5 éléments clés d'un projet réussi

Les organisations gouvernementales entreprennent des projets lorsque certains aspects de la réalisation du travail des gens doivent changer. Selon le Project Management Institute, un projet est «une activité de groupe temporaire conçue pour produire un produit, un service ou un résultat unique."Lorsqu'un projet change la façon dont une organisation fait des affaires, les produits finaux du projet sont intégrés dans le travail quotidien et améliorent donc le travail de l'organisation à perpétuité.

Cela peut sembler facile, mais ce n'est pas. Le changement est difficile et les projets peuvent sortir très facilement des rails. Chaque jour, les défis qui menacent les progrès d'un projet et le succès éventuel.  Pour lutter contre ce péril, les projets ont besoin de certains éléments vitaux. Avec les éléments suivants en place, un projet a de grandes chances de succès.

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Un sponsor de projet engagé

Le sponsor du projet est la personne de haut niveau de l'organisation qui est propriétaire du projet. Un sponsor du projet engagé s'attend à ce que le projet réussisse et fait tout ce qu'il peut faire pour s'assurer que le succès se concrétise.

Un sponsor du projet a quatre responsabilités principales liées au projet. Tout d'abord, le sponsor défend le projet. Il ou elle applaudit l'équipe du projet publiquement et en privé. Deuxièmement, le sponsor soutient le chef de projet. Lorsqu'un chef de projet a besoin d'obstacles supprimés, il ou elle appelle le sponsor à l'aide parce que le sponsor a le poids organisationnel pour faire bouger les choses. Troisièmement, le sponsor aligne les ressources en les fournissant directement ou en travaillant avec d'autres personnes de haut niveau pour obtenir des ressources. Lorsque le sponsor est un champion solide d'un projet, les pairs du sponsor sont plus susceptibles de contribuer des ressources importantes. Quatrièmement, le sponsor facilite la prise de décision. Lorsque l'équipe de projet se déprime, le sponsor peut négocier la décision ou faire de la décision.

Le sponsor reste informé par une communication constante avec le chef de projet. Les deux travaillent ensemble pour déterminer quand le sponsor doit intervenir et exercer plus de force les responsabilités du sponsor à l'appui du chef de projet. Par exemple, un chef de projet pourrait avoir du mal à obtenir des informations du service financier de l'organisation. Le sponsor du projet peut aborder le directeur financier de la situation et demander que la tâche d'obtenir les informations est prioritaire ci-dessus des tâches concurrentes.

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Objectifs clairs et portée

Avant que le travail sur un projet ne soit terminé ou même planifié, le sponsor du projet doit articuler les objectifs et la portée du projet. Les objectifs sont les grandes choses que le projet est censée accomplir. Prenez un projet d'amélioration des logiciels, par exemple. Un service des ressources humaines utilise un logiciel commercial personnalisable bien connu pour gérer la paie. L'organisation veut ajouter un module pour l'apprentissage de la gestion. Les objectifs du projet sont de personnaliser le logiciel de gestion de l'apprentissage aux besoins commerciaux de l'organisation et de l'intégrer au système de paie existant.

La portée définit les paramètres du projet. Continuer avec l'exemple du projet logiciel; La portée de ce projet se limite à apporter le système de gestion de l'apprentissage et à l'intégrer au système de paie. Plusieurs fois, il est utile d'identifier les choses qui sont hors de portée pour comprendre ce qui est dans la portée. Pour ce projet, l'ajout d'autres modules est hors de portée. Le service comptable ne peut pas venir au chef de projet et demander des modules de facturation, de comptes débiteurs ou de comptes à payer.

L'ajout d'un module une fois que le projet a été défini permet le fluage de portée. Les bons sponsors du projet et les chefs de projet se prétention contre le fluage de la portée et sont très réticents à ajouter la portée à mi-projets. L'augmentation de la portée d'un projet augmente le besoin du projet de ressources comme le temps et l'argent. De plus, travailler sur la portée supplémentaire met la qualité des produits de travail en danger.

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Un bon chef de projet

Un chef de projet prévoit de travailler et d'organiser des ressources pour réaliser un projet. Cette personne est le lien entre le sponsor du projet qui définit la vision et l'équipe du projet qui l'accompagne. Le cas échéant et en temps opportun, le chef de projet amène les parties prenantes pour offrir des commentaires.

Les chefs de projet ont généralement les traits suivants qui les aident à faire avancer le projet:

• Les chefs de projet sont des planificateurs. Ils pensent à la séquence du travail et savent ce qui doit se passer après que l'équipe a terminé la tâche à accomplir. Ils font de bons plans mais savent aussi quand être flexible et détourner d'un plan.
• Les chefs de projet sont dignes de confiance. Avec leur succès en fonction du travail des autres, les chefs de projet ont besoin que les gens fassent confiance à leur bonne intention et à leur compétence. La confiance est particulièrement importante dans la relation entre le chef de projet et le sponsor du projet.
• Les chefs de projet ont tendance à être extravertis parce que la grande majorité de leur travail implique la communication.

Ils tiennent les gens responsables de leurs engagements. Voici un exemple. Le superviseur d'un membre de l'équipe de projet a déclaré au chef de projet que le membre de l'équipe pouvait consacrer quatre heures par semaine au projet. Ce membre de l'équipe a raté deux réunions hebdomadaires d'affilée et n'a fait aucun progrès sur ses tâches assignées dans la structure de panne de travail. Après la première réunion manquée, le chef de projet a rencontré le membre de l'équipe pour discuter de l'absence et manqué les délais. Le membre de l'équipe a dit qu'il avait des priorités plus urgentes. Le chef de projet soupçonnait que ce n'était pas vrai, donc après la deuxième réunion manquée, le chef de projet a rencontré le superviseur du membre de l'équipe. Le superviseur a déclaré au chef de projet qu'elle s'assurerait que le comportement du membre de l'équipe se retournerait.

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Parties prenantes engagées

Les parties prenantes d'un projet sont des personnes qui ont un intérêt direct dans le succès du projet mais qui ne sont pas membres de l'équipe du projet. Ils ne pensent pas au projet quotidiennement comme le font le chef de projet ou les membres de l'équipe de projet, mais ils veulent être en boucle sur les décisions critiques et les progrès globaux vers les objectifs du projet.

Les parties prenantes ont leurs motivations pour se tenir au courant des activités du projet, mais il est de la responsabilité du chef de projet de les amener dans le giron de manière qui progresse sur les objectifs du projet. Dans de nombreux cas, cela implique un équilibre délicat entre obtenir trop de contribution et obtenir trop peu d'entrée. Les parties prenantes ne peuvent pas peser sur chaque décision. Cela embourberait le projet et ferait de chaque décision un combat. À l'inverse, les parties prenantes ne peuvent pas être exclues parce qu'un aspect important de presque tous les projets satisfait les parties prenantes.

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Membres de l'équipe de projet dédiés

Les membres de l'équipe du projet accomplissent le travail du projet. Plusieurs fois, les membres de l'équipe de projet sont affectés à un projet en plus de leurs fonctions régulières, ce qui signifie qu'il n'y a pas de réduction des autres travaux pour compenser les travaux supplémentaires provoqués par le projet. Les chefs de projet peuvent aider les membres de l'équipe à négocier avec leurs superviseurs sur cette question, mais le chef de projet n'a aucun contrôle sur les responsabilités que les membres de l'équipe du projet ont en dehors du projet.

Le dévouement des membres de l'équipe au projet est très précieux. Sans dévouement, le glissement des délais et les produits de travail ne sont pas de bonne qualité. Les membres dédiés de l'équipe sont motivés à atteindre les objectifs du projet à temps, dans le budget et à la hauteur des attentes de qualité.