Raisons de donner (ou de ne pas donner) à un employé un téléphone portable d'une entreprise

Les dépenses liées au travail pour les employés faisant leur travail à distance sont souvent couvertes par les employeurs, ce qui peut inclure l'utilisation de téléphones portables. En ce qui concerne les services de téléphonie mobile, il y a deux façons dont les employeurs peuvent aller. Ils peuvent rembourser les employés pour le travail terminé ou la communication liée à l'entreprise via leurs téléphones portables ou leurs smartphones, ou ils peuvent fournir aux employés des téléphones portables appartenant à l'entreprise.

En 2018, 95% des Américains possèdent des téléphones portables et 77% des Américains possèdent des smartphones, selon le Pew Research Center. De ces chiffres, il est raisonnable de s'attendre à ce que les employés aient leur propre téléphone, donc le remboursement peut être une option raisonnable. Mais fournir des téléphones portables a également ses propres avantages, il est donc important pour les employeurs de prendre en compte autant de facteurs que possible, à la fois pro et Con, avant de décider de fournir aux employés des téléphones portables ou non.

L'un des plus grands avantages pour donner aux employés des téléphones portables appartenant à l'entreprise est la possibilité d'avoir tout le monde en utilisant le même matériel et les mêmes logiciels. Cependant, la plupart des gens n'aiment pas transporter deux appareils mobiles en même temps, afin que les employés puissent consulter le transport d'un téléphone appartenant à l'entreprise en plus de leur téléphone personnel comme un inconvénient important.

Pro: compatibilité

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En fournissant des téléphones portables, les employeurs peuvent choisir un opérateur, du matériel et un système d'exploitation qui correspond le mieux aux besoins de l'entreprise. Les entreprises pourraient décider qu'elles souhaitent aller avec iOS d'Apple, Android de Google ou une autre option. Mais quoi qu'ils choisissent, ils sauront que tous leurs employés devraient avoir accès aux mêmes logiciels et fonctionnalités. Cela peut améliorer la communication interne et il rationalise certainement les services de travail pour les technologies de l'information (TI).

Con: transport de plusieurs téléphones

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Il est plus rare de voir des gens sans téléphone portable à portée de main, mais peu de gens veulent transporter deux téléphones portables. Les entreprises peuvent (et devraient) établir des politiques d'utilisation personnelle des téléphones portables de l'entreprise, mais la plupart des employés ne veulent pas mener des entreprises personnelles sur un téléphone portable qu'ils savent que leur employeur peut surveiller. Cela laisse porter un deuxième téléphone portable comme seule alternative, et ce n'est généralement pas populaire auprès des employés.

De plus, la plupart des employés apprécieraient d'être remboursé pour leur téléphone personnel comme alternative à la transport d'un deuxième téléphone. Cela est particulièrement vrai car ces remboursements ne sont pas imposables, comme une décision de l'IRS 2011. Pour que ce soit le cas, cependant, le montant remboursé doit être lié à raison et démontrablement aux besoins de l'entreprise.

Pro: Économies de coûts

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Si vous remboursez les employés pour l'utilisation professionnelle de leurs téléphones cellulaires personnels, vous couvrez le coût de plusieurs plans de tarifs individuels. Vous paierez probablement un taux nettement inférieur par téléphone si vous établissez un compte commercial pour plusieurs lignes avec un seul fournisseur. Comme avec la plupart des achats en vrac, plus vous avez besoin de lignes, moins vous pouvez vous attendre à payer par ligne. La concurrence est féroce parmi les fournisseurs de téléphones portables, vous pouvez donc être agressif lors de la négociation du meilleur taux possible.

Con: plus de travail pour les services informatiques

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Bien qu'il profite aux services informatiques si tout le monde a le même matériel et utilise le même logiciel, les téléphones portables appartenant à l'entreprise doivent encore être entretenus par des spécialistes de la technologie. Lorsque les employés possèdent leurs propres téléphones portables, ils devraient également les maintenir, mais si des problèmes surviennent avec les téléphones portables appartenant à l'entreprise, votre service informatique devra les résoudre.

De plus, comme les employés ne possèdent pas leurs téléphones émis par l'entreprise, ils peuvent ne pas être aussi prudents avec eux qu'ils le seraient s'ils les possédaient personnellement. Cela peut entraîner une augmentation du taux de remplacement de l'entreprise.

Pro: Accès 24/7

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Travailler à distance n'est pas la seule raison pour laquelle les employés ont des téléphones portables. Certains employés, tels que les dirigeants ou les membres du personnel informatique, doivent être en appel ou autrement accessibles dans un court délai. Porter un téléphone portable d'une entreprise, pour cette raison, peut faire partie de ses descriptions de travail. Dans des situations urgentes, le temps peut être critique et un téléphone portable de l'entreprise peut fournir un accès rapide à la personne appropriée.

CON: COSS DE MODIFICATION

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La technologie des téléphones portables change rapidement, même par rapport à d'autres produits liés à la technologie. Bien que les entreprises puissent investir dans le matériel informatique et les logiciels qui pourraient durer plusieurs années, il n'est pas réaliste de s'attendre à ce que les téléphones portables de plus de quelques années soient en mesure de répondre aux demandes actuelles. Si vous fournissez des téléphones portables aux employés, attendez-vous à mettre à niveau leurs appareils au moins tous les deux ans. Si les employés sont frustrés par la technologie lente ou obsolète, cela diminuera probablement la production.

C'est une bonne idée de prendre cela en compte lors de la négociation initiale d'un accord avec votre fournisseur afin que vous puissiez obtenir le meilleur prix possible sur les mises à niveau attendues.