les paiements et gérez les flux de trésorerie avec des outils comme QuickBooks en ligne, Xero et Wave.
• Voyage et suivi des dépenses: Vous pouvez utiliser des applications comme Expedia et TripAdvisor pour faciliter la planification. Une fois sur la route, des applications comme Expensify vous aident à suivre les dépenses afin que les rapports lorsque vous rentrez chez vous soient beaucoup plus faciles à organiser.
• Gestion des médias sociaux: Nous savons tous combien de temps peut être perdu sur les réseaux sociaux si vous ne l'approchez pas de manière systématique et organisée. C'est pourquoi des outils comme Hootsuite et Buffer peuvent être inestimables pour les propriétaires de petites entreprises.
• Gestion des e-mails: Si vous utilisez Gmail dans votre petite entreprise, vous avez accès à pas mal d'extensions Google qui peuvent rapidement organiser votre boîte de réception. Si vous utilisez une autre application de messagerie, essayez Sanebox pour le filtrage automatique, les rappels et plus.
• Gestion de projet: Une bonne application de gestion de projet vous aidera à suivre les tâches, à partager des fichiers et à collaborer avec des coéquipiers en un seul endroit et il peut être l'un des meilleurs outils pour organiser votre travail. Essayez Basecamp ou Asana pour une solution de gestion de projet tout-en-un.

La productivité est un processus très personnel, et les applications dont vous avez besoin seront spécifiques au travail que vous faites et à la façon dont vous avez tendance à travailler. Prenez le temps d'explorer vos besoins avant d'incorporer un nouvel outil dans votre processus. Vous n'aurez peut-être pas besoin d'autant que vous le pensez.

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Organisez votre ordinateur

C'est un grand pour tout propriétaire de petite entreprise qui fait l'essentiel de son travail sur l'ordinateur. Vous savez probablement qu'il ne faut pas très longtemps pour que votre bureau devienne encombré d'icônes, votre dossier de téléchargements pour devenir si plein de documents étrangement nommés qu'il est impossible de trouver quoi que ce soit, ou votre boîte de réception de message Penser que ça pourrait vraiment exploser. Non seulement c'est horrible pour votre productivité, mais cela peut également ralentir considérablement les performances de votre ordinateur.

Voici quelques choses que vous pouvez faire dès maintenant pour que votre ordinateur soit organisé et de retour en forme de travail:

• Nettoyez votre bureau: Il existe quelques façons de configurer votre bureau, et tout dépend de votre style de travail et de la façon dont vous utilisez votre ordinateur. Vous pouvez vous débarrasser de tout de votre bureau, sauf pour votre poubelle (n'oubliez pas que les icônes d'application sur votre bureau ne sont que des raccourcis - tous vos applications réelles vivent généralement dans le dossier de votre application). Ou vous pouvez ajouter quelques raccourcis à vos applications et fichiers les plus fréquemment utilisés.
• Configurer un système de classement numérique: Pour que tout soit plus facile à naviguer, vous devez créer un système de classement qui vous a tout à fait un sens. De cette façon, vous pouvez rapidement trouver les documents dont vous avez besoin, lorsque vous les nouez.
• Mettre à jour le logiciel: Si votre ordinateur est défini pour installer automatiquement les mises à jour du système d'application et d'exploitation, vous êtes prêt. S'il s'agit d'un processus manuel pour vous, vous devriez vérifier les mises à jour au moins bimensuelles car beaucoup incluent des correctifs de sécurité. Ensuite, une fois par an, passez en revue les versions actuelles des logiciels que vous utilisez et décidez s'il est temps de mettre à niveau.
• Succulez des virus et des problèmes de performances: Quel que soit le type d'ordinateur que vous avez, tous peuvent obtenir des virus ou des logiciels malveillants (oui, même les Mac!). Si vous avez un ordinateur Windows, il est intelligent d'exécuter une maintenance régulière pour le garder sans virus et fonctionner en douceur.
• Vérifiez l'intégrité de votre sauvegarde de données: Vous sauvegardez vos données, à droite? Sinon, sautez tout le reste pour le moment et faites celui-ci d'abord. Vous pouvez utiliser un service de support de données basé sur le cloud comme Carbonite, Backblaze ou CrashPlan ou vous pouvez utiliser un disque dur externe que vous branchez sur votre ordinateur. Avec l'une ou l'autre des options, configurez le service ou le lecteur pour effectuer des sauvegardes automatiques continues afin que vous n'ayez rien à faire manuellement. Ensuite, une ou deux fois par an, accédez à votre service de sauvegarde ou conduisez et passez pour vous assurer que tout est là et accessible si vous devez tirer des copies sur votre ordinateur local.
• Croitrez votre boîte de réception: De nombreux propriétaires de petites entreprises ont une relation amoureuse avec leur boîte de réception par e-mail. Ils l'adorent parce que c'est un outil de communication très productif et efficace, mais ils le détestent parce qu'il peut rapidement devenir incontrôlable et provoquer un stress inutile. Il y a des choses que vous pouvez faire pour garder votre boîte de réception en ligne, comme utiliser l'automatisation, rationaliser ce que vous recevez quotidiennement et limiter la fréquence à laquelle vous vérifiez les e-mails pendant votre journée.

Les conseils ci-dessus vous aideront à obtenir votre petite entreprise plus organisée immédiatement. Mais n'oubliez pas à quelle vitesse les choses peuvent devenir incontrôlables. Associez ces activités à une résolution pour effectuer un examen rapide et facile de vos papiers, outils de productivité et statut informatique plusieurs fois par mois afin que vous puissiez rester organisé et empêcher les choses d'atteindre des niveaux de désorganisation écrasants.