Choisir la bonne stratégie de tarification de la conférence

Lorsque vous planifiez une conférence, choisir combien vous allez facturer aux gens pour y assister est une décision centrale. Si le prix est trop élevé, vous risquez de manquer vos numéros de fréquentation. D'un autre côté, si vous ne nettoyez pas assez après les coûts, alors même une petite crise pourrait transformer toute l'entreprise en perte. 

En fin de compte, les deux facteurs les plus importants pour déterminer votre stratégie de tarification de la conférence seront les coûts et les estimations de fréquentation prévues. Sans ces projections, il sera difficile de choisir un modèle de tarification qui correspond le mieux à votre organisation et à vos participants. Donnez-vous beaucoup de temps pour rechercher ces deux chiffres avant de déterminer votre modèle de tarification.

Après tout le travail acharné que vous avez consacré à la réalisation de votre événement, de l'entraîner votre marché cible à la personnalisation de votre conférence pour répondre à ses besoins, il vaut la peine d'étudier les différentes stratégies de tarification décrites ci-dessous et de choisir une qui fournit la meilleure solution pour votre marché.

L'approche de la vente au détail

La stratégie de tarification la plus élémentaire que vous pouvez utiliser consiste à calculer les dépenses, à ajouter une marge bénéficiaire, puis à diviser la somme par le chiffre de présence le plus bas. Les magasins de détail formulent des projections comme celle-ci depuis des années, mais cela nécessite une précision.

Pour esquisser un chiffre, vous prenez des coûts statiques comme la location de lieux et les frais audio / visuels qui ne changeront pas, quel que soit le nombre de personnes y assister et les peser avec des variables comme la nourriture et d'autres dépenses par personne. C'est là que vos minimums projetés sont essentiels car ils couvriront finalement vos coûts fixes.

Prix ​​du marché

Lorsque vous basez vos frais de conférence sur le marché, vous jouez essentiellement avec une vision de ce que les gens peuvent se permettre. C'est l'opposé de l'approche de la vente au détail car il commence par fixer le prix de l'admission, puis de travailler en arrière pour construire la conférence dans ce budget. Une chose à garder à l'esprit avec les prix du marché est qu'il est basé sur la valeur perçue. En d'autres termes, les participants ne vont pas remettre leur argent simplement parce que vous organisez un événement. Vous devez fournir une valeur exceptionnelle, sinon vous aurez du mal à vendre des billets à n'importe quel prix.

Prix ​​d'accès limité

Il s'agit d'un modèle de tarification à plusieurs niveaux qui offre plus de fonctionnalités et d'avantages à ceux qui paient plus. Par exemple, un billet de base pourrait admettre quelqu'un à la principale session générale et aux éruptions. Le niveau suivant fournirait tout cela plus un siège au déjeuner d'ouverture. Le billet VIP comprendrait des sièges préférés en tout cas et l'accès à une salle de pause exclusive et une fonction de réseautage post-événement. Encore une fois, la clé du succès est de créer suffisamment de valeur à chaque niveau pour générer une demande suffisante.

Incitations et pénalités

Vous pouvez utiliser des incitations et des pénalités pour encourager l'enregistrement dans un délai précis. Vous avez probablement vu des offres d'inscription «Early Bird» lors de nombreux événements auxquels vous avez assisté. L'objectif de ces promotions est de couvrir tous vos coûts fixes tôt afin que vous ne vous précipitez pas pour collecter des fonds vers la fin.

Les pénalités ou les frais d'enregistrement en retard sont presque essentiels si vous servez de la nourriture car la plupart des contrats de restauration comprennent des suppléments pour les commandes passées après la date de garantie finale. Assurez-vous d'expliquer cela à des inscrits tardifs, car souvent ils se sentent manipulés par des pénalités alors qu'en réalité les frais supplémentaires sont appliqués uniquement pour couvrir vos coûts.

Accès post-événement

Offrir un accès en ligne à une version enregistrée de vos séances de conférence est une idée populaire à l'ère Internet, mais sachez que cette stratégie a le potentiel d'affecter vos efforts de marketing. Il y aura des participants potentiels qui ne se sentiront pas motivés à assister à l'événement en direct lorsqu'ils découvriront que les sessions seront enregistrées. Sans oublier, votre organisation entraînera également des dépenses pour l'enregistrement d'équipement, la gestion des sites Web et les frais d'hébergement. Pour ces raisons, il est préférable de limiter l'accès en ligne aux participants uniquement ou de facturer des frais substantiels pour un accès non participant.