Exemple de politique de congé payé

Vous avez besoin d'une politique de congé (PTO) rémunéré dans votre organisation afin que les employés comprennent vos règles et vos attentes quant au temps qu'ils doivent passer au travail. La politique assure que les malentendus sur le montant et le type de PTO sont minimisés.

La politique de la PTO garantit également qu'en tant qu'employeur, vous avez un cadre publié qui vous fournit des conseils pour prendre des décisions qui garantissent le traitement équitable et équitable des employés. Ces deux objectifs sont une victoire pour les employeurs et les employés.

Voici l'échantillon de politique de prise de force.

Objectif des congés payés

Le temps de congé payé est de fournir aux employés un congé payé flexible du travail qui peut être utilisé pour des besoins tels que les vacances, les personnes personnelles ou familiales, les rendez-vous chez le médecin, l'école, le bénévolat et d'autres activités du choix de l'employé. L'objectif de l'entreprise est de réduire les absences imprévues et la nécessité d'une surveillance de supervision.

Les jours de prise de force que vous accumulez, efficace (date) Remplacer toutes les vacances, les temps de maladie et les jours ouvrables personnels existants que vous avez été attribués dans le cadre des politiques antérieures. Les vacances que vous avez accumulées dans le passé se poursuivront, au-delà de la politique de la PTO, selon les directives de l'entreprise à l'époque.

Lignes directrices pour l'utilisation de la prise de force

Chaque employé à temps plein accumulera la prise de force bi-hebdomadaire par incréments horaires en fonction de sa durée de service telle que définie ci-dessous. PTO est ajouté à la banque de PTO de l'employé lorsque le chèque de paie bihebdomadaire est émis. La prise de force prise sera soustraite de la banque de temps accumulée de l'employé par incréments d'une heure.

Les employés temporaires, les employés de contrat et les stagiaires ne sont pas éligibles pour accumuler la prise de force.

L'admissibilité à l'accumulation de PTO dépend de l'employé qui travaille, soit en utilisant une prise de force accumulée pour toute la période de rémunération des deux semaines. La prise de force n'est pas gagnée dans les périodes de rémunération pendant lesquelles un congé non rémunéré, un congé d'invalidité à court ou à long terme, ou un congé d'indemnisation des accidents du travail est pris.

Les employés peuvent utiliser le temps de leur banque de force par incréments horaires. Le temps qui n'est pas couvert par la politique de la PTO, et pour laquelle existent des directives et des politiques distinctes, notamment les vacances payées, le temps libre de deuil, les droits de jury requis et le congé de service militaire.

Pour prendre la PTO, il faut deux jours de préavis au superviseur et aux ressources humaines à moins que la PTO ne soit utilisée pour une maladie ou des urgences légitimes et inattendues. (Utilisez le formulaire de congé payé pour demander PTO.) Dans tous les cas, la prise de force doit être approuvée par le superviseur de l'employé à l'avance.

Votre entreprise apprécie autant de préavis que possible lorsque vous savez que vous vous attendez à manquer de travail pour une absence prévue.

Exceptions de congé payé

• Les employés qui manquent plus de trois jours imprévus consécutifs peuvent être tenus de présenter une libération d'un médecin au service des ressources humaines qui leur permet de retourner au travail.
• La prise de force prise au-delà de la PTO accumulée peut entraîner des mesures disciplinaires progressives jusqu'à et y compris la cessation d'emploi. Ce temps libre ne sera pas rémunéré. La seule exception possible à cette politique doit être accordée par le président de l'entreprise.
• PTO accumulé avant le début d'un congé non rémunéré demandé et approuvé doit être utilisé pour couvrir les heures manquées avant le début du congé non rémunéré.
• En vertu de la politique de la Loi sur les congés familiaux et médicaux de l'entreprise (FMLA), tout le temps accumulé de la PDT est pris avant le début du temps FMLA impayé.
• Les absences imprévues, en raison de maladies de quatre heures ou plus, qui se traduisent par des jours consécutifs absents du travail, sont considérés comme un incident d'absence en relation avec des mesures disciplinaires potentielles.

Action disciplinaire progressiste définie

Des mesures disciplinaires progressistes relatives aux incidents de l'absentéisme sont administrées sur un calendrier roulant de 12 mois comme suit:

• Un à trois incidents: pas de mesures disciplinaires. Coaching de supervision
• Quatrième incident: avertissement verbal avec une session de coaching documentée
• Cinquième incident: avertissement écrit dans le dossier de l'employé
• Sixième incident: résiliation à l'emploi

Action disciplinaire potentielle supplémentaire

• Un employé qui reçoit un deuxième avertissement écrit dans une période de 24 mois de 24 mois, son emploi sera licencié.
• Un employé qui a utilisé toutes ses prestations de FMLA et de courte durée d'incapacité et n'est toujours pas en mesure de retourner au travail.

Arrêt volontaire

• Tout employé qui manque deux jours de travail consécutifs sans préavis à son superviseur peut être considéré comme ayant volontairement quitté son emploi.

Éligibilité spécifique à la prise de force

La PTO est gagnée sur le calendrier suivant en fonction d'une semaine de travail de 40 heures. La prise de force est proratée en fonction du nombre d'heures travaillées sur le calendrier régulier d'un employé. (Merci à Amy Casciotti de la Techsmith Corporation pour les numéros d'échantillon.)

Des années de service

• 1-2: 144 heures de travail par an, gagnées à un taux de 2.7693 heures pour chaque semaine de travail complète dans une année civile.
• 3-4: 152 heures de travail par an, gagnées à un taux de 2.9231 heures pour chaque semaine de travail complète dans une année civile.
• 5-6: 160 heures de travail par an, gagnées à un taux de 3.077 heures pour chaque semaine de travail complète dans une année civile.
• 7-8: 168 heures de travail par an, gagnées à un taux de 3.2308 heures pour chaque semaine de travail complète dans une année civile.
• 9-10: 176 heures de travail par an, gagnées à un taux de 3.3847 heures pour chaque semaine de travail complète dans une année civile.
• 11-12: 184 heures de travail par an, gagnées à un taux de 3.5385 heures pour chaque semaine de travail complète dans une année civile.
• 13-14: 192 heures de travail par an, gagnées à un taux de 3.6924 heures pour chaque semaine de travail complète dans une année civile.
• 15-16: 200 heures de travail par an, gagnées à un taux de 3.8462 heures pour chaque semaine de travail complète dans une année civile.
• 17+: 208 heures de travail par an, gagnées à un taux de 4.0 heures pour chaque semaine de travail complète dans une année civile.

Chaque employé peut transporter 80 heures de PTO accumulé dans une nouvelle année civile. Les employés sont responsables du suivi et de leur prise de force au cours d'une année afin qu'ils ne perdent pas le temps accumulé à la fin de l'année civile en cours. (La prise de force est soumise à l'approbation de supervision et tous les employés ne peuvent pas prendre du temps accumulé en décembre; l'entreprise doit continuer à servir les clients.)

Si les circonstances commerciales atténuantes empêchaient l'employé de prendre une prise de force prévue, cette prise de force pourrait être reportée et prise au premier semestre de l'année civile suivante avec l'approbation du chef du département et des ressources humaines.

Les employés sont payés pour la prise de force qu'ils ont accumulée à la fin de l'emploi. Si un employé a utilisé le temps de prise de force non encore accumulé et que l'emploi se termine, la prise de force prise est déduite du chèque de paie final. Les employés qui donnent un préavis de résiliation à l'emploi de deux semaines doivent travailler les deux semaines sans utiliser PTO.

Les employés qui sont réembauchés recevront un crédit pour le temps passé et accumulent la prise de force actuelle pour le temps combiné.