Avant d'acheter une imprimante multifonction

Les imprimantes multifonctionnelles (MFP) sont devenues incroyablement populaires auprès des petites entreprises à domicile et pas étonnant; Un MFP peut économiser de l'espace, réduire les coûts énergétiques et améliorer la productivité en intégrant les tâches de bureau traditionnelles de l'impression, de la télécopie, de la numérisation et de la copie dans un seul appareil. Le MFPS (également connu sous le nom de tout-en-one) continue de baisser le prix tout en améliorant les fonctionnalités.

Votre entreprise a-t-elle besoin d'une imprimante multifonction?

Une imprimante multifonction est essentiellement une imprimante avec une capacité de numérisation / copie et de fax. En règle générale, un fabricant d'imprimantes commercialisera à la fois une imprimante de base et un tout-en-un basé sur le même moteur d'impression. Même si vous n'avez pas un besoin régulier de fax, de numériser ou de copier avec un MFP vous donne la flexibilité de le faire en cas de besoin.

Si votre entreprise n'a pas besoin de numériser / copier et de faxer, une unité «imprimante uniquement» est moins coûteuse à acheter et peut être plus simple à fonctionner, car les MFP sont généralement livrés avec des mangeoires de documents (augmentant la taille et le poids), un contrôle plus complexe panneaux et logiciels supplémentaires pour la télécopie, la numérisation, etc.

Choisir le type d'imprimante

Si l'impression est l'utilisation principale du MFP, il est important de répondre à vos besoins aux capacités de l'imprimante. Les modèles plus chers sont généralement conçus pour des vitesses d'impression plus élevées et une utilisation plus lourde.

Heureusement, il existe une large sélection de MFP disponibles qui sont basés sur les moteurs à jet d'encre et de laser. Il y a même des MFP qui excellent dans l'impression photo couleur.

Le télécopie est-il requis?

Certains appareils MFP n'incluent plus les modems de télécopie, ce qui est bien pour les entreprises qui n'ont pas besoin d'échanger des fax avec des clients ou des fournisseurs. Le fax est toujours pratique pour l'envoi / réception de documents qui nécessitent des signatures, mais la configuration de votre propre service de fax nécessite une connexion à une ligne téléphonique. Une ligne téléphonique normale peut être partagée avec un télécopieur si l'attachement la ligne téléphonique lors de l'envoi / réception de fax n'est pas une préoccupation. Sinon, une ligne téléphonique séparée est nécessaire.

Si vous avez besoin de capacité de fax mais que vous ne voulez pas les tracas et les dépenses de configuration de votre propre fax, il existe plusieurs services en ligne qui vous permettent d'envoyer et de recevoir des faxes par e-mail, web ou smartphone.

Balayage

La plupart des MFP sont livrés avec une unité de numérisation de faible résolution de faible à moyenne conçue pour la numérisation des documents. Si vous avez besoin d'une numérisation à haute résolution de photos ou d'autres diapositives ou négatifs de type média, vous voudrez soit un scanner autonome distinct ou un MFP spécialisé dans la photo / impression de photo comme la gamme Canon Pixma de MFPS.

Mangeurs de documents automatiques

Si vous avez l'intention de télécopier, de scanner ou de copier de gros documents, assurez-vous que le MFP que vous choisissez a un mangeur de document automatique (ADF) avec une capacité de feuille suffisante. En règle générale, les MFP moins chers ont des ADF de 20 à 30 feuilles plus petits tandis que les modèles plus chers peuvent contenir 50 feuilles ou plus.

Duplexing automatique (imprimé / scan / copie / fax à 2 côtés)

Il est très probable qu'à un moment donné, vous voudrez scanner, faxer ou imprimer des documents bilatéraux. Si votre MFP n'a pas de duplexing automatique et que vous souhaitez imprimer des deux côtés d'une page, vous devrez imprimer les pages impaires du document, prendre les pages imprimées, les retourner, les retourner dans le plateau de papier d'entrée et imprimer les pages uniformes. Ceci est fastidieux et sujet aux erreurs, alors considérez le duplexing automatique une fonctionnalité très souhaitable, d'autant plus que ce n'est plus l'option coûteuse qu'elle était auparavant.

Connectivité

Quand il s'agit de se connecter à un MFP, plus il y a d'options, mieux c'est. Mis à part le connecteur USB standard, si vous souhaitez connecter le MFP à un réseau, vous aurez besoin d'un port filaire (Ethernet) ou d'une capacité sans fil (Wi-Fi) (pour l'impression à partir d'appareils mobiles).

La plupart des MFP qui ont une connectivité Wi-Fi prennent en charge les protocoles standard de l'industrie sans fil tels qu'Apple AirPrint, Google Cloud Print ou NFC (qui vous permet de taper un smartphone ou une tablette compatible NFC au MFP et à le connecter automatiquement).