Directive de la liste de contrôle de la planification des événements

Chaque planificateur d'événements qui vaut son sel sait qu'une liste de contrôle de planification des événements est peut-être l'outil le plus précieux pour planifier un événement réussi. C'est le seul outil de planification d'événements qui vous met à l'aise lorsque vous vous réveillez au milieu de la nuit dans une sueur paniquée convaincue que vous aviez oublié un détail important dans la planification de votre prochain événement. Avec une liste de contrôle complète de la planification des événements à vos côtés, vous pouvez aborder votre événement en toute confiance, sachant que vous n'avez rien négligé.

Et si vous vous considérez super organisé et que vous utilisez déjà une liste de contrôle lors de la planification d'un événement, mais que vous avez rencontré des situations où vous avez réalisé (trop tard) que vous n'avez pas tenu à des détails importants. Quelle erreur as-tu fait?

Chaque événement nécessite une liste de contrôle de planification des événements conçue avec cet événement particulier à l'esprit et adapté aux spécifications de l'événement individuel. Ainsi, chaque liste de contrôle de planification des événements est différente. Cependant, il y a cinq éléments que vous devez avoir sur la liste de contrôle de votre planification d'événements, peu importe si vous prévoyez une petite fête d'anniversaire ou une grande fonction d'entreprise. 

Signer les contrats d'événement

Cela peut sembler évident, mais assurez-vous de signer - et de recevoir des copies signées en retour - tous les contrats dont vous avez besoin pour votre événement. Cela comprend des contrats d'événements avec le client, le lieu, les vendeurs, l'hôtel, les divertissements, etc. Une poignée de main ferme est une belle façon de mener des affaires, mais pas le moyen de garantir l'embauche de tous les fournisseurs et non le moyen de s'engager à travailler pour un client. Obtenez tout par écrit et ne faites aucun travail ou ne dépensez pas un centime pour planifier votre événement jusqu'à ce que tous les documents aient été signés et livrés. Si vous êtes un planificateur d'événements qui a besoin d'un contrat d'événement pour vos services d'événements, cliquez ici.

Confirmez la date et l'heure

Vous êtes au genou dans les étapes de planification de cet événement. Comment quelqu'un pourrait-il se tromper? Les vendeurs ont souvent d'autres affaires à venir. Les clients peuvent accepter une date et une heure de l'événement et ensuite oublier simplement de vous informer du changement de plans. Avant de commencer à planifier votre événement, vérifiez la date et l'heure de début et de fin et les obtenir par écrit, donc tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Embaucher une aide supplémentaire

Ne sous-estimez pas la valeur d'avoir une aide supplémentaire le jour de votre événement. Il y a toujours quelque chose qui doit être tenu à suivre, et la plupart des planificateurs d'événements sont déjà trop occupés à diriger l'événement pour consacrer leur attention aux situations qui surviennent. L'embauche d'aide supplémentaire est une étape importante qui est souvent négligée jusqu'à ce qu'il soit peut-être trop tard pour embaucher le meilleur personnel de l'événement pour le travail à portée de main. Ne vous contentez pas de restes en matière d'embauche du personnel de l'événement. Mettez cet article sur votre liste de contrôle d'événements et sécurisez le personnel le mieux formé avec l'expérience dont vous avez besoin qui correspond à votre budget d'événement.

Effectuer une promenade sur le site

Rien ne se compare à imaginer quelque chose dans votre esprit comme l'expérience de la part de première main. La réalisation d'une procédure du site de l'événement avec votre client et vos fournisseurs est une étape essentielle dans le processus de planification des événements. Il présente l'occasion de soulever des questions, de répondre aux préoccupations et de conclure un accord sur la configuration de la salle, la décoration, le placement de l'enregistrement et le flux global de l'événement. Souvent, même lorsque nous pensons que nous communiquons clairement, notre vision de quelque chose contraste fortement avec ce que quelqu'un d'autre envisage en fonction de notre description. Prenez une visite de l'espace physique pendant les étapes de planification, donc il n'y a pas de surprise le jour de l'événement.

Inclure des rappels au suivi

Dans le monde idéal, dire une fois à quelqu'un qui suffirait à s'assurer que le travail est accompli. Malheureusement, le vrai monde du travail ne fonctionne pas de cette façon ou du moins pas l'activité de la planification des événements. Avec autant de détails à gérer et plusieurs joueurs impliqués à différentes étapes de l'événement, il est facile pour quelque chose de se perdre. Ainsi, lorsque vous développez votre liste de contrôle de planification des événements pour vous organiser et dans les délais, assurez-vous d'inclure des rappels pour certains suivis. Par exemple, si vous avez parlé avec le traiteur des idées de menu, incluez également un élément sur la liste de contrôle de votre planification d'événements qui se lit."Dans la planification des événements, il n'y a rien de tel que de confirmer quelque chose de trop de fois.