Erreurs comptables faites les propriétaires de petites entreprises

Bien qu'il puisse être utile pour une petite entreprise de traiter rapidement les transactions avec un logiciel de comptabilité de grande puissance, payer pour corriger les erreurs est quelque chose que vous aimeriez éviter. Comprendre les types d'erreurs comptables qui sont couramment faites peuvent faire une différence entre devoir payer pour corriger une erreur et faire les choses correctement la première fois. Voici huit erreurs comptables courantes que les propriétaires d'entreprise font et suggèrent comment les réparer:

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Enregistrement accidentellement des transactions dans une période précédente

Une fois que vous avez "fermé les livres" pour un exercice, vous ne devriez vraiment pas revenir pour les changer. Pourtant, certaines applications comptables, telles que QuickBooks, ne vous permettent pas de verrouiller une période financière antérieure afin que vous puissiez publier les entrées de l'année en cours dans une période précédente si vous ne faites pas attention. D'autres logiciels comptables vous permettent de faire cette erreur si vous n'avez pas configuré le logiciel pour verrouiller les finances de la période antérieure.

Passez en revue le bilan de la période antérieure pour les modifications
Si vous avez enregistré des transactions au cours d'une période précédente, le bilan changera. Par conséquent, vous pouvez vérifier votre bilan de périodes antérieurs pour vous assurer qu'il n'a pas changé depuis la dernière fermeture de vos livres. Si cela a changé, vous devrez enquêter.

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Solde incorrect dans le solde des actifs ou des passifs

Les comptes d'actifs devraient avoir des soldes de débit, tandis que les comptes de responsabilité devraient avoir des soldes de crédit. Les causes les plus courantes d'avoir un solde incorrect dans ces comptes de bilan sont de publier des entrées sur le compte incorrect, de classifier mal les comptes et de dupliquer les entrées d'ajustement.

Vérifiez les erreurs de votre bilan pour
Vérifiez votre bilan pour vous assurer que les actifs et les passifs ont les soldes corrects. S'il y a un compte avec un solde incorrect, vous pouvez remonter le détail de ce compte pour trouver les entrées qui ont provoqué l'erreur. Ce chèque doit être effectué au moins mensuellement.

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Équilibre incorrect des revenus ou des dépenses

Les comptes de revenus devraient avoir des soldes de crédit, tandis que les comptes de dépenses devraient avoir des soldes de débit. Certaines causes de cette erreur consistent à publier des entrées sur le compte incorrect, à mal classifier les comptes et à dupliquer les entrées d'ajustement, qui sont les mêmes raisons d'avoir des soldes incorrects dans les comptes de bilan.

Vérifiez votre compte de résultat pour les erreurs
Vous vérifiez votre compte de résultat pour vous assurer que les revenus et les dépenses ont les soldes corrects. S'il y a un compte avec un solde incorrect, vous pouvez remonter le détail de ce compte pour trouver les entrées qui ont provoqué l'erreur. Ce chèque doit être effectué au moins mensuellement.

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Dépenses mal classifiantes

Les systèmes de comptabilité des petites entreprises gagnent du temps car les entrées peuvent être affichées rapidement et facilement. Lorsque des informations sont entrées, il peut être facile de choisir le mauvais compte de dépenses ou la description des dépenses. Les dépenses mal classées signifient non seulement que le système comptable peut ne pas refléter correctement ce qui se passe dans votre entreprise, mais peut provoquer de vrais maux de tête si les rapports financiers et fiscaux ne sont pas exacts.

Regardez périodiquement vos déclarations de dépenses
Affectez quelqu'un pour scanner vos dépenses périodiquement pour vous assurer que les données semblent raisonnables. Par exemple, si une dépense de repas est réservée dans le compte de décharge de location, il se démarquera généralement en raison de la description des entrées. Une autre indication que les dépenses peuvent être mal classées est les différences budgétaires à actuelles inexpliquées.

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Ne pas chercher d'aide en cas de besoin

Vous avez entendu l'expression "Penny Wise et Dollar Poor" en référence à des personnes qui passeront quelques heures de leur temps pour économiser quelques dollars. Vous devez réaliser que votre travail consiste à gérer votre entreprise. Un entrepreneur construit, un peintre peint et un agent immobilier vend. Parfois, cela ne vaut pas le temps de passer des heures et des heures à passer les détails de vos dossiers comptables ou à rechercher comment corriger une erreur que vous avez commise.

Appuyez sur un professionnel de la comptabilité
Si vous le pouvez, vous ferez plus que ce que vous dépenserez en s'attaquant à d'autres problèmes que vos problèmes comptables, vous devriez envisager d'externaliser le problème à un comptable professionnel ou à un comptable.

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Ne pas enregistrer les reçus

Vous avez enregistré avec diligence toutes vos dépenses dans vos dossiers comptables. Votre déclaration de dépenses est une œuvre d'art, sans aucune erreur ni omission. Ensuite, l'IRS vous demande; Sans reçus, vos déclarations de dépenses sont inutiles. 

Gardez vos reçus
Enregistrez vos reçus ou faites des copies numérisées de tous.

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Ne pas planifier les sauvegardes

De nombreuses petites entreprises s'appuient sur des logiciels pour effectuer les travaux de comptabilité pour eux, mais ne tiennent pas compte des plantages ou des erreurs du système. Un seul problème peut éliminer vos fichiers.

Planifiez les sauvegardes de routine
Planifiez les sauvegardes automatiques hebdomadaires à l'aide du stockage cloud ou un serveur spécifique réservé pour cette tâche.

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Ne pas former le personnel

Peu importe la puissance de votre logiciel, votre personnel a besoin que la formation soit efficace. Un membre du personnel mal formé peut détruire vos dossiers par accident, jetant toutes vos dépenses et feuilles de profit. 

Effectuer une formation régulière
Pendant le processus d'intégration, organisez des séances de formation complètes et disposent de rafraîchissements trimestriels pour vous assurer que tout le personnel peut saisir et exécuter des informations avec précision.