Comment rédiger un e-mail professionnel

Depuis de nombreuses années maintenant, les gens prédisent la disparition des e-mails. S'il est vrai que nous utilisons d'autres formes de communication comme les SMS et les médias sociaux pour "parler" à nos amis ou envoyer des messages rapides à nos collègues, nous utilisons toujours le courrier électronique, en particulier pour la communication liée au travail. C'est aussi le principal moyen de contact lorsque vous postulez pour un emploi. Il est aussi important que jamais de savoir comment rédiger un e-mail professionnel.

Le courrier électronique peut être votre point de contact initial avec quelqu'un et à cause de cela, c'est votre première occasion de faire une impression. Prenez grand soin de composer vos messages. Avant de frapper Send, répondez à ces 7 questions.

1. Mon erreur est-il gratuit?

Vérifier votre e-mail pour des erreurs est la chose la plus importante que vous puissiez faire avant de l'envoyer. L'orthographe incorrecte et la mauvaise grammaire vous rendront insouciant. Cela va à l'encontre de l'impression que vous essayez de faire, surtout si vous postulez pour un emploi.

Relisez jusqu'à ce que vous soyez convaincu que vous avez attrapé toutes les erreurs d'orthographe et grammaticales, ainsi que des fautes de frappe. Grammaire.com a des outils gratuits, y compris une extension pour le navigateur Chrome, qui peut vous aider avec cela.

2. Que dit mon adresse e-mail sur moi?

Votre adresse e-mail de travail-qui, soit dit en passant, vous ne devriez jamais utiliser pour la recherche d'emploi, probablement très simple. C'est probablement une variante de votre nom. Vous avez peut-être choisi une adresse moins professionnelle à utiliser pour les e-mails personnels. Une adresse qui est suggestive, enfantine ou mignonne est correct si vous ne l'utilisez que pour envoyer des messages à vos amis et à votre famille, mais si vous avez besoin d'écrire un e-mail professionnel, inscrivez-vous à un nouveau compte qui transmet le professionnalisme.

Configurer une adresse e-mail qui utilise votre nom réel. Essayez vos noms de premier et de famille; Votre prénom, l'initiale intermédiaire et le nom de famille; ou une combinaison de ces. N'envoyez jamais votre e-mail professionnel de Chickybabe @ Mymail.com.

3. Sont le nom et l'adresse e-mail dans le champ "à" correct?

Lorsque vous commencez à taper le nom d'un destinataire dans le champ "à", la plupart des clients de messagerie rempliront le reste du nom avec celui de vos contacts. Vous pouvez facilement vous retrouver avec le mauvais nom dans ce domaine, alors assurez-vous de faire attention à cela.

Imaginez quel problème pourrait survenir si vous envoyez accidentellement un e-mail au mauvais destinataire. Disons que vous cherchez un emploi pendant que vous êtes encore employé. Un responsable du recrutement d'un employeur potentiel pourrait avoir un nom qui commence par la même lettre que le nom de votre patron actuel. À quel point serait-ce gênant si vous envoyiez à votre patron un message destiné à ce manager d'embauche? Non seulement vous souhaitez vous assurer que votre message atteint sa destination prévue, mais vous voulez également être certain qu'il n'atteint pas un involontaire.

4. Ai-je utilisé le titre approprié pour aborder le destinataire?

Si vous êtes déjà sur une base de prénom avec la personne que vous envoyez un e-mail, il est normal de les aborder de cette façon dans votre message. Cependant, si c'est votre première communication avec quelqu'un, ou si vous ne savez pas comment ils préfèrent être traités, il est préférable d'utiliser un titre formel comme MR., SP., Mme., ou Dr. Et le nom de famille du destinataire.

Toujours errer du côté de la prudence. Ça ne peut pas faire mal d'être formel. Pour un indice sur la façon dont quelqu'un avec qui vous avez déjà une relation établie préfère être abordé, regardez en arrière sur les messages antérieurs pour voir comment ils sont signés. Cela vous aidera à décider quoi faire.

5. Mon ton transmet-il bien mon message?

Comme le dit le dicton, "Ce n'est pas ce que vous dites mais comment vous le dites."Lorsque vous parlez à quelqu'un en face à face, vous pouvez compter sur l'intonation, le langage corporel et l'expression faciale pour donner un sens supplémentaire à vos mots.

Lorsque vous essayez de transmettre le même message par écrit, il y a plus de place pour les malentendus car le lecteur ne peut pas voir votre visage, lire votre langue corporelle ou entendre votre voix. Assurez-vous que votre message est poli et semble convivial et que votre signification voulue est claire.

6. Mon message est-il simple, mais pas cryptique?

Garder vos messages courts et doux les rendra plus facile à comprendre. En même temps, vous ne devriez pas omettre rien d'important. Vous ne voulez pas forcer le destinataire de votre e-mail à deviner ce que vous essayez de dire. Votre message doit être aussi précis que possible mais inclure toutes les informations nécessaires.

7. Ai-je inclus des pièces jointes non sollicitées?

Beaucoup de gens refusent d'ouvrir les pièces jointes aux e-mails auxquelles ils ne s'attendent pas. Ils ont raison d'éviter de faire ça. Les virus informatiques sont souvent transmis dans ces pièces jointes. Si vous souhaitez envoyer un fichier à quelqu'un, par exemple, votre curriculum vitae, demandez d'abord à votre destinataire de votre permission. Envoyez-le seulement s'il dit que ça va.