Comment rédiger une lettre de bienvenue pour un voyage incitatif

Bien que les planificateurs d'événements connaissent généralement bien tous les aspects de la planification des événements, ils ont parfois besoin d'aide lorsqu'il s'agit d'écrire des lettres formelles, des e-mails ou d'autres documents pour un événement à venir. L'un des éléments les plus importants des planificateurs d'événements tentera est une lettre de bienvenue pour les invités d'un voyage incitatif.

La lettre de bienvenue fait exactement ce qu'elle dit: il accueille les invités à l'événement. Il ne doit pas être perçu comme compliqué de quelque manière que ce soit. En fait, s'il est écrit correctement, la lettre de bienvenue doit être simple et précis. Idéalement, une lettre de bienvenue est écrite sur le papier à en-tête officiel d'une organisation.

Détails d'un voyage incitatif

Un voyage incitatif est un événement ou un voyage prévu qui est utilisé pour persuader les gens d'atteindre des objectifs commerciaux spécifiques. Souvent, le voyage incitatif est une récompense pour un vendeur ou un autre type de professionnel pour atteindre une étape spécifique. Habituellement, les objectifs fixés sont liés aux ventes et au développement des entreprises, mais les dirigeants et les gestionnaires ont utilisé ces types d'incitations pour un certain nombre d'objectifs commerciaux rentables.

Éléments d'une lettre de bienvenue

Une lettre de bienvenue pour un voyage d'incitation n'est pas si différente des autres lettres de bienvenue officielles, mais après l'avoir lue, un invité devrait savoir à quoi s'attendre et qui contacter pour des questions ou avec tout problème qui se pose.

Une bonne lettre de bienvenue comprendra la date à laquelle il est écrit et une salutation appropriée (à quel point elle est formelle dépendra de la relation de l'entreprise ou du rédacteur avec le destinataire). 

Le premier paragraphe de la lettre devrait transmettre l'accueil, le deuxième paragraphe doit inclure des informations sur l'ordre du jour et tout détail important sur l'emplacement ou les exigences que l'invité doit connaître (par exemple, auront-ils besoin d'avoir leur passeport?). 

Enfin, le paragraphe de clôture devrait transmettre l'appréciation (de la lettre écrivaine ou de l'entreprise) à l'invité / destinataire. Encore une fois, qu'il soit formel ou occasionnel est déterminé par les circonstances. Ce paragraphe est suivi d'une ligne de signature de l'hôte de l'événement, y compris un titre.

Habituellement, si vous choisissez de personnaliser la lettre, il est utile d'insérer le programme de l'événement dans la lettre. Ceci est facultatif. Si vous le faites, assurez-vous que ces détails sont insérés et répertoriés après le deuxième paragraphe et référencés comme tels.

Exemple de lettre de bienvenue

[INSERT DATE]

Cher [Nom ou Titre de l'événement Participation]

Nous sommes heureux que vous puissiez vous joindre à nous et espérer que votre séjour au [complexe] dans [destination] est à la fois rajeunissant et éducatif.

Nous avons un programme complet au cours des prochains jours, alors veuillez prendre quelques minutes pour lire les informations de ce paquet. Il comprend notre itinéraire et d'autres informations importantes.
Nous sommes impatients de passer ce temps avec vous en [brève phrase pour décrire la destination].

Si nous pouvons faire quelque chose pour rendre votre séjour plus agréable, veuillez nous savoir. Merci d'avoir rejoint [Titre de l'événement].

Sincèrement,
[Nom d'hôte officiel]
[TITRE]
[ORGANISATION]

L'une des erreurs les plus courantes avec des événements incitatifs est un non-respect des participants par la suite. Tenir un événement incitatif efficace peut être une tactique solide pour stimuler le moral et la performance des employés, pas seulement en récompensant le bon travail. Il est donc important de demander des commentaires pour s'assurer que les futurs voyages réussissent.