Lettres et salutations de lettre

Quelle est la meilleure salutation à utiliser lorsque vous écrivez des lettres et des e-mails? Le démarrage d'une lettre avec le bon ton est important dans la correspondance officielle écrite ou par e-mail, comme une lettre de motivation ou une note de remerciement. C'est pourquoi la salutation que vous utilisez dans cette correspondance est importante. Pour les communications informelles, votre salutation peut être moins formelle.

Familiarisez-vous avec les salutations communes pour vous aider à transmettre le bon niveau de familiarité et de respect dans toute situation professionnelle.

Lignes directrices pour le choix des salutations

La salutation est la salutation au début d'une lettre ou d'un e-mail. Étant donné que la salutation est la première chose qu'un recruteur, un responsable du recru.

La pertinence dépend de:

• Comment vous connaissez bien le destinataire
• Que vous envoyiez une lettre écrite ou imprimée ou un e-mail
• Le type de lettre que vous envoyez

En général, mieux vous connaissez la personne et plus la correspondance est décontractée, moins la salutation est formelle que vous pouvez utiliser.

Les salutations dans les e-mails sont généralement moins formelles que celles des lettres écrites ou imprimées. 

Salutations de lettres formelles

Salutations (ou bonjour, bon après-midi): Considérez ces options comme une version légèrement plus formelle de "Hello" et "HI."Ils sont appropriés pour des lettres et des e-mails écrits ou imprimés officiels à des personnes que vous ne connaissez pas (ou ne connaissez que sur une base occasionnelle). Par exemple, envisagez de les utiliser lors de l'envoi d'une newsletter à un autre département.

Cher: Cette salutation convient à la plupart des types de correspondance officielle écrite ou e-mail. Vous pouvez l'utiliser, que vous connaissiez la personne ou non et si le destinataire de la lettre est un superviseur ou une connaissance commerciale. "Cher" est couramment utilisé dans les lettres de motivation, les lettres de suivi et les lettres de démission aux employeurs. Les employeurs l'utilisent également dans les lettres d'acceptation et de rejet aux candidats.

À qui de droit: Ceci est utilisé dans la correspondance officielle écrite ou par e-mail lorsque vous n'avez pas un moyen de connaître la personne spécifique à qui vous écrivez. Vous pouvez utiliser "à qui cela peut concerner" lorsque vous faites une enquête sur un emploi que vous souhaitez postuler ou lorsque vous postulez pour un emploi, mais vous ne connaissez pas le nom de la personne qui dirige la recherche de candidats.

Salutations de lettre informelle

Bonjour: Alors qu'une salutation universelle, "Bonjour" n'est généralement approprié que dans la correspondance par e-mail. Là aussi, il ne devrait être utilisé que dans une correspondance occasionnelle avec les personnes avec lesquelles vous avez déjà établi une relation professionnelle (une lettre d'appréciation à un superviseur, par exemple).

Salut: Cette variation informelle n'est appropriée que dans la correspondance par e-mail la plus occasionnelle avec les personnes que vous connaissez bien. Par exemple, pensez à l'utiliser dans une note de remerciement à un collègue proche.

Faites un effort pour trouver le nom d'une personne spécifique dans le département que vous souhaitez contacter. (Essayez d'utiliser un site Web de l'entreprise ou LinkedIn pour trouver un contact spécifique.) L'utilisation du nom de la personne donne une touche personnelle au message.

Comment suivre une salutation

Après le trimestre d'ouverture qui transmet votre familiarité avec la personne (comme "Dear"), incluez soit l'honneur et le nom du récipiendaire (comme "MRS. Hudson "ou" Doctor Zhivago "), un nom (premier ou premier et dernier, comme" Abby "ou" Peter Parker "), ou un titre générique (" Sir "ou" Madame "), selon votre relation avec le destinataire.

Quand tu connais bien la personne

Si vous connaissez assez bien la personne pour être sur une base de prénom (un collègue actuel ou un superviseur, par exemple), suivez la salutation avec leur prénom uniquement ("Cher Jamison").

Quand tu ne connais pas la personne

Si vous ne connaissez pas bien la personne, utilisez M./SP. LastName, ou M./SP. Prénom nom de famille. Si votre contact a un nom neutre (comme Taylor Brown) et que vous n'êtes pas sûr de vous adresser à une femme ou à un homme, suivez le trimestre d'ouverture avec le nom complet de la personne ("Cher Taylor Brown").

Pour un employeur potentiel

Pour un employeur ou un superviseur potentiel, utilisez toujours M. ou ms. Sauf si vous avez été spécifiquement invité à utiliser le prénom de la personne.

Salutations génériques

Les salutations "Cher Monsieur ou Madame" ou "à qui elle peut concerner" peut être interprétée comme dépassée par certains, mais il est préférable de se tromper du côté du conservatisme lorsqu'il s'adresse à la correspondance dans les relations commerciales. Cela ne fait généralement pas de mal d'être trop formel, alors que votre professionnalisme peut être remis en question si vous choisissez une salutation occasionnelle.

Aborder le sexe

Vous pouvez utiliser le titre de genre approprié (comme "monsieur" ou "madame") si vous connaissez le sexe de la personne mais pas leur nom. Bien que vous deviez toujours aborder vos lettres aussi spécifiquement que possible, si vous ne pouvez pas obtenir le sexe de la personne, vous pouvez utiliser ses prénoms et noms: Cher Rory Smythe. Utilisez "Cher Monsieur ou Madame" en dernier recours.

S'adresser à plusieurs personnes

Lorsque vous traitez plusieurs personnes, les salutations et les salutations ci-dessus sont toujours appropriées. Cependant, vous devez inclure les noms de tous les destinataires s'il y a trois noms ou moins.

Vous pouvez écrire "Salut, Rick et Jen" ou "Cher Mary, Bob et Sue."Mais s'il y a plus de trois noms ou si vous préférez une salutation de groupe, utilisez" tout "ou" équipe "après le nom (" Salut, tout "ou" Dear Team ").

Salutations ponctuelles

À la fin de la salutation, vous devriez attacher une virgule ou un côlon. Par exemple, tous les éléments suivants sont acceptables:

• Chère Madame. Brun:
• Chère Madame. Brun,
• Chere Sarah:
• Chere Sarah,

Cela dit, le côlon est l'option la plus formelle, ce qui le rend adapté à la correspondance écrite et par e-mail. En revanche, la virgule est un choix légèrement plus informel, ce qui le rend plus adapté aux e-mails ou aux lettres écrites ou imprimées occasionnelles.

Quand passer à des salutations moins formelles

Gardez à l'esprit que certains termes d'ouverture qui communiquent un ton professionnel dans votre première correspondance peuvent transmettre un ton rigide s'ils sont utilisés dans les messages suivants, à quel point vous saurez mieux la personne.

Envisagez de réserver des termes officiels tels que «cher» ou «salutations» pour le premier point de contact, puis passer à des salutations et des salutations plus familières (telles que «bonjour à nouveau») dans les e-mails ultérieurs.

De même, changer les salutations à mesure que votre relation avec un contact d'entreprise approfondit. Par exemple, une fois qu'un employeur potentiel devient un superviseur, vous pouvez passer de "Dear" à "Bonjour."Et si votre contact se déconnecte avec son prénom et vous adresse par votre prénom, vous pouvez réciproquer. 

Écrire des lettres efficaces

Une salutation est un élément important de la correspondance formelle qui attire le destinataire et donne un ton professionnel. Cependant, il y a plus à en savoir plus sur la rédaction de lettres commerciales au-delà de la salutation à utiliser.

L'amélioration de vos compétences globales sur la rédaction de lettres commerciales vous aidera à élaborer un corps persuasif de la lettre afin que vous puissiez obtenir cette interview, envoyer une lettre de remerciement appropriée et finalement gagner des contacts commerciaux. Se référer à des échantillons de lettres d'entreprise peut vous aider à évaluer et à perfectionner vos compétences de rédaction de lettres.

Points clés à retenir

• La salutation donne le ton. Choisissez un approprié en fonction du mode de communication, de la façon dont vous connaissez le destinataire et du type de lettre que vous envoyez. 
• Dans la mesure du possible, utilisez le nom de la personne. Si vous ne pouvez pas découvrir ce que c'est, "à qui cela peut concerner" ou "Cher Monsieur ou Madame" est approprié. 
• Au fil du temps, les salutations peuvent devenir moins formelles. Comme vous correspondez à quelqu'un, "Cher M. Smith "peut se déplacer vers" Hi encore, Bob."Suivez l'exemple de la personne avec laquelle vous communiquez. En cas de doute, il vaut mieux se tromper du côté d'être trop formel plutôt que trop informel.