Demande de proposition (DP)

Lorsqu'une exigence commerciale complexe a été définie, une entreprise est alors prête à trouver un fournisseur pour répondre aux exigences. La première étape pour trouver un fournisseur consiste à créer et à envoyer une demande de proposition (RFP). Le document RFP doit contenir en détail tous les aspects de l'exigence commerciale et ce que l'entreprise a besoin d'un fournisseur potentiel pour répondre aux exigences spécifiées dans la DP. Le vendeur produira une offre en fonction de sa compréhension des exigences spécifiées dans la DP, et les offres concurrentes seront évaluées pour produire soit la sélection du fournisseur gagnant, soit une liste de vendeurs qui diffusera ensuite des présentations à l'entreprise.

Définir la demande de document de proposition

Le document DP est crucial pour obtenir un fournisseur qui peut répondre aux exigences commerciales d'un client. Si le document est défectueux, soit par des exigences ambiguës, des exigences manquantes ou des exigences déraisonnables sur le fournisseur, le processus de DP entraînera des offres incomplètes, ou dans certains cas, aucune offre. Les vendeurs ne sont pas tenus de soumettre des offres à chaque DP qu'ils reçoivent, et même s'ils pouvaient répondre aux exigences de la DP, ils peuvent ne pas avoir la capacité de répondre aux exigences en temps opportun. Le dernier se trouve souvent lorsqu'un client envoie des DP à des fournisseurs plus petits qui peuvent être des leaders dans son domaine mais n'ont pas les moyens ou la capacité de répondre aux besoins du client.

Chaque DP sera différente en fonction des exigences qui ont été définies et des besoins spécifiques du client. Même au sein de la même entreprise, un document RFP peut différer de mise au point en fonction des exigences principales. Pour certains RFP, l'accent peut être mis sur le prix, tandis que d'autres peuvent se concentrer sur les délais de livraison ou les exigences de qualité pour les articles nécessaires.

Caractéristiques spécifiques du document RFP

Il existe certaines fonctionnalités du document RFP qui sont nécessaires. Par exemple, chaque DP devrait avoir une date et une heure spécifiques sur lesquelles le client exige que tous les fournisseurs potentiels aient soumis une offre. Si les offres sont soumises après cette date, elles doivent être jetées. Si un vendeur ne peut pas soumettre une offre à temps, cela pourrait indiquer un problème possible avec l'organisation et peut-être des problèmes de livraison.

Cependant, le client doit donner aux vendeurs un temps suffisant pour soumettre une offre. Si les exigences sont particulièrement complexes, les fournisseurs peuvent avoir besoin d'assembler une équipe de réponse pour décomposer les exigences en zones qu'ils peuvent comprendre, puis assembler une offre. Si la chronologie définie dans la DP est trop courte, les réponses peuvent être précipitées et que les vendeurs peuvent deviner la complexité du projet, plutôt que de le comprendre pleinement. Cela conduira à des offres inexactes et à un processus de DP gaspillé.

Le document RFP doit indiquer le processus si les fournisseurs ont des questions supplémentaires sur les exigences spécifiées dans la DP. Les fournisseurs ne devraient pas être autorisés à appeler le client car cela peut conduire à un fournisseur qui lui donne des informations supplémentaires qui leur donne un avantage concurrentiel. Il est préférable d'organiser une conférence téléphonique afin que les représentants de chaque fournisseur puissent poser et écouter des questions adressées au client. Cela garantit une équité dans le processus d'appel d'offres.

Un document RFP doit également spécifier clairement le format la réponse RFP des fournisseurs. Si cela n'est pas clairement défini, des réponses seront envoyées qui se trouvent dans des formats différents et il serait impossible de comparer les offres du fournisseur. Le format de réponse doit identifier ce qui est requis par le vendeur dans chaque section, tels que les références, les curriculum vitae des membres potentiels de l'équipe, un document avec les fournisseurs comprenant les exigences et un format pour la tarification. Si chaque fournisseur adhère au format de réponse correct, cela facilitera une comparaison des offres.