Comment rédiger un rapport d'étape des entreprises

Un rapport d'étape consiste en un en-tête, un résumé de l'exécutif, une description des plus petits composants, une indication du moment où le prochain rapport est dû. Vous rédigeriez le rapport suivant ce modèle, puis l'envoyez à votre patron ou à un autre rapport supérieur comme désigné.

Entête

L'en-tête contient des informations d'identification du rapport. Vous entrerez le titre, la date à laquelle le rapport est publié, le statut de feu de stop de tout ce que vous signalez (rouge, jaune-vert) et la métrique globale, peut-être pourcentage complète, plan contre réel. Remarque: un rapport d'étape comme celui-ci est le plus souvent utilisé pour les projets, mais peut également être utilisé pour faire rapport sur d'autres choses. Par exemple, si vous avez été affecté à la réduction du nombre d'heures par dessin pour une entreprise d'ingénierie, vous utiliseriez un rapport d'étape pour montrer vos progrès dans la réduction du nombre d'heures par dessin.

• Titre: Rapport de progression du projet X
• Date: 30 mai 20xx
• Statut: vert
• Pourcentage complet: 63 Plan réel, 59

Résumé

Vous écrivez le résumé de l'exécutif en dernier. Ceci est le résumé de tous les principaux points énumérés ci-dessous dans le corps du rapport. Selon votre public, le résumé exécutif est parfois limité. Cela dépend de votre public, du nombre de personnes qui reçoivent le rapport et leurs niveaux au sein de l'organisation. Un résumé de l'exécutif est destiné aux cadres supérieurs qui peuvent ne pas avoir le temps de lire l'intégralité du rapport. Si votre rapport est dirigé vers votre superviseur immédiat, il est prévu qu'il lira le rapport et le résumé peut ne pas être nécessaire. Cependant, s'il s'agit d'un rapport qui est largement distribué à de nombreux dirigeants de l'organisation, il peut être nécessaire d'inclure un résumé des cadres pour les personnes qui n'ont pas le temps de lire l'intégralité du rapport.

Progression des pièces composantes

C'est le corps principal du rapport. Dans cette section du rapport, vous détaillez vos progrès dans tous les domaines des composants du projet. Vous énumérez vos progrès et vos réalisations concernant toutes les mesures au cours de cette période. Vous montrez quel est votre plan pour la prochaine période. Et puis vous énumérez non seulement les bloqueurs, mais aussi les efforts que vous faites pour les effacer. Enfin, la section montrera quelle aide supplémentaire est nécessaire de votre patron ou d'un autre destinataire du rapport d'étape.

Résumé

Le corps du rapport est suivi dans la section Résumé. Il comprend moins de détails que les progrès rapportés dans la section précédente. Vous incluriez les mêmes informations, mesures, réalisations, plan pour la période suivante et tous les bloqueurs, mais fournissent moins de détails pour chaque catégorie. Par exemple, le résumé peut être une seule phrase, comme «tous les livrables sont à l'heure», tandis que la rédaction de progrès dans la section précédente pourrait dire «livrable A, dû sur xx / xx / xx sera livré trois jours plus tôt. Le rapport Y sera livré à temps sur xx / xx / xx. Et le rapport C, retardé de deux semaines en attendant les graphiques, devrait maintenant être livré à sa date d'échéance révisée de xx / xx / xx."

Date d'échéance du rapport suivant

Ici, vous énumérez lorsque le prochain rapport sera envoyé. S'il s'agit d'un rapport hebdomadaire, par exemple, vous afficheriez la date d'échéance du rapport suivant comme une semaine après. Pour un rapport mensuel, vous afficheriez la date du mois prochain lorsque le rapport sera envoyé. Les personnes qui reçoivent le rapport s'attendront à ce que ces données soient aussi précises que les données des rapports.

Fin de compte

Votre rapport d'étape consiste en le résumé facultatif de l'exécutif, le rapport sur les progrès de toutes les composantes du projet, le résumé détaillé et le calendrier. Les rendre aussi précis que possible.