Conseils d'étiquette par e-mail pour les demandeurs d'emploi

Lorsque vous recherchez un emploi, vous utiliserez le courrier électronique pour un certain nombre de raisons. Vous pouvez envoyer un e-mail pour demander des offres d'emploi, ou une lettre de motivation par e-mail avec un CV joint. Vous pouvez envoyer des e-mails de réseautage demandant des contacts pour obtenir de l'aide avec votre recherche d'emploi. Vous enverrez probablement également des messages de remerciement par e-mail après des interviews.

Lorsque vous utilisez une recherche par e-mail à l'emploi, il est important que toutes vos communications soient aussi professionnelles que si vous écriviez une lettre papier à l'ancienne.

Voici des informations sur tout ce que vous devez savoir sur l'étiquette des e-mails de recherche d'emploi, y compris ce qu'il faut mettre dans vos e-mails de recherche d'emploi, comment formater vos e-mails et comment vous assurer que vos messages électroniques sont lus.

Choisissez un compte de messagerie professionnel

Lorsque vous cherchez un emploi, c'est une bonne idée de créer un compte de messagerie uniquement pour la recherche d'emploi. De cette façon, votre e-mail professionnel ne sera pas mélangé avec votre courrier personnel.

Configurer un compte de messagerie de recherche d'emploi. Il existe une variété de services de messagerie Web gratuits, comme Gmail, que vous pouvez utiliser. Vous pourrez vérifier votre e-mail en ligne à partir de n'importe quel ordinateur ou de votre téléphone, donc l'utilisation de la carte Web ou une application est un bon moyen de rester au-dessus de votre recherche d'emploi.

Assurez-vous d'avoir un nom de compte de messagerie approprié pour un usage professionnel. Par exemple, FirstName.LastName @ Gmail.com plutôt que joligirl @ hotmail.com.

Une fois que vous avez configuré le compte, envoyez-vous quelques messages de test pour vous assurer que vous pouvez envoyer et recevoir du courrier.

Utilisez ce compte de messagerie pour toutes vos communications de recherche d'emploi. Utilisez ce compte pour postuler pour des emplois, publier votre CV et connecter avec vos contacts. Assurez-vous de vérifier fréquemment votre compte afin que vous puissiez répondre immédiatement aux employeurs intéressés à vous embaucher. Configurez également votre e-mail de recherche d'emploi sur votre smartphone afin que vous puissiez obtenir des notifications instantanément.

N'utilisez pas votre compte de messagerie de travail. De nombreuses entreprises surveillent les communications par e-mail et vous ne voulez pas vous faire prendre en charge par le travail. N'utilisez pas votre adresse e-mail de travail pour la recherche d'emploi ou le réseautage.

N'envoyez pas de curriculum vitae et de lettres de motivation de votre compte de messagerie de travail ou utilisez cette adresse e-mail lorsque vous postulez pour des emplois en ligne. 

Comment aborder votre e-mail

Lorsque cela est possible, envoyez votre e-mail à une personne de contact, plutôt qu'une boîte de messagerie générale.

Envoyez votre e-mail à une personne spécifique. Adressez votre e-mail à mon cher M./SP. Nom de famille. Si vous n'avez pas de nom, adressez votre e-mail à Dear Hiring Manager ou commencez simplement par le premier paragraphe de votre message.

Lorsque vous n'avez pas de personne de contact: Cher responsable de recrutement,

Salutations formelles: Chère Madame. Hyland,

Salutation décontractée (quelqu'un que vous connaissez bien): Cher Jamie,

Écrivez une ligne d'objet claire 

Votre e-mail a besoin d'une ligne d'objet. Si vous quittez le sujet vide, l'e-mail va probablement se retrouver dans une boîte aux lettres de spam ou être supprimé.

Utilisez une ligne d'objet claire. Lorsque vous postulez pour des emplois, assurez-vous de répertorier le poste pour lequel vous postulez dans la ligne d'objet de votre message électronique, afin que l'employeur sache pour quel travail vous postulez.

Vous voudrez peut-être également inclure votre nom dans le sujet. Voici deux exemples de lignes d'objet appropriées:

Ligne d'objet:Poste de directeur des communications

Ligne d'objet: Position d'associé marketing - Votre nom

Comment formater un e-mail professionnel

Lorsque vous écrivez le message, gardez-le concise et format simplement et professionnellement. Incluez vos coordonnées dans votre signature, il est donc facile pour le lecteur de contacter.

Gardez-le bref. Les gens ont tendance à parcourir, voire à ignorer, de très longs courriels. Gardez votre e-mail bref et au point.

Choisissez une police simple. Évitez les polices ornées et difficiles à lire. Utilisez une police de base comme Times New Roman, Arial ou Cambria. N'utilisez pas de couleur dans votre texte, non plus. Utilisez la taille 10 ou 12 points, afin que l'e-mail soit facile à lire, sans être trop grand.

Écrivez comme si c'était une lettre commerciale. En général, vos e-mails devraient ressembler beaucoup à des lettres commerciales. Ils devraient inclure des mots, pas des acronymes, de l'argot ou des émoticônes. Les lettres par e-mail doivent être écrites en phrases et paragraphes complètes. Commencez par une salutation et terminez par un envoi et votre signature.

La seule différence entre un e-mail et une lettre d'entreprise, c'est que dans un e-mail, vous n'avez pas besoin d'inclure les coordonnées de l'employeur, la date et vos informations dans le coin supérieur gauche. Au lieu de cela, incluez vos coordonnées dans votre signature.

Inclure une signature. Incluez une signature par e-mail avec vos coordonnées, il est donc facile pour le responsable du recrutement de vous contacter. Inclure un lien vers votre profil LinkedIn est un bon moyen de donner au gestionnaire d'embauche plus d'informations sur vos compétences et vos capacités.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de signature de courrier électronique professionnel:

Prénom nom de famille
Adresse e-mail
Téléphone
URL de profil LinkedIn (Facultatif)

Comment envoyer le message

Envoyer un message de test. Avant d'envoyer votre e-mail, envoyez-vous le message pour vérifier que le formatage fonctionne. Assurez-vous également que tous les fichiers que vous avez joints sont faciles à ouvrir. Si tout semble bon, renvoyez l'e-mail à l'employeur ou à la personne de contact.

Lorsque vous postulez pour un emploi par e-mail, Copiez et collez votre lettre de motivation dans le message électronique ou rédigez votre lettre de motivation dans le corps d'un e-mail. Si la publication de travail vous demande d'envoyer votre CV en pièce jointe, envoyez votre CV en tant que PDF ou document Word.

Points clés à retenir

Relisez et modifiez: Assurez-vous de relire votre e-mail pour des erreurs de grammaire et d'orthographe. L'écriture claire est tout aussi importante dans un e-mail que dans une lettre commerciale.

Envoyez-vous une copie: Vous aurez un enregistrement facile des e-mails que vous avez envoyés et des travaux auxquels vous avez postulé, ainsi que des coordonnées.

Expliquez pourquoi vous écrivez: Soyez clair sur la raison pour laquelle vous écrivez et le but de votre e-mail. Incluez ces informations dès le début de l'e-mail. Le lecteur est beaucoup plus susceptible de répondre s'il sait, en un coup d'œil, pourquoi vous les contactez.