Erreurs de planification d'événements communs à éviter

Des erreurs sont commises en affaires et dans notre vie personnelle sur une base régulière. C'est ainsi que nous grandissons et apprenons. Mais certaines erreurs sont coûteuses. Prenez les étapes nécessaires pour éviter ces cinq erreurs de planification d'événements très courantes et si vous faites une erreur, sûre de ne pas faire la même erreur une deuxième fois.

Ne pas commencer assez tôt

La procrastination est votre ennemi. C'est l'une des erreurs de planification d'événements les plus courantes que vous souhaitez éviter. Ne pas démarrer le processus de planification des événements dès le début peut causer une multitude de problèmes sur toute la ligne. Dès qu'une date est sélectionnée et que vous avez une portée générale de votre événement et du budget, mettez-vous au travail. Les hôtels et autres sites réservent bien à l'avance, alors sécurisez-le dès que possible. Ne pas le faire limitera vos choix de lieu et vous serez malheureusement avec tout lieu disponible. Les conférenciers invités et les divertissements en direct prennent également des réservations en avance sur la date de l'événement réel. Une fois la date de votre événement sécurisée, faites vos recherches et lorsque vous décidez de votre artiste de choix, obtenez un contrat signé immédiatement. 

L'organisation avec une liste de contrôle de planification des événements est une autre tâche qui devrait être abordée immédiatement. En cartographiant toutes les étapes du processus de planification des événements, en déterminant quand ils doivent être terminés et en développant un calendrier pour chacun, vous aurez un guide précieux pour vous lancer et vous garder sur la bonne voie. Commencer trop tard est l'une des erreurs de planification des événements les plus courantes.

Ne pas vérifier les événements concurrents

Avez-vous déjà planifié votre événement uniquement pour apprendre le processus de planification a commencé et la date de l'événement est fixée - qu'il y a un autre événement concurrent le même jour? Un seul événement attirera la foule, alors ne tentez pas vos chances et croisez les doigts que les personnes invitées choisiront votre événement. Évitez complètement la situation.

Faites votre diligence raisonnable et vérifiez tous les conflits d'événements avant qu'il ne soit trop tard. Regardez les horaires pour les rassemblements de l'industrie (grands et petits), la proximité des vacances, des événements sportifs majeurs et des rassemblements locaux qui peuvent faire des ravages pour ceux qui se rendent à l'événement. Une fois que vous avez décidé d'une date pour votre événement, faites passer le mot à vos invités. Les notifications «Save the Date» et les listes des «événements à venir» donnent aux personnes intéressées la possibilité de marquer votre événement sur leurs calendriers.

Ne pas confirmer les vendeurs

Un contrat de fournisseur signé est un accord juridiquement contraignant et vous donne quelque chose par écrit pour tenir le fournisseur responsable des services qu'il doit fournir. Cependant, cela ne fait rien pour vous au moment de l'événement lorsque vous réalisez que le vendeur est une non-présentation. Ce contrat d'événement à la main ne servira pas de nourriture à vos invités affamés ni ne livrera des tables et des chaises à une salle de bal vide. Confirmez avec chaque vendeur pas une fois, mais deux fois. Oui, deux fois. Confirmez la réception de votre contrat signé au moment où vous acceptez tous les deux les conditions. Confirmez à nouveau avant l'événement lui-même. Ce n'est pas la conversation que vous aurez concernant les détails sur la livraison de nourriture ou la décoration; Ceci est un suivi spécifiquement pour vous assurer que votre événement est toujours sur leur calendrier.

Les vendeurs d'événements réservent plusieurs événements et il est très facile pour vos documents de se perdre dans le shuffle ou mal dérangé par quelqu'un d'autre dans l'entreprise. Assurez-vous donc que cela ne se produit pas en y retournant pour vérifier et confirmer que votre événement et les détails concernant la date, l'heure et les services à fournir sont en fait sur leur horaire. Et gardez ce contrat de fournisseur facilement disponible.

Ne pas avoir de «plan B»

Avoir un plan d'urgence est un incontournable pour tout événement, mais spécifiquement pour les événements qui devraient être tenus à l'extérieur. Les conditions météorologiques sont imprévisibles et si un ouragan, un avis de vent lourd ou une tempête de grêle annuelle menace d'annuler votre événement, ayez un plan de sauvegarde. Les dates de pluie, les lieux d'événements alternatifs et les horaires d'activités modifiés sont toutes des options si votre événement en plein air - ou une partie de celui-ci - doit être déplacé à l'intérieur.

En plus de se préparer aux incertitudes météorologiques, d'autres circonstances inhabituelles peuvent également être traitées à l'avance. Les pannes de courant peuvent être atténuées en ayant un générateur sur place. Le parking de débordement peut être déplacé vers un autre, emplacement pré-animé. Les problèmes avec la disponibilité des chambres d'hôtel peuvent être résolus en gardant quelques chambres supplémentaires en réserve dans votre bloc d'hôtel. Considérez les spécificités de votre événement et réfléchissez aux domaines plus susceptibles des problèmes qui surviennent. En planifiant à l'avance et en développant des scénarios alternatifs, vous pouvez éviter l'une des erreurs de planification d'événements les plus coûteuses.

Ne pas embaucher suffisamment d'aide

Quand il s'agit d'embaucher du personnel de l'événement, plus c'est mieux. Cela vous coûtera plus d'argent mais cela peut économiser votre événement. Imaginez ceci: une sauvegarde de voitures en attente pour entrer dans un parking pendant que les préposés parking essaient frénétiquement de suivre. Une ligne d'invités frustrés attendant de commander une boisson alors qu'un serveur a du mal à suivre la demande. Les travailleurs d'enregistrement d'événements submergés par le grand nombre d'invités qui viennent d'arriver, laissant les voyageurs fatigués attendre trop longtemps pour s'enregistrer. Vous avez eu l'idée. Avoir du personnel supplémentaire sur l'événement à portée de main pour vous aider pendant les périodes chargées, fournir un service supplémentaire aux zones dans le besoin, résoudre les problèmes qui surviennent ou être une présence accueillante à l'arrivée des invités avec des questions peuvent élever votre événement d'un bon événement à un superbe événement.

Lorsque vous embauchez du personnel de l'événement, recherchez les membres du personnel ayant une expérience de travail du type d'événement que vous planifiez. Embaucher uniquement des employés professionnels et hautement recommandés. Les éduquer sur ce qu'est votre événement, les invités qui assisteront, vos attentes et qui est leur point de contact s'ils ont une question ou un problème. Le personnel de l'événement - même bien qu'ils soient fournis par un fournisseur extérieur, vous et votre entreprise de planification d'événements. Une rencontre négative avec le personnel de l'événement vivra à la mémoire de l'invité et du client et peut ou s'ouvrir même les événements les plus planifiés.