Stratégies de signalisation des événements

Les planificateurs d'événements comprennent le rôle vital que la bonne signalisation joue pour amener les participants à et depuis le large éventail d'offres de conférence. Cela étant dit, la planification d'une stratégie de signalisation d'événements efficace est rarement aussi simple que de créer une poignée d'affichages de planche de mousse directionnels. Chaque fois que vous avez des centaines de personnes se rassemblant dans une zone inconnue, vous devez supposer qu'il y aura des exceptions même aux meilleurs entonnoirs de la circulation. Discutons 5 des considérations les plus importantes à évaluer avant de régler sur le budget de votre événement pour les dépenses d'impression.

Alignez les noms de votre chambre avec la propriété

Dans cette ère moderne de reconnaissance de parrainage, vous verrez souvent une salle d'évasion nommée d'après un sponsor participant. Cela a du sens car c'est un excellent moyen de mettre en évidence les contributeurs à la conférence. Une chose que vous ne voulez pas faire est de remplacer les noms de chambre de votre lieu.

Par exemple, si le lieu a défini votre salle de session générale comme une salle de banquet 4, vous devez inclure ces informations sur votre signalisation et vos programmes. Suivre ce protocole aidera tout le monde, des managers aux concierges, dirigez les participants perdus dans le bon endroit. Sinon, une âme perdue à la recherche de la «Gold Room» nommée de manière créative pourrait être transmise à plusieurs personnes avant d'obtenir les bonnes informations.

Utilisez Velcro pour ajouter de la flexibilité à votre signalisation

C'est une simple astuce qui vous fera économiser beaucoup de tracas le jour de l'événement. Créez quelques signes de direction générale avec des flèches velcro que vous pouvez changer au besoin. Certains modèles de trafic sont impossibles à prévoir, et avoir la flexibilité de publier une signalisation directionnelle dans une pincée peut vous sauver de la catastrophe.

Dans la même ligne, vous pouvez également capitaliser sur la fonctionnalité de Velcro pour réutiliser la signalisation pour les événements futurs. Par exemple, les panneaux de stationnement et de toilettes sont les types de choses que vous pouvez utiliser pour pratiquement tous les événements.

Assurez-vous que vos panneaux se démarquent du reste

Un reproche commun pour les planificateurs d'événements est le manque de signalisation d'événements prévalent fournie par les hôtels et les centres de conférence. Le moyen le plus simple de dépasser cela est de prendre la responsabilité de tous les besoins de signalisation. Il est logique de faire l'inventaire des options internes disponibles, mais n'oubliez pas que vous devrez peut-être partager certaines de ces ressources avec d'autres événements sur le lieu de l'événement. Les panneaux de marque qui se distinguent de la signalisation subtile du lieu sont beaucoup plus distinctes pour vos invités. Les gens ont tendance à passer devant la signalisation de la maison, alors assurez-vous que votre marque ou votre logo est clairement affiché pour attirer l'attention.

Amenez d'abord vos invités à la porte d'entrée

N'attendez pas que les participants entrent dans la propriété avant de commencer à les diriger. Les panneaux d'entrée et de stationnement sont essentiels pour s'assurer que les participants se garent et entrent dans le bâtiment au bon endroit. Fais-moi confiance; Vous ne voulez pas être la personne qui salue un inscrit qui vient de marcher un demi-mile parce qu'il s'est garé du mauvais côté du bâtiment! Une bonne stratégie de signalisation commence à la première place qu'un invité atterrira sur le terrain de la propriété.

Ne sous-estimez jamais le pouvoir de l'interaction humaine

Peu importe à quel point vos signes peuvent vous sembler, ils ne peuvent jamais remplacer la valeur d'un visage amical. Les salutaires, les huissiers et les préposés au parking seront toujours la meilleure défense contre les participants perdus et irrités. La plupart des centres de conférence offrent ces services à un taux horaire, ou vous pouvez enrôler des bénévoles au sein de votre organisation. Un tableau d'enregistrement stratégiquement placé atténuera une partie du besoin de personnel, mais assurez-vous de parcourir la propriété du lieu et d'identifier les endroits où vos invités pourraient potentiellement se perdre.

La meilleure approche pour développer une bonne stratégie de signalisation d'événements est de jeter toutes vos hypothèses par la fenêtre. Chaque centre d'hôtel et de conférence a un certain niveau de signalisation en actions en place, mais vous ne devez pas compter sur celui-ci comme principale source de directions pour votre conférence. Dans un monde où la publicité nous est poussée sous tous les angles, la signalisation efficace de l'événement doit se démarquer et capter l'attention de vos participants. Cela peut être aussi simple que d'inclure votre logo de conférence sur tous les signes ou même plus d'assurer, un membre du personnel désigné pour sourire et répondre aux questions à mesure que les invités arrivent.