Conseils de responsabilité de l'équipe de gestion de projet

La responsabilité, qui est essentielle au succès de chaque projet, ne signifie pas qu'un chef de projet doit garder les gens, les microgestion ou les gens de Browbeat pour faire avancer les choses. De telles tactiques provoquent souvent des conflits et une animosité envers le chef de projet. Plutôt que d'être la seule personne qui tient des personnes responsables, une meilleure approche que le chef de projet peut adopter est d'autonomiser toute l'équipe pour respecter la responsabilité du projet. Voici six façons de créer une responsabilité dans un projet:

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Répondre à la responsabilité lors de la réunion du coup d'envoi

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La réunion du coup d'envoi du projet est un moment pour que l'équipe de projet soit enthousiasmée par le projet et pour définir les attentes sur la façon dont le projet va fonctionner. Définir la responsabilité à l'avance en tant que principe fondamental du projet est essentiel. 

Lors de la réunion du coup d'envoi, le sponsor du projet et le chef de projet rendent leurs attentes claires. Le sponsor du projet note comment ils tiendront le chef de projet responsable et comment le chef de projet tiendra tout le monde responsable.

La responsabilité ne s'arrête pas là. S'appuyant sur ces points, le chef de projet permet aux membres de l'équipe de savoir qu'ils s'attendent à ce qu'ils leur tiennent également le chef de projet responsable. Le chef de projet note également comment ils s'attendent à ce que les membres de l'équipe se tiennent mutuellement responsables. S'appeler les uns les autres est encouragé, tant que tous les membres de l'équipe maintiennent le professionnalisme et le respect envers les autres.

Ces déclarations établissent un système de responsabilité clair. Le chef de projet est finalement responsable du succès du projet, mais pour réussir, le chef de projet s'attend à ce que tout le monde soit responsable et se tiendra des responsables.

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Mettre en évidence l'interconnexion des tâches

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Les projets incluent presque toujours des tâches interdépendantes. Certaines choses doivent se produire en séquence pour réussir le projet. En tant que chef de projet présente les détails d'un projet à l'équipe, le chef de projet devrait être intentionnel de souligner comment les tâches se croisent.

Parfois, les tâches fonctionnent simultanément. Cela peut arriver par nécessité ou dans l'intérêt de l'efficacité. Une fois les tâches terminées, leurs produits de travail sont utilisés dans une tâche ultérieure. La structure de responsabilité fonctionne comme dans l'exemple ci-dessus. Ceux qui travaillent sur la tâche suivante tiennent ceux qui travaillent sur les tâches précédentes responsables.

Par le chef de projet montrant aux membres de l'équipe comment les tâches sont liées les unes aux autres et comment chaque membre de l'équipe doit faire du bon travail au profit des autres membres de l'équipe, le chef de projet incite les membres de l'équipe à se tenir responsables.

Si un membre de l'équipe ne peut pas démarrer une tâche jusqu'à ce qu'un autre membre de l'équipe termine sa tâche, le membre de l'équipe à charge a un intérêt acquis pour le succès de l'autre membre de l'équipe et tiendra ce membre de l'équipe responsable des performances en temps opportun et de haute qualité.

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Obtenez des engagements publics sur les articles d'action

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L'une des raisons pour lesquelles les chefs de projet tiennent les réunions d'équipe est de déterminer les prochaines étapes en fonction de la façon dont le projet a progressé. Lorsque cela est possible, les choses devraient se dérouler comme prévu, mais lorsque des problèmes inattendus surviennent, ils doivent être manipulés. 

Peu importe qui accepte de gérer un problème, le membre de l'équipe qui assume la tâche, le chef de projet doit documenter ce qui doit être fait et quand il devrait être terminé.

L'élément d'action doit ensuite être inclus dans les notes de réunion ou dans un journal des articles d'action. Différentes philosophies de gestion de projet font cela différemment. La clé est d'écrire des éléments d'action pour référence future.

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Suivi publique sur les articles d'action

10 000 heures / DigitalVision / Getty Images

Lorsque les membres de l'équipe prennent des engagements, toute l'équipe doit être en mesure de compter sur la tâche terminée. La rédaction de ces engagements est excellente, mais les tâches doivent être terminées.

Au fur et à mesure que les tâches sont affectées, le chef de projet doit faire un suivi pour s'assurer que les membres de l'équipe s'en tiennent à leur mot. La meilleure partie du partage de la responsabilité est que les chefs de projet ne doivent pas être le méchant.

Une fois que le chef de projet a établi une atmosphère de responsabilité, il n'est pas nécessaire que le chef de projet lambaste quelqu'un qui ne suive pas. La dynamique du groupe s'occupera de la situation. La pression des pairs peut fonctionner positivement. Le chef de projet doit simplement attirer l'attention sur le point d'action et laisser la personne responsable parler.

De temps à autre, le chef de projet peut avoir besoin de poser des questions à sonder pourquoi un engagement n'a pas été respecté, mais généralement, la personne responsable sera à venir sur les erreurs, les erreurs de calcul et prendra un nouvel engagement à compléter l'élément d'action original et peut-être à expier tout laps de performance.

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Affronter une mauvaise performance

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La mauvaise performance d'un membre de l'équipe de projet est un problème que les chefs de projet doivent faire face à une et diplomatiquement. Si d'autres membres de l'équipe de projet voient les mauvaises performances tolérées, leur motivation va baisser et leurs performances diminueront probablement en conséquence.

Cependant, les chefs de projet ne peuvent pas être des scapissions de buzz réduisent les mauvais artistes lorsqu'ils ne répondent pas aux attentes. C'est un équilibre entre la gestion des choses rapidement et les manipuler.

Une mauvaise performance ne disparaît pas tout seul. Il ne peut pas être autorisé à s'attarder, mais les chefs de projet doivent offrir au mauvais des interprètes pour corriger leur comportement une fois qu'il a été porté à leur attention. 

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Escaladez les problèmes de performance lorsque cela est nécessaire

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Si la gestion de mauvaises performances en tête-à-tête ne fonctionne pas, le chef de projet doit dégénérer le problème au superviseur du membre de l'équipe. Si cela échoue, le sponsor du projet peut avoir besoin d'intervenir.

Avant d'escalader un problème au sponsor du projet, un chef de projet doit épuiser toutes les autres options. Dans le cas de mauvaises performances, le chef de projet devrait être précis avec le sponsor du projet et faire des recommandations pour résoudre le problème.

Si le chef de projet souhaite que le membre de l'équipe soit conseillé par un deuxième directeur de ligne, par exemple, le chef de projet devrait le dire. Si le chef de projet souhaite que le membre de l'équipe soit remplacé, le chef de projet devrait faire une telle demande. Le chef de projet doit fournir des options et mettre en évidence les avantages et les inconvénients de chaque option.