Comment écrire des lettres de remerciement de meilleur donateur

Dire merci à un donateur termine une transaction, mais construit un pont vers un soutien futur et un engagement plus profond. Faites-le bien, et vous êtes sur le point de réussir à la collecte de fonds.

Voici dix conseils pour faire cette lettre de remerciement juste.

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Obtenez-le rapidement par la poste

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Quarante-huit heures est un revirement idéal pour une lettre de remerciement. Si c'est impossible, visez pas plus d'une semaine. Vous voulez que le donateur se souvienne qu'il a fait le don afin que votre remerciement renforce son action et le récompense d'avoir donné.

Il y a rapidement la lettre là-bas fera que le nom de votre organisme de bienfaisance cuit dans l'esprit du donateur, rassurera que vous avez reçu le don et l'impressionnez par votre efficacité et votre réflexion.

Même les donateurs en ligne devraient recevoir une lettre de remerciement par la poste, mais c'est cher, et de nombreux organismes sans but lucratif sont en ligne autant que possible. Dans ce cas, assurez-vous que votre donateur en ligne n'a pas simplement reçu un reçu par e-mail. Prenez le temps de personnaliser un e-mail merci et de le transformer en quelque chose de mémorable

Brossez les meilleures pratiques pour les lettres de remerciement envoyées par e-mail. Dans les boîtes de messagerie complètes, votre lettre de remerciement peut passer inaperçue, alors faites attention à sa ligne d'objet et assurez-vous que la ligne "de" identifie clairement votre organisation.

Il y a beaucoup d'obstacles pour remercier un donateur par e-mail que vous pourriez oublier. Il doit rester en dehors du dossier du spam, attirer l'attention du donateur et l'attirer à ouvrir le message. Ne laissez pas la facilité et le coût relativement bas de l'e-mail vous aveugle à ses lacunes.

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Rendez-le personnel

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Personnalisez votre lettre de remerciement avec le nom du donateur (vérifiez l'orthographe et n'appelez jamais un MS. A M.), et écrire directement à l'individu. Les prénoms sont puissants.

Ce qui fonctionne pour une lettre de collecte de fonds fonctionne également pour une lettre de remerciement. Par exemple, utilisez des pronoms personnels, tels que "vous", "nous" et "i."

Inclure des informations sur le donateur, comme depuis combien de temps ils ont été donateurs, ou que vous avez aimé les voir lors du dernier événement. Peut-être que le donateur a reçu un prix ou a obtenu une promotion. N'hésitez pas à ajouter quelque chose à votre lettre. 

Un bon système de dossiers de donateurs sera votre meilleur ami en ce qui concerne ce niveau de personnalisation. La plupart des systèmes, même à faible coût, ont la possibilité de capturer des informations actuelles sur vos donateurs.

Quand ont-ils donné pour la dernière fois? Ont-ils fait du bénévolat? À quand remonte la dernière fois que le donateur avait des contacts avec votre organisation et quelle était la nature de cette interaction?

S'il s'agit d'un donateur pour la première fois, envoyez un package de bienvenue et invitez le donateur à vous abonner aux newsletters et aux annonces.

Si vous demandez un donateur de longue date, considérez une note manuscrite plutôt qu'une lettre formelle, ou une autre façon créative de dire merci.

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Coordonner avec les thèmes de la campagne

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Coordonner le remerciement avec l'appel ou la campagne qui a apporté le don.

Rédiger un modèle pour une lettre de remerciement lorsque vous écrivez votre matériel de collecte de fonds. Pensez-y comme faisant partie de votre package de campagne. Si le don est en réponse à un autre stimulus - peut-être un événement que vous avez mis en scène - Reliez la lettre à cet événement. 

Remarquez la boucle à l'appel améliore l'adhésivité du nom de votre organisation dans l'esprit du donateur. Il est également rassurant pour le donateur. 

Si le don est en réponse à un appel en e-mail particulier, développez une page de destination post-donation sur votre site Web spécifiquement pour ces donateurs.

Générique est sorti. La spécificité de ce que le donateur a vu qui l'a obligé à donner est un must. Par exemple, si un donateur a fait don pour aider les victimes d'un tremblement de terre, assurez-vous que votre remerciement fait référence à cette situation.

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Utilisez des histoires pour connecter les donateurs aux résultats

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Aider les donateurs à visualiser comment leur argent a été dépensé. La meilleure façon de le faire est de raconter une histoire sur une personne en particulier qui a été aidée par le don. L'histoire n'a pas besoin d'être terriblement longue. Juste quelques phrases et l'utilisation du nom d'une personne peut être suffisante pour susciter l'empathie chez le donateur.

Faites de votre donateur le héros de ces histoires. Il ou elle a rendu cette histoire possible. Gardez un inventaire d'histoires sur les bonnes choses que votre charité accomplit. Ensuite, configurez des blocs de copie en utilisant ces histoires et déposez-les dans vos lettres de remerciement le cas échéant.

Changer fréquemment les histoires gardera vos lettres fraîches et facilitera l'envoi de nombreuses lettres sans avoir à en faire complètement.

Même si vous servez des personnes qui sont dans des situations sensibles et que vous devez protéger leur identité, il existe des moyens de raconter leurs histoires sans compromettre leur vie privée.

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Demandez à une vraie personne de signer vos lettres

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Évitez les signatures numériques à moins que vous envoyiez des milliers de lettres à la fois. Même alors, réservez des lettres qui se rendent aux donateurs offrant des dons importants à votre directeur exécutif, au président du conseil d'administration ou à un président de collecte de fonds volontaire pour signer. Utilisez de vrais timbres de première classe pour ces lettres.

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Ajouter une note personnelle et manuscrite

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Le cas échéant, demandez au directeur exécutif ou au président du conseil d'administration d'ajouter une note personnelle à la lettre. Les donateurs de longue date qui peuvent connaître votre ED ou vos membres du conseil d'administration trouvent cela particulièrement gratifiant.

Mentionner un événement récent auquel le donateur a assisté rappellera à la fois au donateur d'une expérience agréable et ajoutera l'authenticité à la note. Envisagez d'avoir une fête d'écriture de notes avec des bénévoles qui peuvent écrire des notes sur des lettres ou joindre des notes post-it avec des messages manuscrits.

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Inclure une enveloppe de réponse

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Je ne recommande pas de demander un autre don dans une lettre de remerciement. Honnêtement, cela désactive les gens plus que vous ne le pensez. Cependant, l'inclusion d'une enveloppe de réponse pourrait rappeler au donateur que les futurs dons sont les bienvenus. 

De nombreux donateurs gardent ces enveloppes et les utilisent pour un cadeau plus tard… ou même tout de suite. Andrew Olsen des fondamentaux de collecte de fonds est enthousiaste à l'idée d'inclure des enveloppes de réponse dans des lettres de remerciement. Il a trouvé des organismes de bienfaisance qui utilisent cette tactique pour les nouveaux donateurs ont "les taux de conversion des cadeaux 2e qui sont de 8% à 12% plus élevés que les organisations qui ne les incluent pas."

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Utilisez la lettre comme reçu d'impôt

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Votre donateur merci également être un reçu. Vous devez fournir un reçu chaque année à des fins fiscales si un donateur donne 250 $ ou plus, et vous pouvez inclure cette divulgation avec cette lettre.

Merci les lettres aujourd'hui incluent généralement les divulgations appropriées chaque fois qu'un donateur donne, que ce soit en ligne, par chèque ou par le biais de dons mensuels.

Il est également une bonne pratique de fournir un résumé des dons pour l'année au début de l'année prochaine, au moment où les donateurs préparent généralement leurs déclarations de revenus. N'oubliez pas qu'un reçu n'est pas un merci. Le reçu doit être une partie mineure de la lettre. 

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Inviter plus d'implication

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C'est toujours agréable d'inclure une invitation à visiter votre agence et à voir votre travail de première main.

Dans le monde d'aujourd'hui où vous pourriez solliciter des dons de personnes du monde entier, l'engagement peut être atteint par les réseaux sociaux. Encouragez votre donateur à suivre votre organisation sur Facebook et Twitter ou tout autre réseau social auxquels vous participez.

Puisqu'il n'y a pas d'hyperlien dans une lettre postale, donnez l'adresse de votre site Web, puis assurez-vous que vos boutons de médias sociaux sont faciles à trouver.

Incluez une invitation explicite à visiter le site Web et cliquez sur ces boutons et vous inscrivez à votre newsletter par e-mail ou à d'autres communications. Les icônes des médias sociaux sont quelques-uns des éléments les plus importants du site Web de votre organisme de bienfaisance.

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Ajouter un post-scriptum et fournir des informations de contact

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Nous sommes tous des skimmers. C'est pourquoi la plupart d'entre nous ont lu la partie supérieure d'une lettre, puis passer au P.S. Ensuite, nous pouvons revenir en arrière et lire le reste de la lettre. Les commerçants de publipostage savent tout sur le p.S. et l'inclure toujours. Parfois, ils ont plus d'un.

Pour le p.S d'une lettre de remerciement, vous voudrez peut-être vous référer à l'histoire que vous avez fournie ("Michael et Jane sont sûrs et satisfaits à cause de vous") ou y mettre des informations de contact importantes.

Les donateurs doivent avoir le nom, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail d'une personne dans l'organisation avec laquelle il peut contacter avec des questions. Le service client est tout aussi important pour les organisations à but non lucratif que pour les entreprises, alors facilitez un donateur de trouver une vraie personne si elle avait un problème.