Maintenir les dossiers financiers du bureau de la loi

Si vous aspirez à être un avocat en exercice avec votre propre cabinet d'avocats, vous devez comprendre les enregistrements dont vous avez besoin pour maintenir. Vous pouvez être un expert dans la pratique de la loi, mais vous ne vous sentez peut-être pas aussi confiant dans vos connaissances comptables. Comprendre les fondamentaux et utiliser un logiciel de comptabilité spécialisé peut garder votre pratique sécurisée.

Systèmes comptables

Un bon système comptable pour toute petite entreprise comprendra de solides contrôles internes pour surveiller à la fois les revenus et les dépenses. En tant qu'avocat, vous devez vous assurer que votre système comptable a de solides contrôles internes, les frais facturés et les frais et dépenses avancés, pour les clients.

Que les factures soient basées sur un mandat spécifique, un mandat annuel, des frais conditionnels ou des frais de référence, vos frais sont basés sur le temps consacré aux projets de vos clients. C'est la raison pour laquelle les avocats maintiennent généralement des enregistrements détaillés pour suivre le temps passé sur les cas.

Vous pouvez utiliser des systèmes manuels ou électroniques pour suivre votre temps et vos dépenses facturables. Les cartes du grand livre des clients ont été utilisées pour enregistrer ces informations avant l'avènement des logiciels juridiques et de facturation. Quelle que soit la méthode de tenue de dossiers que vous préférez, vous voudrez généralement enregistrer votre temps passé sur les questions clients, ainsi que les dépenses facturables.

De temps en temps, vous pouvez payer les dépenses au nom de votre client pour les frais de dépôt ou d'autres frais. La plupart des avocats pratiquants enregistrent ces coûts avancés dans le système de la même manière à d'autres comptes crédives.

Le logiciel de comptabilité aura des revues spéciales pour enregistrer un seul type de transaction fréquente. Pour les avocats, le Journal de reçus en espèces affichera une ventilation des (1) frais reçus et (2) des remboursements de dépenses, y compris l'allocation entre les frais généraux réguliers payés et les frais de client. La complexité du Journal Cash Receipts variera en fonction de la taille du cabinet d'avocats, dont le plus fondamental n'est que le relevé bancaire et les copies de contrôle.

Records essentiels

En plus des dossiers discutés ci-dessus, les avocats maintiennent généralement au moins ce qui suit:

1. Carnet de rendez-vous: Un livre de rendez-vous contient des dossiers de nominations, généralement dans un format de calendrier.
2. Journal des comptes débiteurs: Le journal des comptes débiteurs montre les créances facturées mais non collectées.
3. Pilers des clients individuels: Ces comptes de grand livre comprennent une description des services rendus, des frais et des crédits, un résumé des frais non billables et des factures finales.
4. Enregistrements de temps de cas: Les enregistrements de temps sont enregistrés pour chaque client.
5. Registre des cas en cours: Ce registre résume tout travail juridique en cours et est généralement organisé par les noms des clients.
6. Rapports de résumé du temps: Les rapports de temps peuvent généralement être triés par l'avocat ou par le client et contenir des informations telles que le temps, les dates fonctionnantes, les facturation et autres dépenses facturables.

Ce sont les livres et dossiers de base que la plupart des avocats, quelle que soit la spécialité, auront un dossier pour leurs entreprises. De nombreux avocats utilisent un logiciel comptable et un logiciel de gestion de pratique juridique pour maintenir leurs livres et dossiers dans des formats électroniques. Alors que certains cabinets d'avocats utilisent QuickBooks, de nombreuses autres entreprises utilisent des logiciels spécifiques à l'industrie juridique, tels qu'Abacus Next, Clio ou Prolaw pour gérer leurs pratiques.

NOTE: Cet article est destiné à des fins éducatives uniquement; Vous devez consulter un fiscaliste pour discuter de toutes les questions ou problèmes que vous avez avec votre comptabilité, votre tenue de dossiers ou votre revenu.