Comment répondre efficacement à une demande de proposition (RFP)

Répondre à une demande de proposition (DP) est similaire à la soumission d'une proposition d'entreprise en ce que l'objectif est de convaincre le client potentiel que votre entreprise est la bonne pour résoudre son problème particulier. Une réponse efficace à une DP nécessite un libellé précis et des connaissances démontrées et une expérience de gestion du sujet à portée de main. Les demandes de propositions sont généralement évaluées par un groupe d'administrateurs ou de membres du conseil d'administration avec une expertise suffisante pour confirmer ou rejeter rapidement les titres de compétences des entreprises en concurrence pour le projet spécifique. En répondant à une DP, vous souhaitez vous concentrer sur votre compréhension des besoins du client tout en mettant en évidence la capacité de votre entreprise à répondre à ces besoins.

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Comprendre quels services sont requis

Vous devez comprendre et répondre complètement aux préoccupations et à l'attente de votre client. N'oubliez pas que vous ne pouvez pas répondre de la même manière pour chaque DP que vous recevez. Assurez-vous de souligner ce que le client veut et comment vous pouvez offrir cela au client.

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Identifiez le problème et la solution

Une demande de proposition est émise lorsqu'un problème s'est produit ou un problème ou un défi est à venir. Dans votre réponse à une DP, vous devez décrire les compétences, les ressources et les méthodologies que vous utiliserez pour résoudre ou affronter le problème. La plupart des agences publiant une demande de proposition ont des exigences spécifiques qui doivent être satisfaites. Assurez-vous de présenter un plan clair et concis pour répondre à ces exigences.

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Considérez la portée du projet

Comprendre la portée du projet vous permettra de préparer la meilleure équipe, les ressources et le délai nécessaires pour résoudre le problème. Garder la portée toujours à l'esprit, votre réponse peut offrir des idées et décrire la logistique pour résoudre le problème ainsi que pour offrir des exemples et des descriptions de la façon dont votre entreprise a surmonté des défis similaires dans les projets antérieurs ou, le cas échéant, dans les projets en cours.

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Être réaliste

Ne créez pas de scénarios idéalistes avec des solutions et des méthodologies improbables. Au lieu de cela, proposer de vraies solutions impliquant de vrais membres de l'équipe. Vous devez inclure un calendrier ainsi que des attentes sur le moment où le projet commencera et conclura. Le cas échéant, votre réponse peut inclure des idées de solutions temporaires en attendant.

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Offrir plusieurs options

Dans la mesure du possible, essayez de présenter d'autres moyens de résoudre le problème. Suggérant que plusieurs options transmettent au client que vous pouvez gérer des conditions inattendues qui peuvent résulter du problème.

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Faire face à la compétition

Ne pensez pas que vous êtes le seul à répondre à la proposition. En plus de plaire au client, vous devez également l'emporter sur la concurrence. Présenter de vraies idées des avantages de vous sélectionner contre celui des autres entreprises. Soulignez vos forces et essayez de minimiser vos faiblesses. Et rappelez-vous: il s'agit de vous; Ne parlez pas directement de vos concurrents.

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Fournir une valeur ajoutée

Présenter au client des alternatives plus larges qui compléteront le problème spécifique de la DP. Suggérez d'autres choses et actions qui représenteront des économies supplémentaires au client. Par exemple, énumérez les options d'ingénierie de valeur que vous pouvez utiliser ou décrire des moyens d'économiser de l'argent tout en atteignant l'objectif global indiqué dans la DP.

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Présentez votre équipe

Identifier les personnes clés qui ont de l'expérience dans des projets similaires à l'objectif de la DP. Dans la mesure du possible, incluez les membres de l'équipe avec des activités extrascolaires pertinentes, une formation et d'autres expériences d'apprentissage. Présentez un tableau d'organisation sur les ressources, le temps consacré au projet, lorsque l'équipe participera et lorsque les ressources seront retirées du projet.

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Discuter d'un délai

Présenter un délai et décrire les horaires spécifiques de la façon dont le problème sera résolu ou combien de temps le processus de mise en œuvre durera. Un calendrier de projet P6 ou MS montrera votre compréhension du projet. S'il est chargé de ressources, encore mieux.

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Fournir des références

Identifier les agences similaires avec des problèmes similaires sur lesquels vous avez travaillé et les problèmes et solutions et problèmes spécifiques que vous avez traités. Décrivez les acteurs clés, la taille du projet, les horaires, les coûts et les problèmes abordés dans chaque cas.