Comment rédiger une lettre de motivation efficace de la proposition de subvention

Bien que les principales parties de votre proposition de subvention prennent la plupart de votre temps et de votre énergie, ne trouvez pas votre lettre de motivation. L'attention aux points subtiles de rassembler le paquet de propositions peut faire ou défaire une demande de financement. N'éteignez pas votre bailleur de fonds avec une lettre de motivation bâclée.

Mim Carlson et Tori O'Neal-Mcelrath, auteurs de Gagner des subventions, étape par étape,Soulignez que la lettre de motivation devrait:

• Présentez votre organisation à la bonne personne.
• Assurez le bailleur de fonds que ce projet a le soutien de votre conseil d'administration.
• Indiquer ce que vous demandez - combien et pour quoi.

Quand incluez-vous une lettre de motivation?

Utilisez une lettre de motivation pour les propositions aux sociétés et aux fondations, mais pas pour les demandes de subventions fédérales ou étatiques. Ces bailleurs de fonds ne veulent que ce qu'ils demandent, et ils demandent rarement une lettre de motivation.

Attributs d'une bonne lettre de motivation

Votre lettre de motivation devrait:

• Soit bref
• Arriver au point rapidement
• Ne répète pas les informations qui figurent dans la proposition
• Dites au lecteur à quel point vous comprenez le bailleur de fonds et comment votre subvention répond aux exigences du bailleur de fonds

Beverly A. Browning, l'auteur de Écriture de subventions pour les nuls, suggère de rédiger la lettre de motivation après avoir terminé toute la proposition et lorsque vous êtes d'humeur réfléchie. Browning dit:

"Alors que vous considérez votre grande réussite (la demande de financement finie), laissez le côté créatif et droit de votre cerveau et connecter vos sentiments d'accomplissement à la personne qui vous aidera à réaliser vos plans."

Formatage de votre lettre de motivation

1. Utilisez le papier à en-tête de votre organisation. Mettez la même date à la lettre de motivation qui se trouve sur la demande de subvention terminée. C'est la date à laquelle vous enverrez la proposition de subvention au constituant. L'utilisation de la même date rend tous les documents de votre forfait de proposition cohérent.
2. Pour l'adresse intérieure (va en haut de la lettre), utilisez la fondation ou le nom de la personne de contact d'entreprise, suivi du nom, de l'adresse, de la ville, de l'État et du code postal de la source de financement. Vérifiez ces informations avec un appel téléphonique ou un e-mail. Ces informations changent fréquemment, alors assurez-vous d'avoir le nom et l'adresse actuels.
3. Dans votre salutation, utilisez "Dear" plus le titre personnel (M., SP., Mme., Dr., MM., etc.), suivi du nom de famille. Il est essentiel que vous abordiez la lettre à une personne en particulier. Appelez la fondation ou le siège social pour vous assurer que vous avez la bonne personne et le titre personnel correct. Ces détails peuvent sembler sans importance, mais ils comptent.
4. Votre premier paragraphe doit être court et concentré. Présentez votre organisation (son nom légal, qui sera votre nom d'entreprise) et indiquez au bailleur de fonds combien d'argent vous demandez et pourquoi. Incluez une ou deux phrases sur ce que fait votre organisation, puis incluez un point basé sur la recherche qui montre qu'il y a un besoin pour ce que fait votre organisation.
5. Écrivez un ou deux autres paragraphes brefs. Énoncez l'objectif de votre projet et comment il correspond à la mission du bailleur de fonds ou aux priorités de financement. Incluez le fait que votre conseil d'administration soutient pleinement le projet.
6. Terminez votre lettre avec un paragraphe de résumé. Ajoutez ce que ce partenariat de financement peut signifier pour le public cible de votre projet. Vous voudrez peut-être également inclure une invitation à une visite sur le site.
7. Utilisez une fermeture comme "sincèrement."
8. La lettre doit être signée par le directeur exécutif ou le président du conseil d'administration, ou les deux. Sous la signature, tapez le prénom du signataire, l'initiale moyenne, le nom de famille et le titre de travail. Bien que le président de l'urgence ou du conseil d'administration doit signer la lettre, incluez les coordonnées de la meilleure personne pour répondre aux questions à la fin du dernier paragraphe.
9. Au bas de la lettre, incluez le mot «enceinte» (dans tous les capuchons).

Combien de temps doit être la lettre de motivation?

Limitez votre lettre de motivation à une page avec trois ou quatre paragraphes. Ça devrait être une lecture rapide.

Le ton et les détails de votre lettre de motivation peuvent varier selon que vous avez été invité à soumettre une proposition complète après avoir envoyé une lettre d'enquête (LOI), ou si ce projet est la première approche de votre organisation à cette base particulière.

Exemple de lettre de motivation

Mary Smith, PhD

Officier de programme

Fondation communautaire

4321 Piste commune

Une ville, yz 55555

Cher Dr. Forgeron:

Le centre pour personnes âgées de Some City demande respectueusement une subvention de 50 000 $ pour notre projet de pilote de sensibilisation de la communauté latino-américaine.

En tant que plus grand centre senior de n'importe quel comté, desservant plus de 450 personnes âgées chaque jour, nous sommes conscients de l'évolution démographique dans notre zone de service. Et nous nous engageons à développer et à adapter notre centre pour répondre aux besoins émergents. Le projet de pilote de sensibilisation de la communauté latino-américaine nous permettra de piloter un effort d'un an pour déterminer si notre centre le peut:

Fournir un accès complet à la santé et aux services sociaux aux personnes âgées dans les communautés latino-américaines desservies par notre centre, et

 Augmenter et intégrer pleinement les compétences culturelles du conseil d'administration, du personnel et des bénévoles de la City Senior Center.

Notre conseil d'administration est enthousiaste à propos de ce programme et désireux de le lancer afin que nous puissions devenir le centre les plus inclusif et culturellement compétent pour les personnes âgées dans toutes nos communautés qui ont besoin de ces services. Si nous trouvons à la fin de notre année pilote que ce programme est en fait réussi, notre conseil d'administration s'est engagé à inclure une partie des dépenses annuelles du projet dans notre budget de fonctionnement annuel afin que le programme devienne une partie intégrante de nos services principaux.

Grâce à ce projet, le centre deviendra la référence principale donnée par les Latinos d'accès à la santé, les familles de n'importe quel comté et trois cliniques communautaires dans un rayon de quinze milles de notre centre. Nous accepterons également les références des personnes âgées hispanophones de toute autre agence communautaire dans notre zone de service immédiat.

Merci pour votre considération de notre demande. Je vais vous suivre la semaine prochaine pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir, ainsi que pour savoir si nous pourrions vous rencontrer pour discuter des avantages de notre proposition. Pendant ce temps, si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter Connie Jones, notre directeur du développement, au (555) 555-5555, x555 ou cjones @ SCSC.org.

Sincèrement,

Jane adorable

Directeur exécutif

ENCEINTE

* Lettre réimprimée (avec modifications) avec la permission de gagner des subventions, étape par étape, deuxième édition, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008.

Erreurs à éviter dans votre lettre de motivation

1. Écrire trop. Une lettre de motivation n'est pas une thèse, ni une proposition complète. Gardez-le court et vers l'astuce: demandez à quelqu'un d'autre de le lire. Le comprennent-ils?
2. Utiliser de gros mots. Si vous êtes allé à des études supérieures, vous avez appris à écrire de manière compliquée. Ne fais pas ça ici. Vous n'essayez pas d'impressionner quelqu'un avec votre érudition. Vous voulez seulement exposer votre cas aussi naturellement que possible. Si vous ne savez pas quand vous surcomplisez votre écriture, utilisez une application comme Hemingway. Il vous dira quand vos phrases sont difficiles à lire et quand vous êtes trop verbeux.
3. Faire des erreurs grammaticales. Si vous n'êtes pas sûr de votre grammaire, ne prenez pas de risques. Utilisez le mot de vérification de la grammaire et exécutez également votre brouillon via une application telle que Grammarly. Il y a une version gratuite, mais la version payante va bien au-delà du chèque de grammaire nécessaire.

Faites ressortir votre lettre de motivation

Triste à dire, mais votre proposition de subvention peut faire partie des centaines ou des milliers qu'une fondation typique verra au cours d'une année moyenne. Votre lettre de motivation peut faire la différence pour atteindre la prochaine étape vers le financement. Mais comment pouvez-vous le faire ressortir?

N'essayez rien de "mignon", car les responsables de la fondation ne seront pas impressionnés.

La lettre de motivation ne serait pas appropriée pour une histoire sur un client, bien que vous deviez avoir une histoire pour d'autres parties de votre proposition, comme la description du problème. Incluez un paragraphe sur les raisons pour lesquelles votre organisation est celle qui peut mieux accomplir cette mission. Surveillez vos organisations compétitives et évaluez comment et où vous excellez. Cela peut être dans la force de votre personnel et de vos bénévoles, de votre expérience avec ce problème particulier ou du soutien de la communauté que vous appréciez.

Vous n'avez pas besoin de mentionner les noms des concurrents ou de les critiquer. Mettez simplement en évidence vos forces. Ce serait le bon moment pour consulter d'autres autour du bureau. Rassembler quelques personnes et réfléchir à la façon dont votre organisme à but non lucratif excelle. 

Fondamentalement, la lettre de motivation devrait être en avant, facile à lire et obliger le lecteur à la proposition plus large. Ne mettez aucun obstacle sur le chemin du lecteur qui pourrait les dissuader de lire plus loin.