Comment sélectionner le haut-parleur Keynote parfait

L'un des éléments de divertissement les plus importants d'un événement est de sélectionner un grand conférencier d'honneur et d'autres présentateurs pour l'ordre du jour. Lors de l'embauche d'un conférencier extérieur pour remplir le rôle, les planificateurs d'événements peuvent soit contracter directement avec un conférencier professionnel, soit s'appuyer sur l'expertise d'un Bureau des conférenciers. Qu'il s'agisse d'un cadre interne, d'un leader de l'industrie ou d'un conférencier professionnel, un programme réussi identifiera les conférenciers au début du processus de planification.

Conseils d'un expert

Diane Goodman, présidente du Goodman Speakers Bureau, Inc. À Windsor, CT est un leader reconnu de l'industrie dans la fourniture de conférenciers professionnels et reconnus à l'échelle nationale pour les événements d'entreprise et d'organisation. Elle est l'auteur expert de Survivre à la recherche: comment cibler et choisir le meilleur conférencier professionnel, une introduction de 12 pages pour les planificateurs de réunion et d'événements.

Goodman a structuré le guide en tant que liste de contrôle des conseils et des questions utiles que les planificateurs de réunion débutants et expérimentés devraient s'adresser en interne avant de tendre la main pour embaucher ou sélectionner un haut-parleur.

Que faire avant de sélectionner un haut-parleur d'honneur

D'abord et avant tout, comme pour tout événement, la planification préalable est toujours utile, et parfois critique, pour décrocher le meilleur orateur pour votre événement. Il est beaucoup plus facile de sécuriser les meilleurs haut-parleurs en planifiant au moins six à 12 mois avant l'événement. La norme pour réserver un conférencier professionnel ou bien connu était une année. Bien sûr, ce n'est pas toujours raisonnable ou réaliste, et aujourd'hui, les réservations sont connues pour être faites seulement quelques mois à l'avance. Si vous pouvez l'aider, ne vous laissez pas paniquer pendant la crise. Vous vous remercierez plus tard.

Donc, pour être suffisamment préparé pour démarrer la recherche de conférenciers d'ouverture, Goodman conseille aux étapes suivantes dans chaque événement et la liste de contrôle interne initiale du planificateur de la réunion:

1. Déterminer la rencontre de la logistique / planification
2. Comprendre le public
3. Capturer l'objectif de la réunion
4. Définissez les attentes de l'orateur
5. Succès de référence

Ce n'est qu'une fois que ces tâches sont pensées (et peut-être d'autres spécifiques à votre événement ou à votre réunion), si vous commencez la recherche de conférenciers. Un conférencier principal peut jouer plusieurs rôles différents pour une conférence ou une réunion. Votre réunion nécessite-t-elle un orateur d'entreprise ou votre public serait-il mieux servi par un conférencier inspirant ou motivateur? Le fait de passer par cette liste de contrôle fournira non seulement un meilleur cadre à partir de laquelle effectuer votre recherche de conférenciers, mais vous fera gagner du temps sur le back-end pour obtenir l'approbation interne sur votre premier choix de haut-parleur.

Que faire pendant la recherche de conférenciers

Une fois que vous connaissez la direction conceptuelle de la réunion, vous aurez une meilleure expérience de trouver un haut-parleur approprié. Là où la plupart des planificateurs d'événements sont coincés ne sont pas dans le processus de recherche et de sélection lui-même, mais plutôt dans la négociation des frais de conférencier d'honneur.

Des conférenciers d'ouverture professionnels avec un livre publié peuvent gérer des entreprises de 10 000 $ à 20 000 $, sans compter les frais de voyage pour un événement. Un auteur à succès du New York Times, en revanche, peut collecter jusqu'à 40 000 $ par saignant. Bien que ces chiffres puissent se sentir extraordinairement élevés pour les planificateurs d'événements nouveaux dans l'espace de haut-parleur, vous devez aborder les frais relativement. Comment les frais de l'orateur se comparent-ils pour dire le coût du petit déjeuner du matin traité ou le nombre de personnes attendues lors de la réunion?

La ligne de fond

Étant donné que les planificateurs d'événements servent de visage interne et externe de la réunion d'entreprise, ce type d'approche structurée de la sélection des conférenciers aidera à obtenir les approbations internes nécessaires pour un budget ainsi que pour faire avancer un programme.

Lors de la planification d'une réunion, l'un des deux scénarios a tendance à se produire: la date de la réunion d'entreprise est approuvée sans contenu, ou la date de la réunion d'entreprise n'est pas approuvée sans contenu confirmé.

L'approche de Goodman recommande que les planificateurs d'événements aient une compréhension approfondie de la réunion, qui participera, quels messages sont communiqués, quel type de locuteur est nécessaire et ce qui a fonctionné dans le passé.

Ces étapes, combinées à une certaine flexibilité de planification et à la planification préalable, se traduiront par un programme réussi.