Comment écrire des points de discussion

Les points de discussion sont comme une feuille de triche pour quiconque communique au nom d'une entreprise, d'une organisation, d'un politicien ou même à lui-même. Ils fournissent un moyen rapide et facile de rester sur la bonne voie, de ne pas se promener hors sujet et de s'assurer que les communications sont cohérentes dans tout le groupe étant représentées.

Ils sont souvent utilisés comme matériel de semence pour les lettres, les communiqués de presse, les discours, les débats et plus. Les points de discussion sont des communications internes et non partagées avec le public prévu.

Quoi inclure

À certains égards, les points de discussion sont similaires à un contour, mais ils ne sont pas aussi denses. Les responsables des communications les utilisant pour des discours, des débats ou des entretiens en direct doivent être en mesure de les référencer rapidement. Les points de discussion conçus pour guider les communications écrites telles que les communiqués de presse peuvent être un peu plus détaillées.

Les points les plus larges seront généralement des sujets qui doivent être abordés. Par exemple, une personne interviewée à la télévision pourrait vouloir s'attaquer à deux ou trois sujets d'une importance spécifique pour l'organisation qu'il représente. Les points de discussion servent autant que possible à diriger la conversation sur ces sujets. Alors que quelqu'un qui parle au nom d'une organisation devrait être en mesure de parler des sujets répertoriés intelligemment et en profondeur, les points de discussion peuvent également inclure des détails ou des statistiques qui ne sont pas aussi facilement mémorisées.

Pour quiconque à la caméra ou parler à un public en direct, les points de discussion ne devraient pas être plus d'une page, ce qui les rend facilement et rapidement référencés. Ils pourraient même s'adapter à quelque chose de plus grand qu'un index.

Points de discussion efficaces

Lorsque vous rédigez vos points de discussion, il est important de garder à l'esprit quelques détails clés qui vous aideront à faire le meilleur travail possible pour vous préparer ou à communiquer votre message:

• Prioriser: La seule chose, par-dessus tout, vous voulez que votre public retire de votre message doit être votre priorité absolue et la première chose répertoriée sur vos points de discussion. À partir de là, priorisez, dans l'ordre, ce que vous voulez aborder, mais comprenez que la qualité de votre message est généralement plus importante que le nombre de points abordés. Vous ne pouvez donc pas vous rendre à tout ce qui a été noté sur vos points de discussion, mais si vous avez abordé votre priorité absolue et également abouti à deux ou trois autres priorités, cela peut être considéré comme un succès. Et votre public est plus susceptible de se souvenir d'un ou deux points soigneusement couverts qu'une douzaine.
• Préparer: Les points de discussion ne sont utiles que lorsque ceux qui les utilisent connaissent déjà les détails du message qui doit être transmis. Avant même d'atteindre le stade de la rédaction de points de discussion, assurez-vous que vous et les autres qui communiqueront le message êtes bien informés sur les détails. Les points de discussion sont là pour servir de rappel et mettre en évidence certains détails spécifiques qui peuvent devoir être récité. Personne ne devrait compter sur des points de discussion pour l'étendue et la profondeur.
• Devancer: Surtout dans les interviews ou les débats lorsque ceux qui parlent seront interrogés sur leur message, il est important d'anticiper quelles seront ces questions. Par exemple, il présente des statistiques ou d'autres données et vous vous attendez à vous-même ou à l'orateur que vous vous préparez à être interrogé sur la validité de votre source, soyez prêt à défendre votre source et à inclure quelques mots dans les points de discussion pour servir de rappel.
• Concentrez-vous sur les faits: Les communicateurs professionnels doivent savoir comment s'engager sans parler, mais pour qu'un message soit mémorable et efficace, il a besoin de substance et cela signifie des faits. Sachez quels faits vous souhaitez partager avec votre public et soyez prêt à expliquer à votre public comment ces faits les impactent. Vos points de discussion sont là pour vous rappeler les faits que vous devez partager.
• Être direct: Même si votre message est négatif, allez directement au point et possédez ce que vous dites. Si c'est une mauvaise nouvelle que vous partagez, vos points de discussion devraient également inclure des rappels sur la façon dont vous répondez à la situation négative et travaillez pour l'améliorer. Si vous êtes honnête au sujet des mauvaises nouvelles et partagez un plan pour y remédier, votre public est plus susceptible de vous voir comme un résolveur de problèmes. Si vous battez autour de la brousse ou essayez de sucre la situation, votre public est plus susceptible de vous voir comme indigne de confiance.

Que éviter

Tout comme il y a des choses que les points de discussion devraient inclure, il y a aussi des choses que les points de discussion devraient éviter:

• Longueur: Vous n'écrivez pas un discours. Si vous avez besoin de compter sur vos points de discussion pour aider à formuler des phrases et des paragraphes, vous n'êtes pas encore suffisamment préparé pour écrire des points de discussion. Ceux qui utilisent les points de discussion doivent simplement être en mesure de jeter un coup d'œil à la feuille ou à la carte pour se rappeler des sujets pour aborder ou des détails sur.
• Phrases complètes: Chaque point ne doit être plus qu'un mot ou une courte phrase - juste pour déclencher la mémoire du haut-parleur. S'il s'agit d'un nombre ou d'un autre élément de données, pas plus que la figure réelle et une étiquette d'un ou deux mots pour ces données doivent être incluses.
• Audace excessif, soulignant, utilisation des italiques, etc.: Pour quelqu'un qui jette juste un coup d'œil rapidement sur une page, ces tentatives pour mettre en évidence les informations ne sont rien d'autre que du bruit et souvent distrayantes. Si vous faites un bon travail pour prioriser et garder les choses brèves et simples, il ne devrait pas être nécessaire d'ajouter beaucoup de choses à mettre en évidence supplémentaires.