Lettre professionnelle et les directives de rédaction par e-mail

Quelle est la meilleure façon d'écrire une lettre? Les lettres de papier fonctionnent-elles toujours ou est-ce que le courrier électronique est une meilleure option? Il n'y a pas une meilleure façon de communiquer. Dans certains cas, il est logique de communiquer par e-mail, à d'autres moments, vous devrez peut-être envoyer des lettres traditionnelles dactylographiées, imprimées et signées.

Ce que vous choisissez dépend de qui vous communiquez et du but de votre correspondance.

Le courrier électronique est plus rapide et plus facile, mais certains e-mails ne s'ouvrent jamais et, selon qui vous écrivez et pourquoi vous écrivez, vous devrez peut-être envoyer une lettre dactylographiée et signée ou même la télécharger en ligne.

Le type de message que vous choisissez dépend de qui vous communiquez et du but de votre correspondance.

Lettre professionnelle et les directives de rédaction par e-mail

Voici des directives pour écrire des lettres et des e-mails, notamment comment écrire, formater et relire vos lettres, avec des exemples de différents types de lettres commerciales.

Quoi d'inclure dans une lettre ou un e-mail

Quelle que soit la façon dont vous communiquez, les lettres bien écrites incluent plusieurs sections. Ce que vous incluez dans chaque section et comment le document est formaté dépendra de la question de savoir si vous envoyez une lettre dactylographiée ou un e-mail.

Ce guide de rédaction de lettres comprend ce qui devrait être répertorié dans chaque partie d'une lettre, comment aborder et signer des communications dactylographiées et par e-mail, des formats de lettres et des dispositions, ainsi que des exemples et modèles.

Parties d'une lettre

• Coordonnées
• Salutation (salutation)
• Corps de lettre
• Fermeture
• Signature

Coordonnées
La façon dont vous incluez vos coordonnées sera différente en fonction de la façon dont vous envoyez votre lettre. Lorsque vous envoyez un e-mail, vos coordonnées seront à la fin du message au lieu du haut de la page.

Exemples de salutation
La salutation est la section de salutation de votre lettre. Voici une liste d'exemples de salutation aux lettres qui fonctionnent bien pour la correspondance professionnelle.

Corps de lettre

Le corps de votre lettre comprendra plusieurs paragraphes.

• Le premier paragraphe doit inclure une introduction et une brève explication de votre motif d'écriture.
• Le deuxième paragraphe (et tout paragraphe suivant) devraient expliquer davantage vos raisons pour lesquelles.
• Le dernier paragraphe doit soit demander l'action au lecteur, si vous demandez quelque chose, soit expliquer comment vous allez suivre.

Assurez-vous que le but de votre lettre est clair. Le lecteur devra savoir ce que vous demandez et comment il peut vous aider. Ou, si vous offrez des services ou de l'assistance ce que vous pouvez fournir au lecteur.

Fermeture
Une lettre est clôturée avec un terme comme "Meilleures salutations" ou "sincèrement" qui est suivie d'une virgule, alors votre signature si vous envoyez une lettre dactylographiée. Si vous envoyez un e-mail, tapez simplement votre nom après la clôture. Voici une liste d'exemples de clôture de lettres qui conviennent à la correspondance liée aux entreprises et à l'emploi.

Signature

La touche finale de votre lettre est votre signature, qui, dans un e-mail, inclura vos coordonnées.

• Comment signer une lettre
• Comment configurer une signature de messagerie

Comment aborder une lettre
Il est important de s'adresser à l'individu que vous écrivez formellement, sauf si vous les connaissez très bien. Voici comment aborder une lettre, y compris les informations génériques que vous pouvez utiliser si vous n'avez pas de personne de contact dans l'entreprise.

Formatage de votre correspondance

Maintenant que vous avez toutes les informations dont vous avez besoin pour inclure, consultez le format standard à utiliser pour les lettres et les messages électroniques:

• Format de lettre
• Format de messagerie électronique

Lignes de rédaction de lettres

L'étape suivante consiste à polir votre lettre, donc il y a beaucoup d'espace entre les paragraphes et le haut et le bas de la page. Vous voudrez également sélectionner un style et une taille professionnelles lisibles. Ce que vous dites dépendra de la raison pour laquelle vous écrivez, alors assurez-vous d'adapter votre lettre pour s'adapter à votre situation personnelle et professionnelle.

Voici des guides étape par étape pour écrire une variété de différents types de lettres, y compris les marges de page, les polices, l'espacement et les détails de ce qu'il faut inclure, ainsi que des exemples de chacun.

• Comment rédiger une lettre de motivation
• Comment rédiger une lettre de demande d'emploi
• Comment rédiger une lettre de référence
• Comment rédiger une lettre de démission
• Comment rédiger une lettre de remerciement
• LinkedIn Message et directives d'invitation
• Directives par e-mail professionnelles

Exemples et modèles

L'utilisation d'un modèle est un excellent moyen de démarrer votre propre lettre ou e-mail car vous commencez par le format de base en place. Remplissez simplement vos informations dans la section appropriée de la lettre.

Il est également utile de consulter des exemples, car vous obtiendrez des idées pour quoi dire dans votre propre correspondance.

Échantillons de lettres
Des échantillons de lettres, notamment des lettres commerciales, des lettres de motivation, des lettres de remerciement des entretiens, des lettres de suivi, des lettres d'acceptation et de rejet d'emploi, des lettres de démission, des lettres d'appréciation, des lettres commerciales et d'autres échantillons de lettres et modèles.

Exemples de e-mail
Emploi, recherche d'emploi et exemples de messages électroniques commerciaux, ainsi que des modèles de messagerie, des exemples de messages formatés, et une ligne d'objet, des salutations et des exemples de signature.

Relecture et vérification orthographique

Enfin, avant d'imprimer ou de télécharger votre lettre ou d'envoyer votre e-mail, une vérification orthographique, un chèque de grammaire et de la revoir. Un conseil pour s'assurer qu'il n'y a pas d'erreurs est de le lire à haute voix. Vous remarquerez peut-être des erreurs que vous n'avez pas surpris en train de le revoir en le regardant simplement.