Comment garder vos reçus commerciaux organisés

Lorsque vous démarrez une entreprise pour la première fois, vous voudrez peut-être conserver les recettes recueillies pour déduire les dépenses commerciales sur votre impôt sur le revenu et plus. Un meilleur système est nécessaire pour le moment de faire la comptabilité plutôt que de remplir tous vos reçus commerciaux dans un tiroir de bureau. Bien sûr, découvrir une masse désorganisée de reçus peut créer un gâchis de problème.

Garder les reçus commerciaux organisés peut aider les propriétaires d'entreprise à surveiller les progrès de leur entreprise, ainsi que les préparations aux états financiers. Il aide également à identifier les sources de revenus, maintient les dépenses et prépare des articles pour les déclarations de revenus.

Un meilleur système

Au fil des ans, il est important de développer un bon système de classement pour les reçus. Par exemple, cela peut inclure un système de classement qui facilite la saisie des données et vous permet de récupérer un reçu particulier si vous devez rechercher un spécifique par date ou catégorie.

Un exemple de maintien des reçus commerciaux est de conserver une série de dossiers étiquetés par mois et année, tels que "Receipts Novembre 2017". Les deux dossiers de fichiers les plus récents peuvent s'asseoir sur votre bureau afin que lorsque vous collectez des reçus sur vos différents tours, il est facile de les faire entrer dans le dossier mensuel correct.

Ensuite, lorsque vous effectuez vos entrées de données mensuelles, vous pouvez prendre le dossier de fichiers mensuel approprié et trier les reçus commerciaux en piles en fonction de leurs classifications d'impôt sur le revenu. Par exemple, vous pouvez ensemble tous les reçus logiciels, tous les reçus de dépenses de nourriture et de divertissement ensemble et tous les reçus de dépenses liées à l'automobile ensemble. Lorsque vous avez fini d'entrer dans les données, vous pouvez mettre le dossier de réception du mois à l'endroit approprié dans un tiroir de l'un de vos classeurs.

Si vous êtes un homme d'affaires avec beaucoup de reçus de dépenses, il est facile de modifier le même système décrit ci-dessus, ainsi que des entrées plus fréquentes.

Faire des copies ou des images numériques

Si vous essayez de passer à un "bureau sans papier" comme la plupart du monde moderne de nos jours, vous pouvez scanner des reçus de dépenses et les stocker avec d'autres informations de comptabilité numérique. Certaines des nouvelles applications logicielles comptables basées sur le cloud ont des applications mobiles qui vous permettent de prendre un cliché de téléphone mobile d'un reçu de dépenses et de l'enregistrer à la volée.

Pour ceux qui mènent des affaires au Canada, des copies papier ou des images numériques de reçus de dépenses sont en général Acceptable pour l'Agence du revenu du Canada (CRA), à condition qu'ils soient lisibles. Sinon, l'ARC peut exiger de voir les documents papier d'origine lors d'une audit ou d'une demande de documentation de routine. Ainsi, les originaux doivent toujours être conservés pour le temps prescrit, qui est en moyenne pendant six ans suggéré.

Faciliter la charge d'imposition

Le gain pour avoir pris le temps d'organiser vos reçus de dépenses avant de les déposer est de faire la déclaration de revenus de votre entreprise. D'une part, vous aurez tous vos reçus qui serviront de preuve pour vos déductions d'impôt sur le revenu liées à l'entreprise. D'une autre, avoir déjà trié vos reçus par les catégories de dépenses d'entreprise signifie que tous vos reçus pertinents pour chaque catégorie sont prêts à totaliser et rendront le remplissage de votre déclaration de revenus rapidement et facile.

Remarque: Au Canada, si vous exploitez une entreprise individuelle ou une société de personnes, vos dépenses commerciales sont saisies sur le formulaire T2125 qui fait partie de votre déclaration de revenus pour les particuliers T1. Si vous exploitez votre entreprise en tant que société au Canada, vous demanderez vos dépenses commerciales sur votre déclaration de revenus de sociétés T2.

Lorsque votre impôt sur le revenu est déposé

Parce que tant de déclarations d'impôt sur le revenu sont maintenant déposées en ligne, il n'est plus courant ou nécessaire d'envoyer vos reçus de dépenses lorsque vous déposez votre impôt sur le revenu. Au lieu de cela, mettez tous vos reçus pertinents pour l'année d'imposition dans un seul dossier étiqueté par année, tels que «Reçus fiscaux 2019» et ajoutez le dossier à votre classeur, que ce soit numérique ou physique.

Si vous avez un différend avec l'Agence du revenu du Canada, l'IRS ou que vous soyez vérifié, vos reçus seront des preuves cruciales.