Aperçu et fonctions d'emploi réceptionniste légal

Les réceptionnistes juridiques sont les gardiens d'un cabinet d'avocats ou d'un service juridique. Ils travaillent à la réception dans le hall ou la zone d'attente du cabinet d'avocats, saluant les clients et les visiteurs et répondant aux appels entrants. Étant donné que la réceptionniste est souvent la première personne avec laquelle les clients et les visiteurs interagissent, il est important pour l'image de l'entreprise et doit être poli, professionnel et articulé.

Ce travail est un excellent moyen de pénétrer dans le domaine juridique, car les réceptionnistes peuvent travailler dans des cabinets d'avocats, des bureaux gouvernementaux, des services juridiques d'entreprise, des lieux d'intérêt public et des palais de justice. ou cabinets d'avocats. Ceux qui excellent sont souvent promus à d'autres postes au sein du cabinet tels que le superviseur de réceptionniste juridique, le secrétaire juridique ou le parajuriste. Les réceptionnistes légaux ont également la possibilité de réseauter avec tous les niveaux de personnel au sein du cabinet d'avocats - du personnel de la salle de copie aux partenaires principaux - ainsi que des clients, des conseils adverses, des vendeurs légaux et d'autres visiteurs.

Fonctions d'emploi

Les devoirs de réceptionniste légal varient en fonction de l'environnement de travail et du type de pratique. Dans les petits bureaux, la réceptionniste juridique peut également se doubler en tant que secrétaire juridique pour un ou plusieurs avocats. Les fonctions de réceptionniste juridique typiques comprennent:

• Saluer les clients et les visiteurs et répondre aux demandes de visiteurs
• Répondre et routage des appels entrants sur un système téléphonique multi-lignes
• Planification et routage des clients
• Maintenir et planifier des salles de conférence
• Maintenir la zone d'attente, le hall ou d'autres espaces publics
• Servir du café ou du thé aux invités
• Commander des fournitures
• Documents de numérisation, de photocopie, de télécopie et de dépôt
• Collecte et routage de courrier et de packages livrés à la main
• Vérifier l'identification des employés et émettre des laissez-passer pour les visiteurs

Dans les petites entreprises, la réceptionniste légale peut gérer des tâches administratives supplémentaires telles que la facturation, la saisie des données, le traitement de texte, l'établissement de nouveaux dossiers et la rédaction de la correspondance simple.

Éducation

Un diplôme d'études secondaires est généralement requis. Certains employeurs peuvent préférer une formation ou une formation officielle de bureau ainsi qu'une expérience dans un cabinet d'avocats. De nombreux employeurs offrent une formation en cours d'emploi.

Compétences

Les réceptionnistes juridiques doivent posséder d'excellentes compétences interpersonnelles et de service à la clientèle pour communiquer avec les avocats de niveau supérieur, les partenaires, les clients, les conseils adverses, les journalistes des tribunaux, les vendeurs, le personnel et d'autres. Ils doivent également avoir la possibilité d'exploiter des systèmes téléphoniques multi-lignes et des équipements de bureau tels que les ordinateurs, les imprimantes, les scanners, les copalistes et les équipements de vidéoconférence.

Des compétences de forte orthographe et de grammaire sont importantes pour prendre des messages efficaces et rédiger la correspondance et les rapports. La familiarité avec les termes juridiques et le jargon et une compréhension de divers formulaires de bureau et documents juridiques sont également cruciaux pour l'emploi. Certains réceptionnistes juridiques, en particulier ceux employés dans de petits cabinets d'avocats, doivent également être familiers avec le traitement de texte, la feuille de calcul, la base de données et les plateformes de facturation.

Traits personnels

Étant donné que les réceptionnistes légaux sont souvent le premier contact commercial d'un visiteur avec l'entreprise ou l'entreprise, une apparence professionnelle et un comportement poli sont importants. Les autres traits personnels nécessaires au travail sont:

• Respect de la confidentialité et de la discrétion
• Attention au détail
• Attitude positive et optimiste
• Patience à traiter avec les visiteurs difficiles
• Fiabilité

L'équilibre travail-vie

La plupart des réceptionnistes légaux travaillent une semaine de travail standard de 40 heures, bien que des heures supplémentaires occasionnelles puissent être nécessaires. Étant donné que les réceptionnistes voyagent ou travaillent rarement les week-ends ou les soirées, cette profession offre un excellent équilibre aux élèves, aux parents et aux autres avec des responsabilités importantes en dehors du lieu de travail. Le partage d'emploi et d'autres accords de travail flexibles sont disponibles avec certains employeurs.

Les exigences d'un cabinet d'avocats occupées et une interaction avec des personnalités difficiles et des délais serrés peuvent créer un environnement de travail stressant. Étant donné que les réceptionnistes juridiques sont souvent assis pendant de longues périodes et passent beaucoup de temps au clavier, ils peuvent subir des mèches de réévolution ou de mouvement répétitif telles que le syndrome du canal carpien.

Compensation

Les salaires de réceptionniste légaux varient en fonction de la taille de l'entreprise, de la localisation géographique, de l'expérience et d'autres facteurs. Le salaire horaire médian des réceptionnistes (dans toutes les industries) en mai 2015 était de 20 $.77. Parce que les réceptionnistes légaux sont spécialisés, les réceptionnistes légaux ont tendance à gagner plus que les réceptionnistes dans leur ensemble. Dans les petites entreprises et les zones rurales, les réceptionnistes légaux inexpérimentés peuvent commencer au salaire minimum. Sur le haut de gamme, les superviseurs de réceptionnistes juridiques à New York ou à Los Angeles peuvent gagner plus de 43 200 $, selon le Bureau of Labor Statistics (BLS). Le milieu de 50% a gagné entre 15 $.94 et 27 $.76. Les 10% les plus bas gagnaient moins de 12 $.86, et les 10% les plus élevés ont gagné plus de 35 $.05. Les salaires annuels variaient entre 26 760 $ et 72 890 $.

Les réceptionnistes juridiques dans les pratiques juridiques occupées gagnent souvent des revenus au-dessus de leur salaire de base pendant les heures supplémentaires.

Perspectives

L'emploi devrait croître plus rapidement que la moyenne des réceptionnistes, selon le ministère du Travail, Bureau of Labor Statistics. La croissance de l'emploi, associée à la nécessité de remplacer les travailleurs qui se transfèrent à d'autres professions ou quittent la main-d'œuvre, générera un grand nombre de postes d'emploi pour les réceptionnistes, rapporte le BLS.