Processus d'embauche des employés au Canada

Votre entreprise canadienne est-elle prête à faire ses premières embauches? Ce guide explique le processus d'embauche au Canada, notamment l'inscription à la paie auprès de la Canada Revenue Agency (CRA), de faire une offre d'emploi et de mettre en place des déductions pour les employés.

Avant de pouvoir embaucher des employés au Canada

En tant qu'employeur, vous devrez ouvrir un compte de déductions de paie. Pour ce faire, vous devez avoir un numéro d'entreprise (BN). Si vous n'avez pas déjà de numéro d'entreprise, vous devrez en obtenir un de l'ARC. Vous pouvez le faire de l'une des trois manières:

• Inscrivez-vous à un BN en ligne.
• Remplissez le formulaire RC1, demandez un numéro d'entreprise et par courrier ou par fax à votre bureau d'imposition le plus proche (TSO) ou centre d'impôt (TC).
• Contactez l'ARC directement par téléphone au 1-800-959-5525 pendant les heures d'ouverture. 

Si vous vous inscrivez à un numéro d'entreprise, vous pouvez demander un compte de programme de paie en même temps. Si vous avez déjà un numéro d'entreprise, vous ajoutez simplement un nouveau compte à vos existants. (Notez que vous pouvez gérer tous vos comptes d'entreprise, y compris la paie, en utilisant le portail en ligne de My Business Account.)

Vous pouvez ajouter un compte de paie en utilisant l'une des méthodes suivantes:

• Utilisez votre compte de mon entreprise.
• Remplissez le formulaire RC1, la partie C et le courrier ou le faxer à votre TSO ou TC le plus proche.
• Appelez l'ARC au 1-800-959-5525 et demandez un compte de programme de paie.

Notez qu'une entreprise peut avoir plus d'un compte de programme de paie. Si vous avez différents bureaux dans différentes villes, par exemple, vous pouvez également avoir des comptes de paie distincts pour chaque bureau.

Le processus d'embauche au Canada

Une fois que vous vous êtes inscrit à votre compte de paie et que vous avez parcouru les étapes de création ou de raffinage des descriptions de poste, de publicité des postes de poste et d'interviewer des candidats potentiels, vous êtes prêt à faire vos embauches. Regardons les étapes que vous devrez prendre pour vous assurer que vous avez couvert toutes vos bases juridiques avant que ces nouvelles embauches ne commencent à travailler.

Demandez à l'employé d'accepter et de signer l'offre d'emploi

Le gouvernement n'en a pas besoin, mais c'est une excellente idée d'avoir les termes de travail par écrit. Il clarifie des détails tels que les tâches, les heures de travail, les avantages sociaux, le salaire, la période probatoire (s'il y en a un) et évite les futurs malentendus. Bien sûr, lors de l'embauche d'employés, votre offre d'emploi doit répondre aux normes d'emploi de votre province ou de votre territoire.

• Normes de travail fédérales
• Normes d'emploi de l'Alberta
• Normes d'emploi de la Colombie-Britannique
• Normes d'emploi du Manitoba
• Normes d'emploi de l'Ontario
• Normes d'emploi de la Nouvelle-Écosse
• Normes de travail de Terre-Neuve et du Labrador

Examiner le numéro d'assurance sociale de l'employé

Le numéro d'assurance sociale (SIN) est utilisé pour administrer les avantages du gouvernement. En tant qu'employeur, vous devez consulter chaque nouvelle carte Sin de Sin de l'employé dans les trois jours suivant le travail de début de l'employé et enregistrer le nom et le péché de l'employé exactement comme ils apparaissent sur la carte.

Surveillez les péchés qui commencent par le chiffre "9."Un péché à commencer par ce nombre signale une personne qui n'est pas un citoyen canadien ou un résident permanent et qui est autorisé à travailler uniquement pour un employeur et une période de temps particuliers sous une autorisation d'emploi valide délivrée par l'immigration, les réfugiés et la citoyenneté Canada.

Si un nouvel employé potentiel est éligible pour travailler au Canada et n'a pas de péché, ordonnez-le pour en demander un dans un bureau de service canadien.

Demandez à l'employé de remplir les formulaires requis

Formulaire TD1, rendement des crédits d'impôt personnel, détermine la quantité d'impôt à déduire du revenu de l'emploi d'une personne. Un nouvel employé doit compléter le TD1 fédéral et le TD1 provincial si plus que le montant personnel de base est réclamé.

Au Québec, les employés doivent utiliser le TD1 fédéral et le formulaire provincial TP1015.3-V, Retour des déductions de source. Voir le formulaire de classement TD1 pour plus de détails sur qui doit remplir ce formulaire et quel formulaire ils peuvent ou devraient utiliser.

Assurez-vous d'examiner les informations sur les déductions sur la paie, notamment l'impôt sur le revenu, le régime de retraite canadien (CPP), l'assurance-emploi et les prestations d'imposition.

Communiquer l'heure de début et les informations à votre employé

La journée du nouvel employé va-t-elle commencer par une réunion avec un superviseur ou une visite de l'établissement? Y a-t-il un équipement spécial qu'ils doivent apporter ou un code vestimentaire auquel ils doivent adhérer? Y a-t-il une nouvelle séance d'orientation des employés ou un mentorat interne? Remplir le nouvel employé sur tous les détails concernant leur premier jour de travail soulageront leur anxiété et vous fera tous les deux de bon départ.

Démarrer un dossier pour le nouvel employé

C'est une bonne idée de démarrer un fichier d'employés dès le début de votre nouvelle location. En tant qu'employeur, vous allez collecter des dossiers d'employés, tels que les feuilles de temps et les évaluations du rendement, et gérer les formulaires liés à l'exécution de la paie, tels que T4 Slips. Faire passer vos dossiers pour un début organisé pour gagner du temps plus tard.