Exemples de formulaires d'évaluation des conférenciers et de rapports de résumé

Toute personne travaillant sur un programme éducatif reconnaît l'importance de développer un formulaire d'évaluation des conférenciers pour mesurer l'efficacité d'un programme global ou d'une session de rupture individuelle. C'est un défi pour la plupart des planificateurs de réunions et d'événements, et c'est une étape que beaucoup aimeraient ignorer.

Un bon formulaire d'évaluation des conférenciers peut être utilisé comme un outil important pour mesurer l'efficacité d'un programme donné, et il peut être utilisé comme un outil la mesure de la contribution d'une réunion sur les objectifs d'une organisation.

Défis

Peut-être que le plus grand défi d'un formulaire d'évaluation des conférenciers est de faciliter la compléter. Bien que la plupart des participants s'attendent à terminer une évaluation, il est utile de se rappeler qu'ils sont généralement plus intéressés à quitter une session immédiatement que de remplir un long formulaire d'évaluation.

Reconnaissant ce défi, certains planificateurs accordent une incitation aux participants à remplir le formulaire. C'est l'occasion pour le planificateur de s'amuser et de renforcer l'entreprise et peut inclure des articles promotionnels de l'organisation ou même des chèques-cadeaux.

Éléments

Le point le plus important dont les planificateurs de la réunion devraient se rappeler est de garder le formulaire d'évaluation bref (une page). Les autres conseils incluent:

• Fournir des instructions claires et brèves.
• Énumérez le nom et le conférencier de la session.
• Mesurez l'efficacité dans un maximum de cinq options.
• Demandez si les objectifs de session ont été atteints.
• Demandez si la session était perçue comme précieuse.
• Posez une question ouverte pour plus d'informations.
• Gardez le formulaire éventuellement anonyme.
• Demandez s'il y a un intérêt pour le contact de suivi.

Certes, les commentaires sur les formulaires d'évaluation seront subjectifs, car les commentaires sont basés sur de nombreux facteurs personnels de qui répond.

Par exemple, ceux qui assistent à un programme donné seront probablement à différents niveaux d'expérience professionnelle avec un sujet donné, et cela aura un impact. Leurs commentaires peuvent également varier en fonction des différentes attentes d'un programme avant de participer.

Exemple de formulaire d'évaluation des conférenciers

La National Speakers Association (NSA), Tempe, AZ, a développé un modèle de formulaire d'évaluation des conférenciers qu'il utilise lors des réunions pour évaluer ses propres sessions éducatives.

«Nous demandons à tous nos conférenciers de nous fournir des résultats d'apprentissage pour leurs sessions, que nous imprimons dans le programme avec nos descriptions de session», explique Marsha Mardock, porte-parole de la NSA. «Ensuite, nous demandons à nos participants de mesurer le succès de la session contre les résultats d'apprentissage."

Les questions spécifiques comprennent:

• Veuillez noter à quel point les objectifs d'apprentissage de cette session ont été atteints.
• Quelle valeur avez-vous reçu de cette session?
• Quelle est la meilleure idée que vous ayez entendue dans cette session que vous prévoyez d'utiliser?

La NSA a été créée en 1973 et est une organisation de premier plan pour les conférenciers professionnels, fournissant des ressources et une éducation conçues pour faire avancer les compétences, l'intégrité et la valeur de la profession parlant.

Résumer les résultats

Une fois les formulaires d'évaluation collectés, les organisateurs d'événements doivent compiler les résultats dans un rapport qui résume tous les résultats. Il comprend des informations sur les notes des conférenciers dans les différentes catégories mesurées, ainsi que les commentaires eux-mêmes.

De tels rapports sont utilisés pour mesurer l'efficacité d'un séminaire ou d'une conférence répondant aux besoins du public et à ce qui pourrait être amélioré à l'avenir. Conférencier motivateur Pegine Echevarria de Team Pegine Inc., Ponte Vedra Beach, FL, suggère que la rencontre des planificateurs se traduit par un rapport appelé After Action Report.

Le rapport After Action fournit plus d'informations qu'une évaluation de session de conférenciers. C'est une évaluation du programme lui-même, y compris le processus de planification. Pegine fournit un rapport après l'action après chaque engagement parlant. «Mes clients connaissent le rapport avant chaque événement, et ils aiment le recevoir après, c'est une valeur ajoutée pour eux.«Elle répond aux questions pour rencontrer des planificateurs, notamment:

• Qu'est-ce qu'ils ont bien fait?
• Ce qui aurait pu être fait différemment?
• Quelles idées ai-je pour les événements futurs?

"Nous avons appris cela des militaires", explique Pegine. «Tout le monde dans l'armée écrit un rapport après action à partager avec ses supérieurs, y compris ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné et des solutions à amélioration après chaque projet ou tâche. Nous fournissons la même chose. Les rapports incluent non seulement les résultats du public, mais aussi les informations de mon expérience de parole et de conseil."

Walter Reed Army Medical Center décrit ses directives de rapport après l'action pour la planification des programmes éducatifs avec des conférenciers. Les informations sont présentées dans un format de rapport / table, et le résumé comprend les éléments suivants:

• Aperçu de l'activité
• Contenu d'activité
• Conférenciers invités
• Processus de planification
• Matériaux d'activité
• Formulaires d'évaluation
• Administration d'activités
• Données budgétaires