Evernote pour CRM - Partie 1

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Evernote est-il le bon outil pour CRM?

 Commençons tout de suite avec le fait qu'Evernote n'a pas été créé pour la gestion des prospects ou des contacts, et les gens d'Evernote n'essaient pas de le commercialiser pour ces tâches.  Il n'est pas conçu ou commercialisé comme un CRM, une solution de gestion de la relation client.  Cependant, une fois que vous avez commencé à déplacer une grande partie de vos tâches de collecte d'informations et de gestion commerciales dans Evernote, c'est une prochaine étape naturelle pour l'utiliser pour gérer les prospects immobiliers, les contacts et les clients.

Parce que ce n'est pas une base de données conçue pour ces travaux, l'utilisateur doit s'adapter à certaines limitations, et vous devrez examiner réaliste ce que vous attendez d'un outil pour gérer les informations client.  La première chose sur laquelle nous devons nous convenir est que le CRM, la gestion de la relation client, consiste à enregistrer des informations sur nos contacts et nos clients, la capture de nos interactions avec eux, et accéder facilement à ces informations plus tard pour le marketing et le service client.

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Ce que je veux d'Evernote et CRM

L'approche CRM immobilier minimaliste

Je prends une approche minimaliste de l'immobilier CRM.  Je ne veux pas passer beaucoup de temps à capturer toutes les informations sur mes contacts qu'ils sont prêts à partager.  Je ne fais pas de salutations d'anniversaire, je n'ai pas besoin de suivre les noms des enfants et les notes à l'école, et je ne me soucie pas du type de voiture qu'ils conduisent ou de leurs restaurants préférés.  Si vous le faites, je ne dis pas qu'Evernote ne fonctionnera pas, car il le fera.  Mais, je pense juste que le temps et les efforts impliqués pour essayer de capturer et de déposer ces informations sont beaucoup plus oppressives que la valeur que je reçois et l'impression que je fais sur les personnes avec un souhait d'anniversaire envoyé par e-mail.

Ce que je veux d'un outil CRM

Il y a bien sûr une certaine quantité d'informations personnelles que nous devons maintenir afin de communiquer avec nos clients et clients, ainsi que de fournir un service client de premier ordre, notamment:

• Tous les noms de décideurs
• Adresses, maison et travail
• Numéros de téléphone, maison, travail, cellule
• Type de contact / prospect; Acheteur, vendeur, vendeur, entrepreneur, entreprise de titre, évaluateur, inspecteur, etc.
• Pour les acheteurs, des informations sur ce qu'ils veulent
• Pour les vendeurs, des informations sur leur propriété
• Enregistrement des e-mails et des conversations téléphoniques
• Joignez des documents pertinents pour le contact / la transaction
• Références qu'ils nous envoient pour merci

Vous pouvez avoir plus d'articles d'information, et c'est bien, mais ce sont mes exigences minimales.  Alors, pourquoi même se soucier d'Evernote alors qu'il existe des solutions CRM spécialement conçues pour cette tâche?  Pour moi, c'est simplement le fait que j'ai rassemblé presque tous les aspects de ma gestion d'entreprise dans Evernote, alors pourquoi en faire un outil séparé?  J'utilise déjà Evernote et des outils tiers pour capturer des documents, des interactions des clients, des photos et bien plus encore, donc c'est juste une extension naturelle de ne pas avoir d'informations résidant dans plus d'un endroit.

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Contacts commerciaux Entrée d'informations de base

 J'ai déjà écrit sur KustomNote, et c'est ce que j'utilise pour faire du CRM un claquement avec Evernote.  L'image montre une partie de la zone d'entrée pour un nouveau contact commercial dans mon formulaire.  Vous pouvez voir que j'ai créé un formulaire distinct pour les contacts commerciaux avec des types.  Il n'est pas utilisé pour les prospects et les clients, mais je vais vous montrer celui-là ensuite.  Je veux des informations quelque peu différentes pour les deux types de contacts différents, et il est plus efficace d'avoir des formulaires d'entrée différents au lieu d'un qui est beaucoup plus long.

Concevez votre formulaire comme vous le souhaitez, mais vous pouvez voir dans l'image que le mien obtient les informations de contact de base pour le nom, l'adresse, les affaires, les téléphones, les e-mails et le type de contact; Évaluateur, entreprise de titre, inspecteur, etc.  Pour actualiser votre mémoire sur KustomNote, une fois que vous avez soumis le formulaire, il crée automatiquement la note dans Evernote.

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Formulaire d'entrée d'informations sur le prospect / client / client

Ceci est un formulaire (voir l'image) pour le même type d'informations de base, mais dans ce cas pour quelqu'un avec qui nous espérons effectuer une transaction acheteur ou vendeur.  Dans ce formulaire, j'ai des champs pour le type prospect / client, comme l'acheteur, le vendeur, l'investisseur, etc.  Il s'agit des informations de base qui s'appliqueraient à tout prospect, client ou client.  

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Evernote tri et retrouver ces formulaires

 N'oubliez pas que lorsque les notes s'affichent dans Evernote, que nous regardions le contenu d'un ordinateur portable, toutes les notes ou les résultats d'une recherche, nous voyons les notes affichées avec le plus récent en haut pour revenir dans le temps.  Nous avons maintenant un dilemme, comme les informations les plus importantes et les plus fréquemment utilisées figurent dans ce message d'informations CRM, qui sera la première ou la première note que nous déposons pour chaque contact.  Cela signifie qu'il s'afficherait en bas de la liste des notes.

Ce que je fais avec KustomNote est la configuration d'un préfixe pour chaque titre de note pour me permettre de retirer cette note particulière par elle-même ou en haut d'une courte liste.  En utilisant des préfixes avec KustomNote, je peux obtenir des résultats limités qui répondent à mes besoins d'information spécifiques.  Les balises fonctionneraient également et vous pouvez les définir dans KustomNote, mais cela nécessite plus de saisie pour réduire vos résultats de recherche.

Maintenant que j'ajoute toutes sortes de nouvelles informations, notes, pièces jointes de documents, e-mails et enregistrements de conversations, ils vont s'empiler sur le dessus, mais je peux toujours retirer facilement les informations de base.  Tout sera toujours la clé du (s) nom (s) du contact.  C'est comme ça que cela devrait être, car vous voulez toujours voir les nouvelles choses en haut lorsque vous faites une recherche de contact.  Nous utiliserons également ce préfixe pour d'autres formulaires, comme nous le verrons dans la partie 2 de la série Prospect et Contacter la série 3 parties.