Accorder des conseils d'écriture de la prospection à éviter les erreurs

La plupart des organismes de bienfaisance (501c3) comprennent des subventions dans leurs paniers de revenu. Les subventions proviennent généralement de fondations (privées ou d'entreprise) ou d'une agence gouvernementale (fédérale, étatique, comté ou ville).

L'IRS définit une subvention comme «les paiements pour exonérer les organisations pour poursuivre les objectifs exonérés des organisations."Les subventions n'incluent généralement pas les salaires ou les autres indemnités ou le paiement pour les services rendus rendus.

Les organismes de bienfaisance rédigent des propositions ou des demandes de subvention conformément aux directives émises par l'entité de l'octroi. L'écriture des subventions n'est pas pour les faibles de cœur. Il faut un génie pour la recherche et l'organisation, les compétences organisationnelles d'un rédacteur de report et la capacité d'écrire clairement sur les questions compliquées.

Il existe plusieurs étapes de la rédaction de la proposition de subvention, allant de la collecte de documents organisationnels à l'édition finale. Voici un aperçu de certaines de ces étapes et suggestions pour devenir un meilleur demandeur de subventions.

Se préparer

Comment développer un processus d'écriture de proposition de subvention

La rédaction d'une proposition de subvention ne devrait pas être une seule expérience. Les organismes de bienfaisance n'écrivent rarement qu'une proposition de subvention. Ils écrivent de nombreuses propositions de subventions.

La rédaction de la proposition de subvention devrait être un processus continu et une partie intégrante de votre programme global de collecte de fonds. Pourquoi? Parce qu'il y a beaucoup de concurrence et pas assez de subventions pour faire le tour.

Un pourcentage assez faible des propositions de subventions est financé. Parmi les fondations, le pourcentage de demandes de subvention qui sont financés par rapport au nombre de propositions reçues de 11% à 50%, selon une étude.

Cette étude a également révélé que les raisons pour lesquelles les demandes de subvention ne reçoivent pas de financement sont que la fondation n'a pas assez d'argent pour financer toutes les demandes. De nombreuses applications ne relèvent pas des intérêts de la fondation. Et triste, mais commun, la demande n'a pas suivi les directives de la fondation.

Ainsi, les organismes de bienfaisance doivent prévoir d'écrire de nombreuses propositions au fil du temps et de mettre en place un processus d'écriture de proposition de subvention logique pour maintenir cet effort.

Être bien organisé

L'écriture des subventions commence bien avant d'avoir la subvention pour écrire. La rédaction des subventions commence par l'organisation des informations. Avant même de commencer à chercher des bailleurs de fonds, une compréhension approfondie de la mission et des activités de votre organisation ainsi qu'une trate de détails organisationnels faciles à calculer sont essentiels. Une fois bien organisée avec tous les faits et données, vous devrez faire valoir vos arguments pour le financement, la rédaction de la proposition sera plus efficace.

Démarrer un calendrier des subventions

Créer un calendrier ou un calendrier complet des subventions prend du temps et un peu d'organisation. Cependant, ce travail à l'avance vous fera économiser d'innombrables heures et ressources au fil des ans.

Ce calendrier sera raisonnablement simple au départ, mais à mesure que votre programme de subventions augmente, la valeur d'un calendrier complet. Vous l'utiliserez pour garder une trace de la recherche sur vos subventions, des subventions soumises, des subventions reçues, des délais, des dates de rapports et des progrès.

Bien qu'une feuille de calcul Excel puisse bien fonctionner, au départ, vous voudrez peut-être investir dans des logiciels comptables ou un logiciel de donateur qui facilite la maintenance des subventions tout au long de leur cycle de vie.

Comment trouver et cultiver les bailleurs de fonds

Étapes pour trouver des bailleurs de fonds

La recherche d'organisations appropriées qui pourrait financer votre subvention peut être écrasante. Coupez-le à la taille avec un système. Suivez ces conseils pour commencer.

• Faire une liste des critères de recherche. Considérez les mots clés, le sujet, la zone géographique, le public cible, le sexe, la race et l'ethnicité.
• Utilisez l'indice de sujet du répertoire que vous utilisez. Utilisez vos termes de recherche. Et recherche par intérêt, type de financement nécessaire et emplacement.
• Apprenez le plus possible sur les bailleurs de fonds possibles. Quels sont leurs domaines d'intérêt? Financent-ils localement ou nationalement? Qui sont le personnel et les membres du conseil d'administration? Il est très important de faire correspondre vos intérêts à ceux de la fondation ou de l'agence gouvernementale. Un bon match permet d'économiser du temps et de l'énergie.
• Visitez le site Web des bailleurs de fonds potentiels. Lisez leurs rapports annuels, parcourez les listes de subventions précédentes, examinez les biographies du personnel et tout ce qu'ils partagent avec le public. Lisez leurs directives de subvention. N'hésitez pas à appeler et à discuter avec un agent de programme.
• Tirez votre proposition à un bailleur de fonds particulier. Après vos recherches, vous devriez pouvoir parler à ce bailleur de fonds en termes qui correspondent le mieux à leurs besoins, mission et culture. N'envoyez jamais la même proposition à plusieurs bailleurs de fonds. De plus, ne coupez pas et ne collez pas les propositions de subventions précédentes. Chaque proposition doit être aussi unique que les bailleurs de fonds auxquels vous appliquez.
• Créer une feuille de calcul de prospect. Énumérez chaque prospect identifié; comment votre organisation s'aligne sur les intérêts de financement de chaque prospect; votre montant de demande proposé; date limite; Autres informations pertinentes.
• Pour gagner du temps, utilisez toutes les ressources en ligne que vous pouvez trouver. De nombreuses ressources sont gratuites ou à faible coût et incluent Candid, The Foundation Directory Online, subventions.Gov, GuideStar et le Grantsmanship Center.

Y a-t-il de la valeur dans les subventions pour les petits organismes sans but lucratif?

Alors tu es petit. Est-ce que cela signifie que vous ne pouvez pas obtenir de subventions? Comment les petites organisations à but non lucratif peuvent-elles rivaliser pour des subventions et où devraient-ils rechercher des concessionnaires?

Les réponses sont "Oui, les petits organismes de bienfaisance reçoivent des subventions" et "localement."Bien que les fondations nationales importantes obtiennent toute la presse, la plupart des fondations privées sont petites avec moins de 10 millions de dollars d'actifs.Ces fondations sont généralement basées sur la famille et financent les causes locales. Les petites organisations à but non lucratif qui servent une clientèle locale devraient trouver ces fondations locales et en savoir plus sur leurs missions. Le temps passé de cette manière sera probablement utile,

Naviguer dans le labyrinthe d'écriture de la subvention

Types de propositions de subventions à écrire

Il existe au moins trois types de propositions de subventions. La proposition de proposition de subventions de plusieurs pages remplie de détails et de données est probablement ce à quoi nous pensons lorsque nous envisagez de démarrer un programme de subventions. Mais deux de ces propositions souvent utilisées sont étonnamment courtes.

1. Lettre d'enquête (LOI). La LOI, généralement envoyée à une fondation, résume la demande de fonds, décrit brièvement le projet proposé et explique comment le projet correspond aux intérêts de la fondation. La LOI s'étend sur deux ou trois pages et teste simplement l'intérêt de la fondation pour le projet. De nombreuses fondations préfèrent désormais qu'une LOI soit soumise en premier. S'il y a un ajustement, l'organisme à but non lucratif peut être invité à soumettre une proposition complète.
2. Proposition complète. Une proposition complète suit un format standard qui comprend une lettre de motivation, un résumé du projet et le montant d'argent demandé. La durée de la proposition complète peut être aussi courte que cinq pages ou fonctionner à 25 ou plus. La fondation fournira des directives spécifiques pour une proposition complète. Suivez-les totalement.
3. Proposition de lettre. Cette proposition, une lettre de 2 à 4 pages habituellement, se rend le plus souvent à une entreprise ou à une entreprise. La lettre résume la demande et demande un montant spécifique ou un don en nature. Vous pouvez utiliser ce format lorsque vous demandez à l'entreprise de parrainer un événement ou de participer à une campagne de marketing de cause. Ces types de demandes vont le plus souvent au service marketing ou publicitaire, plutôt qu'à la Fondation de la société ou à la fondation de bienfaisance.

Bonneaux de propositions de subvention

La plupart des demandes de subvention complètes, du résumé au budget à la lettre de motivation, nécessitent les mêmes informations nécessaires. De nombreuses organisations de subventions ont leurs propres formulaires de proposition / demande, bien que quelques-uns ne puissent vous donner que quelques directives de base. Voici les sections les plus courantes de propositions de subventions et les informations que vous devez inclure.

• Lettre de motivation. La lettre de motivation vient en premier dans votre proposition, bien qu'elle soit écrite en dernier. Ne vous débarrassez pas, cependant. Il devrait présenter votre organisation et attirer le lecteur. Considérez-le la porte d'entrée de votre proposition, alors faites-le aussi accueillant que possible.
• Résumé. Le résumé arrive en deuxième. Cela donne un avant-goût de ce qui va venir d'une manière brève et concise. Faites plus qu'une page longue.
• Besoin de déclaration. Voici où le caoutchouc rencontre la route. Expliquez ce que vous souhaitez faire, pourquoi c'est important et pourquoi votre organisation est parfaitement positionnée pour le faire.
• Buts et objectifs. Le besoin était le problème que vous espérez résoudre. Les buts et objectifs expliquent ce que vous prévoyez de réaliser et comment vous le ferez.
• Méthodes, stratégies ou conception du programme. Dans cette section, vous expliquerez comment vous allez atteindre les buts et objectifs. Expliquez votre calendrier et qui fera quoi.
• Évaluation. Les bailleurs de fonds veulent avoir une preuve que votre programme a fonctionné. Expliquez comment vous évaluerez vos résultats en détail. Que allez-vous mesurer et comment le mesurerez-vous.
• Autre financement ou durabilité. Bien qu'un bailleur de fonds puisse fournir un soutien uniquement à une durée limitée, il voudra savoir comment votre programme continuera de servir la communauté. Comment allez-vous financer le projet à l'avenir? Quelles autres sources de revenus pourraient avoir?
• Informations sur votre organisation. Expliquez votre mission et votre histoire. Pourquoi le bailleur de fonds devrait-il vous faire confiance pour faire avancer ce projet?
• Budget du projet. Comment l'argent du bailleur de fonds sera-t-il alloué? Quels sont les coûts directs et indirects? Dépenses détaillées et revenus.
• Matériaux additionnels. Incluez dans vos informations sur les forfaits de proposition sur vos finances globales, telles que des copies des audits récents et des 990. Fournissez une liste de votre conseil d'administration et de votre lettre exonérée d'impôt IRS.

Si vous embauchez un écrivain de subvention professionnelle?

Les avantages et les inconvénients de l'embauche de l'aide extérieure

Êtes-vous même sûr que vous voulez écrire des subventions? Peut-être qu'il serait plus logique d'embaucher un rédacteur de subventions professionnelles pour des frais. Quels sont les avantages et les inconvénients de l'embauche d'une subvention professionnelle extérieure?

Avantages: L'écrivain professionnel peut se concentrer et faire le travail rapidement. C'est son seul travail. Elle sait respecter les délais car son travail en dépend. Vous avez toujours le contrôle, car vous pouvez résilier un rédacteur de subventions si vous êtes insatisfait. L'écrivain de subvention a l'expérience et connaît son chemin autour de toutes les bases de données et comment rechercher des opportunités de subvention appropriées.

Les inconvénients: Il est difficile de trouver précisément la bonne personne qui correspond bien à votre organisation. Vous ne serez pas le seul client du rédacteur de subvention, mais vous devrez partager leur temps avec les autres. Un étranger n'a pas la mémoire institutionnelle d'un initié. Enfin, un rédacteur de subventions professionnelles pourrait bien coûter.

Proposition courante rédiger des erreurs pour éviter

Éviter les erreurs courantes peut être plus utile que vous ne le pensez. Martin Teitel nous donne la vue de l'autre côté du bureau comme l'urgence d'une fondation qui a vu des milliers de propositions au fil des ans. Il dit qu'il y a cinq erreurs courantes que les auteurs de propositions font.

1. Parler de problèmes plus que des solutions. Teitel nous rappelle qu'une proposition n'est pas une communication éducative ou un article de newsletter. Bien qu'une proposition devrait expliquer la question que l'on souhaite aborder, l'accent devrait être mis sur la solution proposée.
2. Suggérant des solutions générales à des problèmes spécifiques. Votre objectif dans une proposition de subvention est de convaincre le bailleur de fonds que vous pouvez et résoudre le problème à portée de main. Pour ce faire, signifie explorer la solution et être très spécifique.
3. Utilisation de mots buzz et de jargon. Vous et votre équipe pouvez comprendre les termes et acronymes spécifiques à votre domaine, mais n'utilisez pas cette langue dans votre proposition de subvention. Traduire tout en langage simple qui peint une image pour le lecteur.
4. Créer des budgets qui n'ont pas de sens. Ce ne sont pas seulement les erreurs mathématiques qui peuvent saper votre cas, mais aussi ne pas s'assurer que le budget a un sens logique dans le contexte du projet proposé.
5. Répéter les phrases exactes des directives du bailleur de fonds. Couper et coller ne fonctionne tout simplement pas. Soyez créatif dans la formulation de votre proposition d'une manière originale mais conforme aux directives. De plus, ne coupez pas et ne collez pas les informations des propositions de subventions antérieures. Une telle répétition peut être dangereuse et facilement détectée lorsqu'un peu d'informations ne correspond pas, comme une date ou un nom.

Bien qu'il existe de nombreux aspects de la mise en place d'un programme de subventions, puis de mettre en place des propositions de subventions réussies, la participation aux conseils ci-dessus peut vous aider à démarrer et à vous garder sur la bonne voie.