Un aperçu complet des frais de planification des événements

Il est difficile de planifier un budget d'événement sans une bonne idée des dépenses que vous encourerez. Cela semble évident, mais les coûts associés à la planification des événements peuvent provenir d'un certain nombre d'endroits différents. Juste lorsque vous pensez avoir identifié toutes vos catégories de dépenses, une autre apparaît pour vous renvoyer à la planche à dessin.

Pour éviter que cela ne vous arrive, utilisez ce plan des dépenses de planification des événements tout en créant votre budget.

Dépenses des événements sur place

Il s'agit notamment des coûts et des frais généralement facturés par le lieu de l'événement. Souvent la catégorie la plus chère, c'est aussi la plus simple à prévoir, car vous obtiendrez une estimation formelle des coûts à réviser à l'avance. N'oubliez pas de prendre en compte les coûts variables qui changent en fonction de vos numéros de fréquentation. La restauration est un exemple de dépenses variables car la quantité de nourriture dont vous avez besoin - et par la suite le coût augmente avec chaque ajout à votre groupe.

Voici une liste de punch des dépenses d'événements sur place à mettre dans votre budget:

Coûts de lieu

Ce sont les coûts des locaux:

• Location de chambre
• Dépôt de garantie
• Couverture d'assurance
• Parking

Nourriture et restauration

Voici tout ce qui est lié à manger et à boire:

• Repas
• Breuvages
• Frais de travail des barman / serveur
• Frais de taxe et de service / gratification

Audio-visuel

Ce sont vos coûts de présentation:

• Microphones
• Écrans et projecteurs
• Accès Internet
• Autres équipements spécialisés

Vendeurs tiers

Cette catégorie représente tous les articles et services fournis par les fournisseurs en dehors du lieu d'hôte. Chacun vous facturera indépendamment, il est donc important de garder un œil sur chaque fournisseur. L'utilisation d'une feuille de calcul aidera à organiser les contacts de vos fournisseurs ainsi que les coûts associés à leurs services.

Location d'événements

Ces dépenses concernent tout ce que vous devez fournir:

• Linge, plinthe de table et couvercles de chaise
• Tentes, mise en scène et attractions d'attractions
• Articles physiques non fournis par lieu
• Travail et livraison pour la configuration / le démontage

Vendeurs de décoration

Faire en sorte que les choses soient belles entraîneront des coûts pour:

• Éclairage d'accent
• Fleurs et centres de table
• des ballons

Divertissement

N'oubliez pas les frais associés:

• Musiciens ou DJ
• Frais de conférencier
• Contractes (nourriture, hébergement, transport)

Frais de production

La production comprend tout le personnel et les ressources nécessaires pour planifier et exécuter l'événement. Ces dépenses commencent au moment où l'événement est imaginé et se poursuivra à travers les documents post-événement. En bref, cette catégorie représente le coût de l'organisation de l'événement, d'attirer les participants et de gérer les éléments administratifs.

Marketing et inscription

Cette catégorie peut s'additionner avec les coûts pour:

• Travail d'impression et de conception Web
• Annonces
• Invitations
• Gestion de l'enregistrement

Planification et organisation

Les événements nécessitent des personnes et les dépenses comprennent:

• Frais de planificateur d'événements
• Employés à temps partiel et temporaire
• Fournitures de bureau
• Coûts de communication
• Frais de voyage

Dépenses administratives

Ne négligez pas les documents et les coûts pour:

• Affectations d'employés salariés
• Coûts comptables
• Frais juridiques
• Frais de consultant

Overages de coûts et fonds d'urgence

Il n'y a pas de numéro magique pour ce que vous devriez mettre de côté pour les dépenses imprévues, mais vous devez vous attendre à l'inattendu. Certains planificateurs d'événements suggèrent de budgéter 5 à 10% par rapport aux dépenses prévues, tandis que d'autres choisissent un numéro rond pour travailler avec. Les événements plus importants devraient, bien sûr, allouer davantage parce qu'une surveillance facturée par personne pourrait rencontrer des milliers de dollars.

Le but de ce schéma est de vous faire connaître les différents types de dépenses de planification des événements qui peuvent se produire. Chaque événement est unique, donc le vôtre peut inclure plus ou moins des éléments répertoriés. L'important est de savoir d'où proviendront vos coûts. Surplomber les dépenses associées à un fournisseur ou une catégorie particulier peut faire des ravages sur votre budget, mais le pire des cas est complètement oublié d'une dépense jusqu'à l'arrivée du projet de loi.