Négociation dans le processus d'achat

La négociation dans le processus d'achat couvre la période à partir du moment où la première communication est effectuée entre l'acheteur d'achat et le fournisseur jusqu'à la signature finale du contrat. La négociation peut être aussi simple que d'essayer d'obtenir une réduction sur un cas de gants de sécurité jusqu'à la complexité des principaux achats de capitaux.

Un professionnel de l'achat doit viser à réussir ses négociations avec les fournisseurs pour obtenir le meilleur prix avec les meilleures conditions pour chaque article acheté.

Base de fournisseurs plus petite et contrats à long terme

Le processus de négociation est devenu un secteur plus important dans le processus de chaîne d'approvisionnement alors que les entreprises cherchent à réduire leurs dépenses tout en augmentant leur pouvoir d'achat. Cela signifie que les professionnels de l'achat doivent négocier des taux de plus en plus meilleurs avec les fournisseurs tout en maintenant ou en augmentant la qualité et le service.

Dans le passé, les entreprises avaient une longue liste de fournisseurs qu'ils achèteraient à différents articles dont l'achat de ressources consacrait à un temps limité pour négocier les prix les plus bas. La meilleure solution disponible était de comparer les prix de la liste des catalogues et de sélectionner le fournisseur en fonction de ces informations. La tendance au cours de la dernière décennie a été de rationaliser la base des fournisseurs et de conclure des accords à long terme avec une seule source. Cela offre aux entreprises la possibilité de négocier des prix considérablement inférieurs aux articles qu'ils achetaient auprès d'un certain nombre de fournisseurs distincts.

Les vendeurs sont partenaires

L'accent mis sur la négociation est passé du scénario de prix le plus bas à la négociation avec moins de fournisseurs pour obtenir le prix le plus bas avec le meilleur service, la qualité et les conditions. L'objectif des entreprises était de réduire les dépenses globales plutôt que de négocier le prix le plus bas avec un grand nombre de fournisseurs, ce qui n'a pas donné le meilleur résultat global.

Les contrats négociés à long terme avec une base de fournisseurs plus petits ont produit une plus grande relation de partenaire entre l'acheteur et le fournisseur. La relation peut devenir moins adversaire qui profite à l'acheteur et au vendeur. Dans un type de relation partenaire, l'acheteur encouragera le vendeur à augmenter la qualité et le service, et le vendeur sait qu'en faisant cela, le partenariat se poursuivra avec un contrat renouvelé avec des ventes garanties.

Négociation ou RFQ

Les services d'achat non gouvernementaux continuent d'offrir une gamme de fournisseurs préqualifiés une demande de devis (RFQ) pour les articles ou les services qu'elle souhaite acheter. Le processus d'offre compétitif peut produire une gamme d'offres et de conditions que le service d'achat évaluera, puis attribuera l'entreprise. Cela peut ou non impliquer une forme de négociation.

La plupart des affaires négociées impliquent des articles ou des services qui ne sont pas nécessairement définissables par un RFQ. Le service des achats et le vendeur négocieront plus qu'un prix. La négociation couvrira généralement ce qui doit être fabriqué ou quelle est l'étendue du service à fournir, la garantie, les services de transport, l'assistance technique, l'alternative d'emballage, les plans de paiement, etc.

L'achat d'articles ou de services d'un coût important nécessitera des négociations prolongées pour arriver à un contrat final.

Les professionnels de l'achat sont tenus de participer à ces types de négociation pour s'assurer que leurs entreprises obtiennent le meilleur prix avec les termes les plus favorables, et le personnel peut devoir être formé aux méthodes de négociation car elle devient plus courante dans un climat économique difficile.

Objectifs de négociation

Le personnel de l'achat doit entrer toutes les négociations avec des objectifs clairement définis. Sans objectif, la possibilité pour le professionnel de l'achat de concéder sur le prix, la qualité ou le service est considérablement augmenté. Le négociateur doit participer à des discussions avec le vendeur avec des objectifs précis qu'ils souhaitent atteindre pour leur entreprise.

L'objectif ne doit pas être absolu et devrait permettre une certaine flexibilité. Cependant, le négociateur doit également s'assurer qu'ils ne s'écartent pas des objectifs et se permettent de négocier sur des domaines qui ne faisaient pas partie de la discussion. Par exemple, un négociateur peut avoir travaillé avec le vendeur sur ses objectifs sur le prix et le service, mais pas la qualité. Lorsque le vendeur commence à discuter de la qualité, le négociateur doit s'abstenir de tout accord où il est sans objectif défini.

La négociation est une partie importante du rôle du professionnel de l'achat. C'est une compétence qui est apprise, et la formation peut aider à acheter du personnel pour comprendre ce qui est nécessaire lors de la négociation avec les fournisseurs.