5 conseils pour résoudre les plaintes de locataires pacifiquement

Les plaintes des locataires sont une partie inévitable d'être propriétaire. Il existe cependant des moyens de gérer ces plaintes qui augmenteront les chances que le propriétaire et le locataire resteront heureux. Apprenez cinq conseils qui peuvent vous donner une meilleure chance de résoudre ces problèmes paisiblement.

3 points de prudence initiaux

1. Chaque personne et chaque situation est unique: Les gens ont des personnalités différentes et des points de déclenchement différents, il peut donc être difficile d'anticiper comment une personne réagira lorsqu'elle a rencontré un conflit.
2. Ne vous mettez pas dans une situation où vous vous sentez dangereux: Si jamais vous avez l'impression que votre sécurité est en danger, vous devez vous retirer de la situation. J'espère que cela n'arrive jamais à ce point, mais si c'est le cas, vous devez vous éloigner et consulter les autorités appropriées, si nécessaire. Il n'y a aucun sens à mettre votre vie ou votre carrière en danger en raison d'un conflit de locataire.
3. Malgré vos efforts, certains problèmes iront au tribunal: Tous les conflits ne peuvent pas être élaborés et c'est OK. Un médiateur ou un juge peut être le meilleur moyen de gérer certaines plaintes pacifiquement.

Types courants de plaintes de locataires:

Les locataires peuvent se plaindre de tout. Certains des problèmes les plus courants doivent traiter les propriétaires comprennent:

• Voisins bruyants
• Problèmes de maintenance
• Problèmes de ravageurs
• Problèmes d'animaux
• Propreté des biens / locataires

5 conseils pour gérer les plaintes de locataires pacifiquement

En tant que propriétaire, vous êtes propriétaire d'entreprise et vous devez donc rester professionnel dans toutes vos interactions. Peu importe ce dont un locataire se plaint, vous ne devez pas changer la manière dont vous, le propriétaire, répondez à la plainte.

Être compréhensif, calme et professionnel aura un impact énorme sur votre capacité à résoudre avec succès le problème. Bien que vous puissiez peut-être ajuster votre réponse légèrement en fonction du type de plainte, il y a certaines étapes que vous devez toujours prendre.

Écoutez la plainte

L'une des meilleures compétences que l'on puisse avoir est d'écouter réellement. Vous devez réellement écouter ce que votre locataire vous dit et ne pas supposer qu'ils réagissent de manière excessive. Être respectueux et comprendre le problème du locataire peut aider à garder le locataire calme et vous aidera à être plus réceptif à leur problème.

Par exemple, vous pouvez être conscient d'une petite fuite de toit qui se produit dans la salle de bain lorsqu'il y a une forte pluie. Si le locataire appelle pour vous dire qu'il y a une fuite dans leur salle de bain, vous pouvez le rejeter comme la fuite que vous connaissez déjà.

Cependant, si vous ne posez pas de questions sur l'emplacement exact de la fuite et la force du débit d'eau, vous ne réaliserez pas que ce n'est pas la fuite dont vous êtes déjà conscient, c'est en fait un tuyau éclaté qui doit être corrigé immédiatement. Donc, vous devriez toujours:

1. Écoutez calmement la plainte exacte du locataire
2. Posez des questions de suivi pour que vous sachiez exactement ce qui se passe.

Être accessible

Si un locataire sent qu'il ne peut jamais vous joindre, il sera facilement frustré. Cela ne veut pas dire qu'un locataire devrait être en mesure de vous joindre 24 heures sur 24, tous les jours de la semaine.

Vous devriez avoir des heures d'ouverture normales lorsqu'un locataire peut vous contacter, par exemple à partir de 9 A.M. à 6 p.M. en semaine. Pendant ces heures, vous devez facilement répondre aux appels téléphoniques ou aux e-mails du locataire.

Vous devez faire savoir que les locataires ne devraient pas vous contacter en dehors de ces heures à moins qu'il ne s'agisse d'une urgence. Assurez-vous d'avoir un plan d'urgence en place dans votre propriété afin que vos locataires sachent ce qui est considéré comme une véritable urgence et ce qui peut attendre jusqu'à des heures d'ouverture normales.

Aborder les plaintes en temps opportun

Un autre facteur important est la rapidité avec laquelle vous répondez au problème d'un locataire. Selon la gravité de leur plainte, vous n'avez pas nécessairement à tout laisser tomber pour y remédier, mais vous devez résoudre le problème dans un délai raisonnable. Une fuite ou une serrure de porte d'entrée cassée doit être réparée immédiatement, tandis que des choses comme une poignée d'armoire de cuisine cassée ou des tuiles fissurées peuvent attendre quelques jours.

Montrer une véritable préoccupation

Rejeter la préoccupation d'un locataire est un moyen rapide de créer une hostilité. Quelle que soit la façon dont vous vous sentez à quel point leur plainte est valide, vous devez toujours leur faire sentir que leur plainte est importante et que vous ferez tout ce qui est en votre pouvoir pour le réparer dès que possible. Vous voulez que le locataire sente que vous êtes de leur côté, plutôt que d'être leur méchant propriétaire ennemi.

Sois professionnel

Vous devez toujours vous conduire de manière professionnelle. C'est votre entreprise et vous ne pouvez pas permettre aux émotions de brouiller votre jugement.

Si un locataire crie, ne crie jamais. Ne maudis pas. Ne vous mettez pas en danger légal en menaçant ou en recourant à des tactiques comme ignorer les demandes de maintenance ou jouer avec les services publics d'un locataire. Les actes de représailles sont illégaux et il est de votre responsabilité de garder votre sang-froid à tout moment.