Comment lire et approuver une commande d'événements de banquet (BEO)

Les lieux veulent être sûrs que les grands événements se déroulent sans accroc ou, s'il y a un accroc, ils veulent être sûrs que ce n'est pas leur faute. Dans cet esprit, ils fournissent des commandes d'événements de banquet soigneusement fabriquées (BEOS) quels coordinateurs d'événements doivent signer. Bien qu'il puisse être difficile de poursuivre si un BEO n'est pas suivi à la lettre, c'est un contrat juridique et devrait être lu attentivement avant qu'il ne soit signé.

Qu'est-ce qu'une commande d'événements de banquet?

Presque tous les événements majeurs prévus dans un hôtel ou une installation d'événements spéciaux nécessitent un BEO, qui est un contrat qui décrit chaque détail de l'événement. Si vous êtes un planificateur d'événements, vous voudrez vous familiariser avec BEOS afin que vous puissiez vous assurer que tous les détails sont couverts correctement.

L'accord est souvent décrit sur un formulaire qui détaille les sélections pour la nourriture et les boissons, l'audio / visuel, la configuration de la salle, les centres de table, les exigences en matière de dotation et tous les autres éléments relatifs à votre événement. Le BEO est une liste détaillée des coûts que vous devrez payer. Les informations ci-dessus seront généralement regroupées sous sous-titres, ainsi que les coordonnées, le calendrier, les termes et conditions de l'arrangement et les blocs de signature.

Lire le Beo

Bien qu'il soit évident que vous devez lire le BEO et accepter les termes décrits dans l'accord, assurez-vous également de lire les petits caractères. Il est important d'être pleinement informé de ce que vous acceptez, y compris tous les coûts.

Vérifiez que les éléments suivants sont décrits dans la section générale du BEO:

• Les informations du contact sur place, y compris un numéro de téléphone portable
• Utilisation de l'espace pour le jour de l'événement (vérifiez-vous pour vous assurer que les espaces mentionnés sont les espaces que vous avez visités)
• Configuration, démarrer et fin des temps pour l'événement
• Le nombre total d'invités attendus

Arrangements de nourriture et de boissons

Une section du BEO sera consacrée aux arrangements alimentaires et boissons. Vous souhaitez vous assurer que les éléments suivants sont détaillés dans cette section:

• L'ensemble du menu, y compris tous les cours
• Chaque article dans un buffet, et comment chaque station sera réglée et positionnée dans la pièce
• Comment le lieu a l'intention de répondre aux besoins des clients qui ont des préoccupations alimentaires spéciales (comme des régimes sans gluten ou végétariens)
• Heures de service
• Articles spéciaux concernant le service, comme le vin et l'eau mousseuse sur les tables
• Une ventilation de tous les prix des aliments
• Liste détaillée de l'alcool, y compris des marques d'alcool et de bière disponibles au bar

Configuration de la salle

Le BEO devrait spécifiquement décrire toute la configuration de la pièce. Ceci comprend:

• Placement des tables
• Le nombre de sièges par table
• Placement des stations alimentaires
• Emplacement des divertissements (et détails concernant l'hébergement des artistes, le cas échéant, y compris le stockage de l'équipement, l'accès à la nourriture et les boissons, l'espace à l'échelle, etc.)
• Emplacement des bar (s)

Certains Beos peuvent même inclure un diagramme de la configuration de la pièce.

Vendeurs audio / visuels et extérieurs

Les accords audio / visuels apparaîtront parfois sur un BEO, mais comme de nombreux sites contractent des services A / V à un tiers, il peut y avoir un contrat distinct. S'il est inclus dans le BEO, assurez-vous que tous les détails sont finalisés avant de signer le contrat.

Termes et conditions

Tous les contrats, y compris Beos, ont des termes et conditions auxquels vous devez adhérer. Assurez-vous que vous êtes conscient de tous les termes et conditions avant de signer le document. Par exemple, quelles sont les termes de l'accord en cas d'annulation? Comment les différends seront-ils réglés si, par exemple, un invité glisse et tombe?

Il est important de poser des questions au responsable des installations et de confirmer les détails avec votre client avant de signer. Une fois que vous avez signé le BEO, c'est un contrat contraignant.