6 conseils pour gérer un projet lorsque les membres de l'équipe ne vous font pas rapport

De retour à l'école, le projet de groupe n'a pas toujours été une expérience positive. Inévitablement, dans chaque groupe, certains ont travaillé plus dur que d'autres tandis que d'autres ne se sont jamais présentés. En conséquence, il pourrait être frustrant si vous êtes l'un des membres de l'équipe qui transporte la majeure partie de la charge.

C'est un peu différent dans le monde des affaires car chaque projet a un chef de projet et cette personne peut distribuer de réelles conséquences si les membres de l'équipe ne terminent pas leurs tâches. Même si le chef de projet n'a pas d'autorité disciplinaire sur son équipe, toute mauvaise performance d'un membre peut revenir à son patron et réfléchir négativement à sa carrière.

Il est probable que le chef de projet ne choisira pas les membres de l'équipe pour le projet et n'aura pas le pouvoir de retirer un membre en raison de mauvaises performances. Comment gérez-vous un projet lorsque les membres de votre équipe ne vous font-ils pas rapport?

Voici six conseils sur la façon de diriger un projet lorsque les membres de l'équipe ne vous font pas rapport.

Clarifiez vos limites avec le boss

Avant même que vous ayez votre première réunion d'équipe, asseyez-vous avec la personne qui vous a affecté à ce projet et parlez des attentes de la direction. C'est plus facile, bien sûr, si vous et tous les membres de l'équipe vous présentez à la même personne, mais même si ce n'est pas le cas, vous voudrez avoir cette conversation.

Ce sont des questions que vous voudrez poser:

• Avez-vous le pouvoir de retirer et de remplacer les gens de l'équipe s'ils ne travaillent pas?
• Ce projet est-il prioritaire sur d'autres projets? Sinon, alors où est votre projet dans la hiérarchie. En d'autres termes, pouvez-vous dire aux membres de votre équipe qu'ils doivent cesser de faire un autre projet pour respecter une date limite?
• Si vous avez des problèmes avec les performances des membres de l'équipe, le patron avec un pouvoir disciplinaire vous soutiendra-t-il, ou êtes-vous considéré comme un égal avec les membres de l'équipe?
• Si vous ne l'avez pas déjà fait, demandez quels sont les objectifs pour le projet et le délai prévu à l'achèvement.

Si vous avez établi vos limites avant le début du projet, vous saurez jusqu'où vous pouvez aller et ce que vous pouvez demander aux membres de votre équipe. Un patron qui dit: «Ce projet est la priorité absolue» mais qui ne vous soutient pas là-dessus, est la même que le patron qui dit: «Ce n'est pas la priorité absolue."

Cependant, obtenir l'adhésion de votre patron pour savoir si le projet est une priorité absolue peut vous aider à influencer les membres à travailler aussi dur que possible. Et n'ayez pas peur d'être direct avec votre patron en mentionnant que vous voulez connaître le niveau d'importance du projet afin que vous puissiez communiquer ce message à l'équipe. Vous voudrez communiquer que tout le monde a le même objectif, pour terminer le projet correctement et à l'heure.

En outre, vous pouvez suivre votre patron par e-mail demandant à confirmer que le projet est une priorité absolue. Une fois que vous avez reçu la confirmation par e-mail, vous pouvez transmettre l'e-mail à l'équipe si nécessaire.

Il est important de se rappeler que les membres de l'équipe peuvent avoir d'autres responsabilités en plus du projet. En conséquence, ils pourraient ne pas considérer votre projet comme une priorité absolue pour eux au début, mais ce n'est pas nécessairement parce qu'ils s'en fichent ou qu'ils cherchent à éviter de travailler. Il est très probable qu'ils aient simplement d'autres tâches et responsabilités qu'ils doivent accomplir quotidiennement. Cela est particulièrement vrai lorsque vous travaillez avec des collègues de différents départements.

Parler avec votre patron pour clarifier l'importance du projet, les objectifs et le calendrier, et communiquer ces informations avec l'équipe dès le début peut aider à rendre le processus plus lisse et à être moins stressant.

Parlez à votre équipe avant de faire des missions

Lorsque vous avez une équipe inter-organisationnelle, il est facile de faire des affectations. Jane du marketing gérera les tâches marketing. Karen de Finance gérera les finances. Mais même lorsque les responsabilités sont claires, parlez d'abord avec les membres de votre équipe.

Vous pouvez découvrir que Karen et Jane ont demandé à faire partie de cette équipe pour en savoir plus sur d'autres domaines de l'entreprise, donc lorsque vous les attribuez à leurs domaines d'expertise, ils peuvent devenir frustrés.

Cette conversation est essentielle pour avoir une grande relation d'équipe. Bien que vous soyez responsable du résultat ultime du projet, vous n'obtiendrez pas d'excellents résultats sans les membres de l'équipe qui sont à bord. Bref, autonomisez les membres de votre équipe en demandant leur contribution et leurs préoccupations. Lorsque le projet est terminé et un succès, toute l'équipe peut se sentir fier de savoir que chacun d'eux a joué un rôle actif dans son succès.

Vérifiez avec le boss

Si, après avoir parlé aux membres de votre équipe, vous déterminez que la seule façon d'accomplir cette tâche est de donner des affectations qu'une ou plusieurs personnes trouveront désagréable, parler à votre patron avant de faire les affectations.

Pourquoi? Vous voulez vous assurer que vous avez la sauvegarde dont vous avez besoin et que vous n'avez pas négligé une option qui rendra les affectations plus épanouissantes pour les membres de l'équipe.

Prenez au moins une tâche moche vous-même

Tout le monde sait peut-être que vous avez été choisi pour diriger cette équipe en raison de vos antécédents de succès, mais il est également important de mettre vos manches et de se mettre dans le mélange des choses.

Prendre quelque chose de difficile ou désagréable envoie le message que vous faites partie de l'équipe et que vous vous souciez de vos coéquipiers. Affecter les tâches désagréables envoie le message que vous pensez que vous êtes meilleur que vos coéquipiers.

Cela ne signifie pas que vous devez faire toutes les tâches moche. Mais assurez-vous qu'ils sont assez divisés entre les membres de l'équipe. Ce qui est désagréable varie d'une équipe à l'autre, mais chaque projet a quelque chose que personne ne veut faire. Souvent, il y a de nombreuses tâches que tout le monde aimerait éviter. Assurez-vous qu'ils sont divisés équitablement et que vous prenez votre part.

Donner des commentaires rapides

N'oubliez pas que les commentaires sont plus que de dire: "excellent travail" ou "mauvais travail", c'était "c'était un excellent travail parce que ..." et "ça ne s'est pas si bien passé parce que ..." sans les phrases que personne n'apprend. Et tant que vous cherchez à distribuer des commentaires, assurez-vous que vous acceptez les commentaires des membres de votre équipe.

Encore une fois, vous les permettant de faire un excellent travail et de leur rappeler que leur succès est votre succès et que vous êtes tous dans le même chemin. En fournissant des commentaires et en leur enseignant comment faire une tâche, surtout si vous avez plus d'expérience, vous créez un environnement de travail positif. 

Tenir tout le monde informé

En tant que chef d'équipe, vous déclarerez des progrès aux gestionnaires et hauts responsables de votre organisation. Assurez-vous de reprendre les informations de ces réunions à votre équipe. De plus, faites savoir à votre groupe ce que vous allez dire lors de ces réunions.

Aussi, accordez un crédit à tous, surtout lorsque les éloges sont impliqués. Le projet va-t-il bien parce que tu es fabuleux? Eh bien, bien sûr, mais ne dis pas ça. Dites que le projet se passe bien parce que l'équipe est fabuleuse. Tout le monde saura que vous faites partie de l'équipe.

Mais que se passe-t-il si le projet va horriblement? Partagez-vous le blâme? Oui, mais seulement en privé. Vous allez aux membres de l'équipe individuellement et travaillez pour aider à changer leur direction ou leur contribution. Si cela ne fonctionne pas, vous allez voir votre patron et abordez les problèmes.

Si vous avez le pouvoir de retirer les gens de l'équipe, c'est le moment de le faire, mais si vous ne le faites pas, vous pouvez parler avec la personne qui le fait. Mais quoi que vous fassiez, ne commencez pas à bavarder ou à vous plaindre des membres de votre équipe. Cela détruira leur moral et aggravera tout.

N'oubliez pas qu'un projet d'équipe dirigé avec succès peut augmenter votre carrière, faire avancer votre réputation professionnelle et rendre votre travail visible dans votre organisation. Le résultat peut être des affectations supplémentaires ou une promotion.

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Suzanne Lucas est une écrivaine indépendante qui a passé 10 ans dans les ressources humaines d'entreprise, où elle a embauché, licencié, géré les chiffres et revérifié avec les avocats.