Formulaire 5500 Un guide de classement pour les employeurs

Chaque plan d'avantages sociaux des employés, y compris les régimes de bien-être et de retraite, doit être signalé chaque année aux agences gouvernementales fédérales pour s'assurer que le plan est conforme à la loi. Le plus important de ces rapports est le rapport annuel sur le formulaire 5500. 

Quel est le formulaire 5500, et qui doit le déposer? 

Le formulaire 5500, le formulaire de rapport annuel pour tous les régimes de prestations des employés, est requis par la loi sur la sécurité des revenus de retraite (ERISA).

Le formulaire comprend les informations suivantes sur l'année précédente:

• Changements dans le nombre de participants et de bénéficiaires
• Activités financières
• Informations sur le financement et l'assurance

Le formulaire doit être déposé électroniquement à travers le u.S. Département du travail (DOL). Le rapport est déposé par un administrateur du régime d'avantages sociaux, une personne ou un service responsable de l'administration quotidienne). Le rapport doit également être remis aux participants et aux bénéficiaires du plan qui le demandent, ainsi que d'autres documents et rapports de plan. 

Les régimes de retraite ou de retraite doivent être déposés via le formulaire 5500 même s'ils ne sont pas «qualifiés fiscaux» par l'IRS. Cela comprend des plans de partage de bénéfices, des plans de bonus d'actions, des plans d'achat d'argent, des plans 401 (k) et autres. Les régimes de prestations sociales doivent également être déposés par le formulaire 5500, notamment l'assurance médicale, dentaire et vie, l'apprentissage et la formation, les fonds de bourses, le salaire indemne, l'invalidité et plus.

Certains types de régimes de retraite et de bien-être sont exemptés du formulaire de dépôt 5500. Voir pages 3-4 des instructions pour le formulaire 5500 pour ces exceptions.

Versions de formulaire 5500

Il existe deux versions supplémentaires du formulaire 5500 pour des circonstances spéciales:  

• Le formulaire 5500-SF est le rendement / rapport annuel court-circuit pour les régimes de prestations de petits employés avec moins de 100 participants au début de l'année du plan.
• Le formulaire 5500-EZ est destiné à des plans de retraite à un participant (un propriétaire / partenaire d'entreprise et un conjoint) ou pour des plans étrangers.

Vous pouvez utiliser cet outil de sélection de version Formulaire 5500 à partir du DOL pour trouver le bon formulaire pour votre situation.

Quand et comment déposer le formulaire 5500? 

Le formulaire 5500 doit être déposé d'ici le dernier jour du septième mois civil après la fin de l'année du plan. Par exemple, si l'année du plan de retraite de votre entreprise se termine le 31 décembre 2021, vous devez déposer le formulaire 5500 avant le 31 juillet 2022.

Les formulaires 5500 et 5500-SF doivent être déposés par voie électronique à l'aide du système EFast2 d'ERISA, qui vous offre deux options:

1. Le système IFILE basé sur Efast2
2. Un fournisseur approuvé par Efast2 (qui peut facturer des frais)

Avant de classer, vous devez enregistrer un compte auprès du système Efast2. 

Si vous déposez le formulaire 5500-EZ, vous devez également utiliser le système Efast2 avec une exception. Si, au cours de l'année en cours, vous déposez moins de 250 retours de tout type avec l'IRS, vous pouvez déposer le formulaire 5500-EZ sur papier. Ces déclarations comprennent les formulaires W-2, les formulaires 1099-R et les revenus, l'emploi et les déclarations de revenus d'accise.

Depuis le 1er janvier 2021, un plan unique ou un plan étranger peut déposer le formulaire 5500-EZ à l'aide du système EFast2 ou sur papier avec l'IRS. Cependant, vous ne pouvez pas faire de même avec le formulaire 5500-sf. 

Demander une extension pour le formulaire 5500

Vous pouvez obtenir une extension ponctuelle allant jusqu'à 2 mois et demi en déposant le formulaire IRS 5558 avec l'IRS. Si vous déposez la demande d'extension sur le formulaire approprié, au plus tard la date d'échéance, la demande est automatiquement approuvée.

Envoyez la demande d'extension à:

Le ministère du Trésor
Centre interne des services de revenus
Ogden, UT 84201-0045

Alternativement, vous pouvez demander une extension via l'un des services de livraison privés désignés par l'IRS.

Comment remplir le formulaire 5500? 

Voici les parties du formulaire 5500. Toutes les informations sont pour une année de plan spécifique:

Partie I: Informations annuelles sur l'identification du rapport Comprend le type du plan.

Partie II: Informations sur le plan de base Comprend:

• Le nom du plan 
• Des informations sur le parrain du plan (généralement un employeur) et l'administrateur du plan 
• Le nombre de participants, de retraités et de bénéficiaires au début et à la fin de l'année
• Dispositions de financement du plan
• Horaires inclus avec le formulaire

Voici quelques-uns des principaux horaires du formulaire 5500:

• Planifier un: Informations sur l'assurance, y compris la couverture contractuelle, les frais et les commissions (fournis par la compagnie d'assurance du régime)
• Calendrier C: Informations sur les fournisseurs de services pour quelqu'un qui ne recevait qu'une rémunération indirecte éligible (ne confondez pas cet annexe avec l'annexe C pour les rapports fiscaux du propriétaire unique.)
• Calendrier G: Transactions financières, y compris les prêts ou les obligations à revenu fixe qui sont en défaut ou classées comme inutiles
• Annexe H: Informations financières, y compris les actifs et les passifs au début et à la fin de l'année et une déclaration de revenus / dépenses pour l'année, avec quelques questions de conformité et l'opinion d'un comptable
• Annexe I: Informations financières pour les petits plans, y compris les résumés des actifs et passifs du plan, des revenus, des dépenses et des transferts pour l'année du plan, avec une liste de questions de conformité
• Planificateur: Informations sur les régimes de retraite, y compris les informations sur les distributions (paiements des avantages sociaux), le financement et les régimes de retraite définis par les employeurs et les employeurs uniques et multiples

Vous pouvez utiliser le logiciel en ligne gratuit IFILE pour remplir le formulaire 5500, puis signer électroniquement et le soumettre via Efast2. 

Questions fréquemment posées (FAQ)

Et si je dois apporter un changement après avoir déposé le formulaire? 

Vous pouvez redémarrer le formulaire et cocher la case sur la ligne B en partie I après avoir reçu un avis que Efast2 a reçu votre soumission. 

Et si je manque une date limite de dépôt? 

ERISA pénalise les plans de rapports incomplets, de rapports inexacts, de ne pas déposer à temps et de ne pas demander d'extension. Par exemple, une sanction administrative allant jusqu'à 2 233 $ est imposée pour chaque jour un administrateur de plan échoue ou refuse de déposer un rapport complet et précis. 

Si vous n'avez pas déposé votre formulaire 5500 à temps, vous pouvez vous qualifier pour le programme de conformité volontaire de Fichier délinquant du DOL (DFVCP). Cela permet aux déclarants tardifs de payer une pénalité calculée et d'effectuer le paiement électroniquement, mais il n'est pas disponible pour les plans à un participant.

Quels sont les plans «qualifiés fiscaux»? 

Un plan «fiscal qualifié» répond aux exigences de l'IRS qui permettent à l'employeur de déduire les contributions faites au plan pour les employés. Les employés participant à un plan qualifié (comme un 401 (k), par exemple) peuvent choisir de reporter l'impôt sur leurs contributions au régime à des fins fiscales. L'IRS a des exigences spécifiques et compliquées pour la qualification.

 Où puis-je obtenir plus d'informations et aider avec ce formulaire? 

Le DOL et l'IRS ont des informations plus détaillées sur tous les rapports ERISA. Si vous avez embauché un administrateur de plan, ils devraient être en mesure de remplir ce formulaire. Si vous le faites par vous-même, obtenez l'aide d'un fournisseur de services de régime avantageux.