Mettre en œuvre une organisation d'achat de classe mondiale

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Administration exécutive

Avant de mettre en œuvre les meilleures pratiques d'achat, il doit y avoir le soutien des cadres supérieurs des entreprises. Sans l'adhésion des cadres supérieurs, y compris le PDG et le directeur financier, toute tentative de développement d'une stratégie d'achat de classe mondiale sera étouffée par la direction intermédiaire. Les modifications qui doivent être apportées dans toute entreprise doivent être soutenues par des cadres supérieurs afin d'obtenir des résultats.

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Rationalisation des données existantes

Toute entreprise qui a obtenu des données sur une période de temps aura une base de données de fournisseurs contenant des données actuelles, en double, obsolètes et incorrectes. Si votre entreprise possède plusieurs services d'achat géographiquement séparés, le niveau d'inexactitude est multiplié. Pour une stratégie d'achat de classe mondiale à mettre en œuvre, les données de chaque service d'achat doivent être mises à jour pour refléter les données actuelles des fournisseurs et être rationalisés pour éliminer les données en double, incorrectes et inutiles. L'avantage d'avoir des données précises à votre entreprise est qu'elle permet de prendre des décisions avec précision. Il permet à votre service d'achat d'analyser les dépenses chez des fournisseurs qui sont utilisés dans plus d'une zone d'achat. Après une meilleure compréhension de l'endroit où l'argent est dépensé dans toute l'entreprise, l'entreprise aura un plus grand effet de levier avec les fournisseurs.

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Profitez des programmes d'incitation des fournisseurs

C'est la norme pour les entreprises de payer les vendeurs aussi tard que possible. Si le vendeur a un contrat pendant 45 jours, il ne recevrait jamais son paiement avant ce 45e jour. Pour encourager les entreprises à payer leurs factures avant la date du contrat négociée, les fournisseurs ont offert des rabais, des remises et d'autres incitations. Mais les vendeurs ont découvert que malgré les incitations, les entreprises ne paient toujours pas tôt. Une théorie est que les entreprises saisissent les termes de paiement dans leur système ERP et l'oublient. Les vérifications sont coupées en fonction de ces données et les incitations au fournisseur ne sont jamais réalisées. Une stratégie d'achat de classe mondiale devrait adopter ces remises et les entreprises devraient s'assurer qu'elles prennent toutes les incitations possibles. En ces temps économiques difficiles, les entreprises ne peuvent pas se permettre de transmettre des remises importantes. De plus, les négociations avec les vendeurs devraient également inclure l'obtention de réductions plus importantes pour le paiement sur la réception des marchandises ou même le pré-paiement.

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Mettre en œuvre l'évaluation des fournisseurs

Une bonne stratégie d'achat devrait inclure une méthode par laquelle les fournisseurs sont mesurés. Le processus d'évaluation doit inclure non seulement des performances de livraison, mais également de suivre des mesures moins évidentes telles que sous ou trop, la qualité des articles livrés et les performances du service client du fournisseur. Ces mesures ne sont pas toujours une valeur mesurable, mais parfois la métrique est subjective. Si les directives de politique sont mises en œuvre pour une évaluation subjective, alors tous les fournisseurs peuvent être mesurés également. N'oubliez pas de faire savoir aux vendeurs qu'ils sont évalués. S'ils savent que leurs clients les regardent, ils augmenteront peut-être leur jeu.

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Embaucher des professionnels de l'achat

Tant d'entreprises pensent que les compétences de bureau de base sont la seule pré-requis pour un poste dans le service d'achat. Ce point de vue est incroyablement naïf étant donné que ces commis sont en charge de dépenser de grandes quantités de ressources d'entreprise. Le professionnel de l'achat est la clé de la mise en œuvre d'une organisation d'achat de classe mondiale. Les compétences requises pour les organisations d'achat de classe mondiale comprennent la connaissance de l'entreprise pour laquelle ils achètent, les compétences analytiques, les compétences en négociation et les compétences interpersonnelles. En privant votre département d'achat des employés versée dans ces compétences, votre entreprise peut se retrouver liée aux contrats que les mauvais fournisseurs, pour le mauvais matériel, et au mauvais prix. Les organisations d'achat comprennent une connaissance de l'entreprise pour laquelle ils achètent, des compétences analytiques, des compétences en négociation et des compétences interpersonnelles. En privant votre département d'achat des employés versée dans ces compétences, votre entreprise peut se retrouver liée aux contrats que les mauvais fournisseurs, pour le mauvais matériel, et au mauvais prix.

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Réduire le nombre de vendeurs

Les entreprises ont des centaines de vendeurs, certains en ont des milliers, beaucoup en ont des milliers, voire des dizaines de milliers. Avoir des milliers de fournisseurs dans votre système, non seulement prend une maintenance considérable, mais il peut également être extrêmement coûteux. Si un service d'achat commande des articles de vingt fournisseurs différents chaque jour, cela peut signifier vingt bons de commande qui doivent être envoyés, vingt frais d'expédition qui doivent être payés et vingt reçus de marchandises qui doivent être traités lorsque les marchandises arrivent. De plus, les coûts supplémentaires, il y a probablement des économies qui ne sont pas réalisées. Combien de ces vingt fournisseurs vendent les mêmes produits ou similaires. Si les vingt fournisseurs sont réduits à cinq, les coûts de traitement seront réduits et probablement le coût du matériel a été négocié.

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Achats centralisés

Si votre entreprise a un certain nombre d'emplacements géographiquement dispersés, vous pouvez penser qu'il est impossible de mettre en œuvre une stratégie d'achat de classe mondiale. Il est prudent que les entreprises doivent considérer leurs dépenses globales comme une fonction centrale. Ayant une organisation d'achat centralisée, une entreprise peut consulter ses achats totaux et sélectionner des fournisseurs qui peuvent fournir une majorité d'articles au meilleur coût. Ce scénario ne couvrira pas tous les articles utilisés à tous les emplacements et l'organisation centrale d'achat devrait travailler avec les emplacements pour identifier les fournisseurs locaux qui facilitent les besoins de l'emplacement éloigné.

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Tirer le meilleur parti des vendeurs

Négocier un accord avec un vendeur peut être une affaire depuis longtemps avec aucune des parties satisfaites du résultat. Avoir une mauvaise relation avec votre fournisseur au début du contrat n'est pas la manière dont les organisations d'achat de classe mondiale fonctionnent. Les vendeurs sont une partie importante de votre chaîne d'approvisionnement. Les documents qu'ils fournissent sont requis à des dates spécifiques afin que votre commande soit expédiée au client à la date promise. Faire de votre fournisseur un partenaire plutôt qu'un autre vendeur aidera à s'assurer que vos commandes sont correctes et à temps. Les négociations avec vos fournisseurs devraient se concentrer sur les avantages d'être un fournisseur; leur montrant que si vous réussissez, ils réussiront. Les négociations qui se concentrent sur les clauses de pénalité et les amendes pour une mauvaise qualité et les dates de livraison manquées laisseront le fournisseur moins que disposé à répondre à vos besoins.

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Maximiser la technologie

Il y a des sociétés qui utilisent encore des Rolodex, des réquisitions d'achat de papier et appellent leurs bons de commande aux fournisseurs. La plupart ont une sorte de logiciel d'achat, même s'il s'agit d'une feuille de calcul Excel, qui suit les commandes et les dépenses globales. Avec l'introduction du logiciel de planification des ressources d'entreprise (ERP), les entreprises peuvent intégrer leurs services d'achat dans leur chaîne d'approvisionnement pour profiter des données en temps réel. Cependant, c'est là que de nombreuses entreprises s'arrêtent. Les stratégies d'achat de classe mondiale vont plus loin pour récolter les avantages qui leur ont été offerts par leurs systèmes ERP. Les entreprises peuvent adopter des techniques de flux de travail au sein de leurs systèmes ERP pour automatiser les approbations et les paiements, réduisant ainsi le temps que le personnel d'achat doit intervenir. Les données produites par des milliers de transactions d'achat peuvent être utilisées dans les entrepôts de données pour aider les professionnels de l'achat avec des mesures dans l'évaluation des fournisseurs et la négociation de contrat.