Exemples de salutation générale de la messagerie vocale

Une salutation générale de la messagerie vocale est ce dont les appelants seront accueillis si vous n'êtes pas en mesure de répondre au téléphone au travail. C'est la salutation quotidienne, utilisée comme défaut, sauf si vous avez configuré une salutation temporaire, comme un message à l'extérieur pendant que vous êtes en vacances, ou un message spécial pendant les vacances. Cette salutation générale de la messagerie vocale sera jouée à la fois pour les deux appels externes provenant de l'extérieur de votre entreprise et des appels internes passés par des personnes qui appellent une autre extension au sein de votre entreprise.

Puisque vous ne savez jamais quand les appelants entendront ce message, il est préférable de garder ce bref de salutation, professionnel et général. Voici quelques conseils et idées que vous pouvez utiliser pour enregistrer une salutation vocale appropriée.

Conseils pour enregistrer votre salutation vocale

Lorsque vous enregistrez ce message, vous devez parler clairement et votre message doit être concis. Assurez-vous d'épeler votre nom ou votre adresse e-mail si vous demandez à l'appelant de suivre avec une correspondance écrite.

Vous voudrez également vous assurer d'enregistrer votre salut à la fois et un endroit avec un bruit de fond minimal. De cette façon, votre voix sera claire, et votre message facile à comprendre, sans rien comme un camion à ordures à l'extérieur ou une réunion bruyante à côté pour vous noyer ou distraire l'appelant.

Plus important encore, vous voudrez pratiquer votre enregistrement plusieurs fois, en écoutant chaque tentative jusqu'à ce que vous soyez convaincu qu'il soit poli et professionnel.

Évitez les dates et les délais pour quand vous retournerez les appels-après tous, vous n'avez aucun moyen de savoir quand l'appelant entendra le message.

Exemples de salutation générale de la messagerie vocale

Voici quelques idées de salutations qui peuvent vous aider à démarrer, allant de strictement professionnel à une salutation moins formelle.

• Bonjour, tu as atteint Jim Smith. Malheureusement, je ne peux pas prendre votre appel maintenant, mais je voudrais le retourner dès que possible. Alors s'il vous plaît laissez-moi un message après le bip.
• Salut, c'est Jim Smith. Je ne peux pas répondre au téléphone maintenant, mais si vous me laissez un message avec votre nom et votre numéro de téléphone, je retournerai votre appel dès que possible.
• Vous avez atteint Jim Smith. Je ne peux pas prendre votre appel en ce moment, mais n'hésitez pas à laisser un message après le ton. Je retournerai votre appel dès que je peux. Si vous avez besoin d'une aide immédiate, veuillez appeler mon assistant, Susan Jones, à l'extension 6338. Merci de votre appel. Au revoir.
• Vous avez atteint Jim Smith dans la technologie des opérations. Malheureusement, je ne peux pas prendre votre appel maintenant, mais si vous laissez un message et incluez votre nom et votre numéro de téléphone, je vous répondrai dès que possible. Vous pouvez également me contacter par e-mail à jsmith @ xyz.com. Merci de votre appel.
• Bonjour, tu as atteint Jim Smith. Je ne peux pas répondre au téléphone maintenant, mais je retournerai votre appel dès que possible. Si cela concerne une commande récente, veuillez appeler notre service du service à la clientèle au 1-800-555-1212. Ils sont disponibles du lundi au vendredi à partir de 8 a.m. Jusqu'à 5 P.m. Heure de l'Est. Ou vous pouvez vous connecter à notre site Web à XYZ.com. Sinon, veuillez laisser un message après le bip.
• Merci de votre appel. Vous avez atteint le bureau de Jim Smith. Je parle avec un autre client pour le moment, soit je suis loin de mon bureau. S'il s'agit d'une urgence, veuillez appeler mon service de réponse au 1-800-555-1212, qui est opérationnel 24/7. Sinon, veuillez laisser un message détaillé après le ton, et je retournerai votre appel lorsque je serai disponible. Merci.
• Salut, vous avez atteint Jim Smith dans le département XYZ. Je ne suis pas disponible pour le moment, mais si vous laissez un message avec vos coordonnées, je ne manquerai pas de vous répondre d'ici la fin du jour ouvrable. Si vous m'avez atteint après les heures ou le week-end et que vous avez besoin d'une aide immédiate, veuillez contacter notre centre d'appels au 1-800-555-1212. Passe une bonne journée.

Ajustez et personnalisez l'une de ces options pour s'adapter à votre culture d'entreprise et à votre personnalité, mais essayez de ne pas vous éloigner trop de ces bases. 

Attirer l'attention de l'auditeur

La coloration en dehors des lignes n'est pas pour tout le monde, surtout si vous travaillez dans un environnement d'entreprise formel. Mais si vous travaillez dans une profession optimiste comme les ventes ou même ayez un poste plus réservé dans un endroit comme une fondation scientifique, n'ayez pas peur de faire preuve de créativité pour attirer l'attention de quelqu'un. Par exemple, vous pouvez mettre fin à votre message vocal en posant une question de fait amusante telle que: "Si vous percez un trou dans la terre du haut en bas et sautez, combien de temps cela prendra pour atteindre le bas?"Faites savoir à l'appelant que s'il répond correctement (42 minutes), ils atteindront le haut de votre liste de rappels.

Si vous gagnez votre vie en tant que conférencier motivateur, vous pouvez mettre fin à votre message avec un devis de motivation. Dans les deux cas, assurez-vous de garder votre première remarque brève et professionnelle.