Conseils de gestion lors de la construction d'un budget d'événement

Équilibrer un budget d'événement est l'un des principaux défis auxquels les planificateurs sont confrontés, et la racine de la plupart des problèmes d'argent peut être retracée aux premières étapes de discussion. Il est toujours préférable de commencer à concevoir un événement autour du montant des ressources financières disponibles et non vice versa. Dépenser quelques minutes à faire un budget non seulement vous fera économiser de l'argent ou mieux l'allouer, mais cela fera économiser beaucoup de temps en éliminant les variables coûteuses.

Dépense aux frais de planification des événements

Les dépenses peuvent provenir d'un large éventail de sources une fois que vous pensez à tous les composants impliqués dans la mise en scène d'une fonction. Les plus évidents sont la restauration et les dépenses de location de lieu, mais la liste ne fait que croître à partir de là. Le fait est que surplombant une seule catégorie de dépenses peut avoir un impact désastreux sur vos dépenses par personne. 

Remettre en question vos clients

En tant que planificateur d'événements, votre rôle est de fournir une assistance d'experts à la fois à la coordination et à la gestion financière de l'événement. Gardez à l'esprit que vos clients rêvent de perfection, et cela peut facilement assombrir leur jugement sur ce qui est fiscalement possible. Le moment de combler l'écart entre leur budget et leurs attentes est juste dès le début. Souvent, c'est aussi simple que de poser les bonnes questions et de rédiger un budget lors de votre première réunion.

Créer un budget d'événement de base

Une fois que vous avez une vision de l'événement et une estimation de la quantité d'argent avec laquelle vous devez travailler, il est enfin temps de structurer le budget. Une étape importante ici est de dire à vos clients que les budgets d'événements sont des «ébauches de travail» qui sont susceptibles de changer à mesure que plus de détails arrivent. N'oubliez pas que très peu de clients ont une expérience des coûts et des frais associés aux fluctuations de fréquentation, il est donc préférable de construire dans une zone tampon de 10% pour éviter de manquer de fonds. 

Calculer les frais de planificateur d'événements

Bien sûr, vous devez intégrer vos frais de planification dans le budget, et cela peut être un sujet délicat pour certains. Les planificateurs d'événements ont plusieurs façons de facturer leurs services, allant des frais droits aux commissions en pourcentage. En fin de compte, il s'agit de trouver un médium des deux côtés peuvent s'entendre sur. Assurez-vous que votre structure de frais est documentée dans un contrat et incluez-les comme une dépense dans tous les projets de budget.

Coût des événements de coupe

Vous travaillerez rarement sur un événement qui a un budget illimité. Il est plus que probable que vous atteignez un point du processus de planification où les décisions concernant la réduction des coûts doivent être prises. C'est là qu'un planificateur d'événements expérimenté peut vraiment briller en aidant leurs clients. L'objectif est d'identifier quelles options ont la plus grande impression des invités. Par exemple, si vous dépensez moins sur les centres de table afin de préserver le dessert gastronomique? Dans certains cas, un planificateur peut passer par les dépenses et renégocier ou réduire les zones où les clients ne remarqueront jamais. 

Contrôler les dépenses audio et visuelles

L'éclairage et l'équipement sonore ont un grand impact sur la présentation de votre événement, mais il a également tendance à avoir un impact important sur le budget. Lorsque vous tenez compte des autres dépenses AV comme des projecteurs, de l'accès à Internet et des services vidéo, il ne faut pas longtemps pour que cette catégorie devienne l'un des plus grands chiffres de votre budget. 

Trouver des options de marketing à faible coût en ligne

Le marketing est une autre dépense qui peut croître de façon exponentielle si vous n'obtenez pas de résultats tout de suite. La capture, bien sûr, est qu'à moins que vous ne commercialisez efficacement, il n'y aura pas suffisamment de participants pour soutenir les coûts de l'événement. C'est pourquoi il est logique d'utiliser autant d'options libres ou à faible coût pour faire passer le mot initial sur une occasion à venir.