Liste de contrôle de planification pour les petits événements

Les petits événements ont beaucoup plus de flexibilité en ce qui concerne les opportunités avec des lieux, des activités et des interactions. En fin de compte, il est tout simplement plus facile de travailler avec les besoins d'un groupe plus petit. Bien sûr, les planificateurs doivent toujours faire preuve de créativité si vous voulez que la journée coule bien. Une liste de contrôle des détails importants aide le flux de l'événement et donne un aperçu précieux de ce qui peut mieux fonctionner la prochaine fois.

Commencez par les bases

Les meilleures idées commencent par une base solide, il est donc important de mettre en place le cadre de votre événement avant de regarder trop loin. Des choses comme les dates, les heures et les itinéraires doivent être terminés avant de passer à des détails complexes. Assurez-vous d'utiliser les nombreuses applications et programmes gratuits utilisés pour suivre les dates et les appels nécessaires.

Choisissez le bon endroit

Vous aurez plus de facilité à trouver une place pour un groupe plus petit, mais les seuils de capacité seront plus serrés. Si votre événement se développe de 50 personnes à 100, vous devrez peut-être déménager dans une plus grande pièce en fonction des capacités de votre lieu. D'une manière générale, il est plus facile de devenir plus petit dans une pincée, alors achetez une pièce qui peut accueillir votre projection de présence la plus importante et réduire en panne le besoin tant que cela n'affecte pas le budget.

Cartographier une stratégie marketing

Même si vous organisez un «événement gratuit», vous devez toujours le présenter d'une manière qui attire les inscriptions. Les gens veulent savoir comment ils bénéficieront de l'occasion, et la façon dont vous rédigez vos invitations et matériel marketing peut avoir un grand impact sur leur apparaître ou non. Bien que votre événement vous semble probablement excitant, le vrai défi consiste également à exciter les autres.

Budget par personne

Le seul inconvénient des petits événements est qu'ils coûtent généralement plus cher par personne car les prix de l'hôtel et de la restauration diminuent à mesure que les quantités augmentent. Pour rendre les choses encore plus compliquées, une baisse de 20% du nombre pour un petit événement a le potentiel d'affecter le statut de tarification de votre groupe. Dans cet esprit, vous voulez budgétiser les coûts par personne dans le cadre du personnage de présence le plus bas. Si vous le faites avec précision, votre marge bénéficiaire augmentera en fait pour chaque personne que vous ajoutez sur la projection.

Jouez à vos forces

Les petits groupes offrent plus de possibilités de discussions organisées, alors utilisez-le à votre avantage lors de la planification de l'itinéraire. Ce n'est pas très amusant d'être «parlé à» toute la journée, c'est pourquoi de nombreux petits événements offrent des séances de groupe ou des options d'évasion. Même les projets de groupe peuvent être intégrés dans les bonnes circonstances. Pensez à des moyens d'impliquer vos participants dans le dialogue car cela augmentera son taux de rétention de chaque présentation.

Inclure des séances de questions-réponses et des formulaires de rétroaction

La meilleure façon de faire un saut sur la planification de votre prochain événement est d'écouter les commentaires de votre actuel. Laissez beaucoup de temps pour des questions à la fin de chaque segment. Vous pouvez également mettre en scène des questions de votre personnel afin de commencer la conversation. Les formulaires de rétroaction sont assez faciles à inclure dans vos paquets d'information, mais assurez-vous d'instruire les participants sur la façon dont vous voulez les soumettre.

Ajouter des opportunités de réseautage post-événement

Une bonne fonction de réseautage peut ajouter une valeur énorme à tous les participants. Si vous étiez efficace pour stimuler le dialogue entre les participants, tout le monde devrait savoir un peu quelque chose les uns sur les autres à la fin de la journée. Cela aide toujours à rendre la nourriture disponible dans une fonction comme celle-ci, et vous pouvez même recruter des engagements avant le jour de l'événement. Comme on dit, rien ne tire une foule comme une foule, alors soyez proactif pour promouvoir toutes les fonctions post-événement.

Les petits événements ont le potentiel d'être une expérience riche et enrichissante pour tout le monde, mais vous devez planifier chaque minute en pensant au public. La bonne nouvelle est que cela devient plus facile à chaque fois parce que vous comprendrez précisément ce que vos invités espèrent.