Comment aborder une lettre commerciale ou professionnelle

À cette époque de SMS et de messages directs, il est parfois difficile de se souvenir de tout ce que vous avez appris à l'école sur la rédaction de lettres formelles. Vous pourriez passer des années dans votre carrière sans avoir à écrire plus qu'un e-mail d'aspect professionnel. Cependant, la rédaction de lettres professionnelles est une compétence importante lorsque vous chassez d'emploi, le réseautage de carrière ou l'envoi d'une autre correspondance liée aux entreprises.

En ce qui concerne la recherche d'emploi, vous devez retirer tous les arrêts de l'apparence professionnelle. Casual ne fera tout simplement pas lorsque vous essayez d'impressionner un responsable du recrutement et de vous démarquer de vos concurrents. La première chose qu'un employeur potentiel voit est de savoir comment la lettre est abordée, donc suivre les règles appropriées de lutte contre une lettre ou une correspondance professionnelle est essentielle pour vos communications liées à la carrière et aux affaires.

D'abord et avant tout, lorsque vous écrivez une lettre ou envoyez un e-mail à des fins d'emploi ou d'entreprise, il est important d'utiliser un langage formel lorsque vous traitez la personne à laquelle vous écrivez à moins que vous ne les connaissez extrêmement bien.

Si vous ne savez pas si vous devez utiliser une forme d'adresse formelle ou décontractée (prénom), errez du côté du professionnalisme et utilisez la désignation formelle.

Comment aborder une lettre: M., Dr., SP., ou Mme.

Le titre approprié à utiliser lors de l'écriture à un homme est M. Pour une femme, utilisez MS., Même si vous connaissez l'état matrimonial du destinataire. SP. est plus professionnel que Miss ou Mme, qui peut sembler obsolète.

Pour un médecin ou quelqu'un avec un pH.D., Utiliser Dr. comme titre. Alternativement, vous pouvez également utiliser «professeur» si vous écrivez à un membre du corps professoral universitaire ou universitaire.

Si vous ne connaissez pas l'identité de genre de la personne que vous abordez, utilisez une salutation neutre du genre et incluez simplement son premier et nom, E.g., "Cher Tristan Dolan."

Exemples de salutation de lettre

De nombreuses salutations de lettres conviennent à la correspondance liée aux entreprises et à l'emploi, notamment:

• Cher Monsieur. Forgeron
• Chère Madame. Markham
• Cher Kiley Doe
• Cher Dr. Havre
• Cher professeur Jones

Suivez la salutation avec un côlon ou une virgule, puis utilisez une pause de ligne et commencez le premier paragraphe de votre lettre. Par exemple:

Cher Monsieur. Forgeron:

Le premier paragraphe de la lettre.

Trouver une personne de contact

Alison Czinkota © The Balance 2018

Vous n'avez pas besoin de connaître le nom de la personne à laquelle vous vous adressez, mais cela ne fait pas de mal, et en fait, cela peut faire une impression positive, surtout si vous essayez de marquer un entretien d'embauche. L'utilisation d'un nom peut être un défi car les employeurs ne parviennent souvent pas à fournir un nom de contact dans une publicité d'emploi, en particulier sur les grands sites de recherche d'emploi.

Il vaut la peine d'essayer de trouver la personne de contact parce que prendre le temps de découvrir le nom de cette personne démontrera une initiative personnelle. Il montre également une attention aux détails qui parlera bien pour vous lorsque votre CV sera examiné.

La meilleure façon de trouver le nom d'un contact dans l'entreprise est de demander. Si vous réseautant votre chemin vers un poste, demandez votre contact réseau pour le nom et l'adresse e-mail de la meilleure personne à laquelle parler du poste. À moins que cela, appelez le numéro principal de l'entreprise et demandez à la réceptionniste le nom et les coordonnées du directeur des ressources humaines (RH) en charge de l'embauche (ou le chef du département tel et uch, etc.).

Si aucune de ces méthodes ne fonctionne, vous pouvez souvent découvrir les informations que vous recherchez en faisant un peu de détective sur Internet. Commencez avec le site Web de l'entreprise et recherchez le personnel répertorié. Vous verrez souvent un contact RH sur la page du personnel ou le répertoire de l'entreprise.

Si cela ne donne pas de résultats, il est temps de frapper LinkedIn et de faire une recherche avancée de titres d'emploi et de noms d'entreprise. Dans le processus, vous pourriez même trouver un autre lien avec la personne que vous recherchez. Ce n'est jamais une mauvaise chose quand vous essayez d'obtenir un être humain pour regarder votre CV.

Exemple de lettre avec une personne de contact

Prénom nom de famille
Votre adresse
Votre ville, code postal d'état
Votre numéro de téléphone
Votre e-mail

Date

Nom du contact
Titre
Nom de l'entreprise
Adresse
Ville (*): État (*): Code Postal

Cher Monsieur./SP. Nom de famille,

J'écris sur l'événement de réseautage de carrière étudiant de votre université. Je suis intéressé à réserver un stand parce que nous cherchons à embaucher deux nouveaux designers. 

Le nom de notre entreprise est Blue Fox Designs, et je voudrais me connecter avec certains de vos étudiants de conception et d'art qui obtiendront leur diplôme cette année. Nous nous concentrons sur le design et la décoration intérieurs de la maison contemporains. 

S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez de la place à votre événement. Vous pouvez m'envoyer un e-mail sur myname @ anemail.com ou appelez mon téléphone portable au 555-555-5555.

Sincèrement,

Signature (pour une lettre de copie papier)

Votre nom dactylographié

Lorsque vous n'avez pas de personne de contact

Si vous n'avez pas de personne de contact dans l'entreprise, laissez la salutation de votre lettre de motivation et commencez par le premier paragraphe ou utilisez une salutation générale. Par exemple:

• À qui de droit
• Cher responsable de recrutement
• Cher directeur des ressources humaines
• Cher Monsieur ou Madame (Faites attention à utiliser celui-ci, il peut sembler désuet)

Suivez la salutation générale avec un côlon, comme ceci:

Cher responsable de recrutement:

Le premier paragraphe de la lettre.

Exemple de lettre sans personne de contact

Prénom nom de famille
Votre adresse
Votre ville, code postal d'état
Votre numéro de téléphone
Votre e-mail

Date

Cher responsable de recrutement:

J'écris pour me renseigner sur la possibilité de toute ouverture d'emploi chez Woodlynn Publishing. Plus précisément, je recherche un poste d'assistant administratif. J'ai six ans d'expérience en tant qu'assistant administratif chez Wedgewood Realty à North Grove, mais je déménagerai dans votre région le mois prochain, donc je cherche un nouveau poste.

Si vous avez des opportunités disponibles, faites-le moi savoir. J'ai joint mon CV pour votre considération. Mon manager actuel, John Anderson, et deux de mes collègues sont très disposés à fournir des références à attester de mes qualifications.

Vous pouvez me contacter sur myname @ myemail.com ou par téléphone au 555-555-5555. Je suis dans l'attente de votre réponse.

Sincèrement,

Signature (pour une lettre de copie papier)

Votre nom dactylographié

Comment aborder les limites

Utilisez une enveloppe de taille professionnelle (# 10) pour toute correspondance par la poste, en pliant votre lettre en tiers.

• Votre adresse de retour (Nom, adresse de rue, ville, état et code postal) devrait être en haut à gauche de l'enveloppe.
• Assurez-vous que le nom et l'adresse du destinataire (Personne de contact, entreprise, adresse de rue, ville, état et code postal) Sont centrés sur l'enveloppe.
• Mettez le timbre-poste dans le coin supérieur droit de l'enveloppe.

Compétences en communication professionnelle

S'attaquer correctement à une entreprise ou à une lettre professionnelle n'est pas une compétence dont vous avez besoin uniquement lorsque vous recherchez des emplois. Une fois que vous êtes employé, il y aura des moments où vous aurez besoin d'écrire des lettres qui nécessitent des adresses formelles et des salutations.