7 conseils pour une gestion des temps plus efficace

Trouver suffisamment de temps est un défi pour de nombreux propriétaires de petites entreprises. Il n'y a jamais assez de temps pour tout faire, surtout lorsque vous portez beaucoup de chapeaux différents et que vous assumez de nombreux rôles différents. Non seulement c'est frustrant, mais il peut être stressant de se sentir comme si vous rebondissiez de tâche à tâche et que vous ne traversez jamais vraiment les choses de votre liste.

Il y a de l'espoir, cependant. Vous pouvez développer une méthode pour gérer votre temps en fixant des objectifs, en planifiant des activités, en hiérarchiser et en faisant confiance aux autres pour effectuer des tâches. Si vous pouvez le faire, vous pouvez augmenter le temps dont vous avez pendant la journée.

Fixer des objectifs

Le fondement de Good Time Management est de savoir où vous allez et comment vous y rendre. La définition d'objectifs peut vous aider à créer un plan pour guider votre entreprise où vous voulez qu'elle soit.

Il est difficile d'atteindre quoi que ce soit sans objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, réalistes et liés au temps (intelligents). En ce qui concerne la gestion du temps, la productivité et la réalisation des objectifs, travailler pour atteindre les petits objectifs à court terme est le plus important.

Vous pouvez commencer par décomposer vos objectifs à long terme en objectifs mensuels, puis les décomposer encore plus dans des objectifs hebdomadaires et quotidiens. Vos objectifs pour chaque jour vous aideront à fixer une cible et à mesurer lorsque vous l'avez atteint avec succès.

Planifiez vos activités

Planifiez votre mois, votre semaine et vos jours en fonction des objectifs que vous vous êtes fixés et du travail qui doit être fait. Vous devrez peut-être faire des entrées de livre tous les jours, alors planifiez cette fois. Planifiez vos séances de commentaires avec les employés à l'avance. Planifiez le temps pour tout ce que vous devez faire.

Le moyen le plus efficace de planifier vos activités mensuelles est de planifier le temps de votre planification. Utilisez ce temps de planification pour vérifier vos indicateurs de performance mensuels, consulter les employés en raison d'une session de rétroaction et rechercher des opportunités commerciales que vous pourriez examiner.

Si vous avez fixé des objectifs mensuels pour votre entreprise, travaillez à partir de la date à laquelle vous souhaitez que les objectifs atteignent. Planifiez certains points de contrôle pour les tâches qui doivent être effectuées pour les objectifs à atteindre.

Prioriser les points de contrôle par sous-tâches qui doivent être complétées pour l'exemple, si la tâche A a besoin de tâche B à terminer, planifiez les activités nécessaires à la tâche B d'ici la fin de la première semaine afin que la tâche A puisse être terminée à la fin de la deuxième semaine. Faites-le pour tous vos objectifs hebdomadaires, mensuels et semi-annuels.

En créant un plan pour guider vos employés et vous-même vers vos objectifs plus petits, vous créez une voie vers une réalisation d'objectifs plus importante. Communiquez vos plans et objectifs avec vos employés. Tu veux qu'ils comprennent où tu veux être. Vous pouvez même obtenir des commentaires de leur part qui pourraient être bénéfiques pour atteindre vos objectifs.

Choisissez un système et engagez-vous

Il existe de nombreux systèmes de gestion du temps et de productivité, y compris des logiciels spécifiques, des applications en ligne et même des philosophies globales. Peu importe le système ou l'approche que vous utilisez, seulement que c'est quelque chose que vous achetez, comprenez pleinement et suivez-vous.

Si vous avez du mal à trouver une approche de la gestion du temps que vous pouvez vous engager pleinement, essayez de combiner les idées de quelques philosophies différentes pour créer l'outil de gestion du temps et de productivité parfait pour vous.

Tous les outils et la planification ne vous feront pas du bien si vous ne vous en tenez pas à votre plan. C'est la partie la plus difficile de gérer votre temps pour vous faire des tâches que vous prévoyiez de faire. Certains jours, vous ne pourrez peut-être pas accomplir quelque chose à l'heure prévue.

Il existe plusieurs façons de vous assurer accomplir les tâches qui s'échappent et tout ce que vous prévoyiez de faire. Dans votre plan, réservez du temps chaque jour pour rattraper les tâches qui sont repoussées. Ou, vous pourriez rester plus tard que d'habitude et vous assurer qu'ils font.

Un avantage pour planifier un temps de rattrapage - si vous êtes tous rattrapés, ou pas de tâches, vous pouvez faire une pause ou aller parler à vos employés. Un patron qui s'arrête pour chit-chat est un grand motivateur.

Si toutes les tâches que vous devez accomplir sont des balles, vous êtes le jongleur. Vous avez des boules en verre (priorité élevée, tâches que vous ne pouvez pas laisser tomber) et celles en caoutchouc (priorité inférieure, tâches que vous pouvez laisser tomber). Laisser tomber les mauvais, et ils se brisent. Les caoutchoucs rebondissent et vous continuez à jongler. Vous voudrez peut-être hiérarchiser vos tâches.

Connaissez vos priorités

Vous ne pouvez pas tout faire, tous les jours. La plupart d'entre nous auront toujours quelques articles restants chaque jour que nous n'avons pas été terminés. Vous pourriez penser à établir une liste de tâches de priorité, ou du moins à savoir lesquelles vous pouvez laisser tomber.

Afin d'éviter de laisser tomber une boule de verre, prenez le temps de clarifier vos priorités et de planifier le temps de faire vos tâches les plus importantes lorsque vous êtes le plus productif. Ou, comme mentionné précédemment, utilisez le temps pré-planifié pour rattraper.

Trouvez votre zone de productivité

Certaines personnes sont la première chose la plus productive le matin, lorsque leur esprit est frais et avant que tout le monde ne soit complètement éveillé. Certaines personnes préfèrent creuser dans un travail important à la mi-journée lorsque leur élan est à part entière, et encore, d'autres sont des oils de nuit qui quittent le travail le plus important pour la fin de la journée où les idées et les concepts ont eu le temps de s'installer.

Vous pouvez réduire le temps qu'il vous faut pour terminer votre travail en vous identifiant lorsque vous travaillez le mieux, être le plus productif et planifier votre travail le plus important pour ce temps. Vous pouvez encore augmenter votre productivité si vous êtes en mesure de réduire les distractions et les interruptions pendant ce temps de travail ciblé.

Suivez votre temps

Le suivi du temps avec un outil de suivi du temps dédié peut être un excellent moyen de gérer le temps, même lorsque vous n'avez pas besoin de suivre votre temps passé sur le client ou le travail facturable.

Le suivi de votre temps tout au long de la journée peut vous aider à augmenter la productivité de deux manières. Tout d'abord, cela peut vous garder concentré sur la tâche sur laquelle vous travaillez à ce moment-là.

Deuxièmement, le suivi du temps peut vous donner une image exactement où votre temps est passé. Si vous n'avez jamais fait cela auparavant, il est révélateur et fournit un aperçu précieux de la façon dont vous passez votre temps.

Si vous êtes honnête dans la documentation de votre temps et de vos activités, vous serez en mesure d'identifier certaines forces, faiblesses et combien de temps vous passez réellement à travailler sur des tâches.

Déléguer

Il n'y a rien de mal à passer le mâle à quelqu'un d'autre. Lorsque vous en avez plus dans votre assiette que vous ne pouvez en gérer, il est peut-être temps de déléguer. Une bonne façon de commencer à déléguer est de déterminer les tâches que vous pouvez transmettre qui ne sont pas essentielles à faire personnellement.

Ensuite, identifiez un employé capable d'effectuer la tâche et assurez-vous que vous êtes informé des résultats.

Une pensée finale

Ce n'est pas toujours facile à déléguer si vous avez l'habitude de tout jongler avec. Cependant, si vous planifiez vos activités, respectez le plan (dans des limites raisonnables) et trouvez les bonnes personnes pour déléguer des tâches, vous aurez soudainement plus de temps.