Excellentes idées pour une table d'enregistrement d'événements efficace

L'inscription est le premier point de contact avec vos invités, et un processus d'enregistrement fluide maintient les niveaux d'excitation élevés et donne le ton à un grand événement. D'un autre côté, une expérience désorganisée et longue peut laisser la foule à grogner jusqu'à ce que votre événement démarre. Avec tellement de conduite sur la table d'inscription, vous voulez vraiment bien faire les choses la première fois. Suivez cette liste de contrôle d'Essentials pour vous assurer de prendre un bon départ.

Plus gros c'est mieux

Les mathématiques simples nous dit que les grandes foules nécessiteront plus de main-d'œuvre si vous voulez éviter les longues lignes. Je recommande un préposé pour cent invités et un flotteur pour deux cents personnes. En ce qui concerne le tableau, supposons deux participants par table de huit pieds et ajoutez un tableau supplémentaire à ce calcul pour les fournitures et l'espace de travail.

Rester connecté

Vous ne voulez pas courir dans les salles à la recherche d'une prise de courant ou d'une connexion Internet, alors assurez-vous de faire fonctionner ces lignes à votre table à l'avance. Vous voudrez également apporter un ordinateur portable même si vous ne prévoyez pas de l'utiliser. L'accès en ligne peut être utile si vous avez besoin de vérifier les e-mails ou d'aider les invités perdus à trouver leur chemin vers et depuis le lieu. Enfin et surtout, vérifiez la situation de l'éclairage. Si le couloir est faiblement éclairé, vous voudrez peut-être ajouter quelques feux de bureau pour vous aider à lire vos listes.

N'oubliez pas les fournitures de bureau

Chaque planificateur doit avoir une boîte de tacle remplie de bandes essentielles de bureau comme une bande, des ciseaux et un assortiment de marqueurs. D'autres éléments notables pour votre liste d'emballage incluent des nametags vierges, des numéros de table et des panneaux réservés à utiliser au besoin. Oui, votre lieu aura accès à la plupart de ces choses, mais le temps et la frustration que vous économisez en les ayant à côté de vous sont inestimables.

Expéditer les réponses

L'un des plus grands perturbateurs de votre «rythme d'enregistrement» sera le barrage de questions simples provenant des bénévoles et des participants. Vous pouvez empêcher ces demandes de ralentir la ligne d'inscription en mettant en place un tableau d'aide. Vous serez étonné de voir à quel point la table d'enregistrement plus efficace peut fonctionner lorsque vous avez une personne dédiée à répondre à des questions comme «Où est la salle de bain?"

Reste ouvert

Il est essentiel de garder au moins une personne à la table d'inscription tout au long de l'événement. Vous ne voulez pas un problème relativement mineur pour faire boule de neige en quelque chose de plus grand parce que personne n'était disponible pour aider. Cela se produit généralement lorsque les invités sont obligés de regarder ailleurs lorsque votre équipe ne peut être trouvée. Il ne faut qu'une seule pause de salle de bain mal chronométrée pour envoyer un participant impatient vers la cuisine pour demander une salade sans oignons!

Gardez vos amis proches

Il y a quelques numéros de contact que vous voudrez bien avant le coup d'envoi de l'événement. Le premier est le numéro de mobile de votre coordinateur de lieu. Il n'y aura pas de temps pour parcourir le bâtiment lorsque les serviettes en papier s'épuisent dans la salle de bain, donc ce numéro est un incontournable absolu. Un autre bon nombre à avoir pour les problèmes liés à la nourriture est celui du gestionnaire de restauration. Enfin, confirmez les meilleurs numéros d'urgence pour la police et les services d'incendie. Certains hôtels ont leur propre personnel de sécurité qui sont souvent le meilleur point de contact dans ces situations.

Les tables d'enregistrement doivent fournir plus qu'un simple signe de bienvenue et tag de nom. Du point de vue de l'invité, ils représentent le centre de service client pour votre événement. Mais pour répondre à cette attente, vous devez être préparé. Après tout, si les invités ne peuvent pas réussir l'inscription, alors le reste de vos efforts de planification passera inaperçu.