Sept façons d'augmenter la communication dans votre petite entreprise

La communication est le fondement de chaque relation de votre vie. Sans communication efficace, il peut y avoir des malentendus, des problèmes et des conflits entre votre personnel, vos clients et tous ceux avec qui vous entrez en contact. Une mauvaise communication peut rendre un environnement de travail frustrant et créer une grande quantité de roulement des employés.

Ces conseils peuvent vous aider à affiner vos compétences en communication afin que vous puissiez gagner du temps, réduire le stress et devenir plus productif en communiquant efficacement dans vos interactions d'entreprise.

Limiter les distractions et écouter

La plupart d'entre nous ne sont pas très aptes à écouter les autres. Tout le monde est distrait et la durée d'attention moyenne commencerait à rétrécir. Il y a quelques actions que vous pouvez prendre pour limiter les distractions afin que vous puissiez vous concentrer sur ce que les autres disent.

Vous pouvez essayer de fermer votre client de messagerie, d'éteindre la sonnerie de votre téléphone et de fermer la porte de votre bureau. Ces quelques actions simples réduisent non seulement vos distractions, mais elles font également de même pour la personne que vous écoutez et leur permet de savoir que vous vous concentrez sur eux.

Prenez le temps de vous concentrer sur la personne devant vous. Vous avez probablement plusieurs problèmes importants à résoudre. Cependant, vous pouvez utiliser ce temps pour ne pas y penser.

La personne que vous écoutez croit que ce qu'ils ont à dire est important. Ralentissez-vous et établissez un don qui permet aux deux parties de parler et d'écouter. Essayez de ne pas faire de jugements instantanés et attendez patiemment pour qu'il finisse de parler. Ce sont les premières étapes que vous pouvez prendre pour devenir un auditeur actif.

L'écoute active est l'art d'écouter à comprendre. Il existe plusieurs techniques que vous pouvez utiliser pour augmenter vos compétences d'écoute et de rétention. Lorsque vous écoutez, utilisez des invites verbales pour maintenir les informations qui coulent. Invites telles que "Vraiment? Qu'est-ce que tu as fait alors?"leur donne une ouverture pour expliquer davantage quelque chose.

Reformuler et parler ce que la personne vous dit. Cette rétroaction leur fait savoir que vous écoutez et comprenez. Par exemple, "Alors la machine fonctionnait bien, et Bob vous a dit que si vous le faisiez de cette façon, la machine fonctionnerait mieux. Puis ça a cessé de fonctionner?"Démontre une compréhension des circonstances qui, selon un employé, ont conduit à une rupture d'équipement.

En règle générale, pour obtenir plus d'informations de quelqu'un, vous devez être en mesure de poser des questions conçues pour solliciter les bonnes informations. La personne à qui vous parlez peut être trop excitée pour vous écouter alors que vous essayez de comprendre ce qui se passe, donc vos questions devront généralement être claires et concises.

Le langage corporel est un autre indicateur de l'écoute. Vous devez vous assurer que votre langage corporel ne suggère rien d'autre que l'ouverture et l'intérêt. Vous pouvez le faire en reflétant les postures de l'autre personne, ou en vous penchant pour vous concentrer.

Posez les bonnes questions

Pour obtenir les informations dont vous avez besoin pour comprendre quelqu'un, vous devrez pouvoir poser les bonnes questions tout en présentant un esprit ouvert. Détendez votre corps, décroissez vos bras et écoutez des opportunités pour poser des questions.

Habituellement, il y a des indices donnés par les personnes qui devraient vous alerter sur les questions que vous devriez poser. Écoutez les mots clés et les phrases pour vous aider à déterminer quelles questions démêleront les informations dont vous avez besoin.

Considérez le cas d'un employé qui n'a pas atteint des objectifs et qui est généralement mécontent au travail. Si vous ne posez pas les bonnes questions, vous ne pourrez peut-être jamais atteindre la racine du problème, qui peut ne pas être facilement identifiable.

Si la personne était motivée lors de l'embauche et a bien performé jusqu'à il y a quelques semaines, elle peut avoir développé des problèmes personnels, ne plus être contestés par le travail ou avoir des problèmes avec un collègue.

Ne comptez pas sur les réunions pour plus d'informations

Les réunions sont l'un des pires paramètres de communication entre les parties. Les gens ne parleront pas, et vous ne pourrez pas découvrir la vérité dans la plupart des situations. La plupart des gens entrent automatiquement aux réunions avec leurs défenses.

Les réunions peuvent être bénéfiques pour les briefings rapides ou les communications d'information directes que toutes les personnes présentes ont un intérêt. Cependant, il n'est pas nécessaire de rassembler tout le monde ensemble si tout le monde n'a pas une participation dans les sujets, ou s'il n'est pas bien planifié et organisé.

Pour des communications plus efficaces, choisissez un réglage qui est plus susceptible d'empêcher les gens de mettre en place une barrière personnelle. Paramètres individuels ou une réunion bien planifiée avec seulement les personnes impliquées ont tendance à bien fonctionner, car cela tient l'accent sur les problèmes avec lesquels ils traitent.

Combiner des méthodes de communication

La communication face à face ou de voix à voix est idéale pour éliminer la confusion qui vient souvent avec un e-mail. Diriger par e-mail n'est jamais une bonne pratique car cela élimine l'approche personnalisable que vous pouvez adopter en parlant à quelqu'un, et les e-mails sont rarement aussi clairs pour le public qu'à l'expéditeur.

Les appels vidéo sont une merveilleuse façon de communiquer parce que vous pouvez voir la personne à qui vous parlez et partager des documents tout en vous travaillant pour vous comprendre. Les interactions visuelles sont importantes car nous donnons des indices lorsque nous parlons qui peuvent aider les gens à comprendre le point.

Si la majeure partie de votre communication se déroule dans des situations autres que face à face, vous pouvez créer des vidéos ou des présentations sommaires qui décrivent ce qui a été discuté, quelles sont les prochaines étapes et qui est responsable de ce.

Être réactif

La communication est l'une des meilleures méthodes pour résoudre les conflits ou les différends. En tant que propriétaire d'entreprise, l'une des pires choses que vous puissiez faire face à un conflit, un différend ou une plainte est l'ignorer. Il devrait y avoir une réponse émise immédiatement, même si ce n'est qu'une brève déclaration que vous examinerez le problème.

Lorsque les gens qui vous contactent ont l'impression que leur problème est important pour vous et que vous recevez des commentaires sur leurs préoccupations, vous serez plus susceptible de garder les clients et les employés heureux.

Utilisez les commentaires que vous recevez

Si vous communiquez déjà avec vos clients, employés et collègues, vous recevrez probablement des commentaires régulièrement. Vous ne le sollicitez peut-être pas, mais un auditeur actif peut trouver des informations partout.

Écouter tous ceux avec qui vous entrez en contact est une mine d'or d'informations utiles sur la façon dont votre entreprise, vos produits et vos services sont perçus par les clients et les clients potentiels.

Pour apporter des modifications à la communication positive, vous devez utiliser les informations que vous collectez pour améliorer vos processus. Créez un processus pour collecter les commentaires que vous recevez en un seul endroit, puis réservez du temps à intervalles réguliers pour l'analyser et créer un plan pour la mise en œuvre et le suivi des améliorations.

En fin de compte, une communication efficace peut être l'une des compétences les plus importantes que vous utilisez dans votre entreprise. Si vos compétences en communication peuvent utiliser un réglage fin, prenez le temps d'analyser la façon dont vous communiquez. Ensuite, essayez de vous concentrer sur les moyens d'améliorer vos compétences au fil du temps. Vous pourriez être surpris de voir à quel point l'écoute peut changer vos relations avec le personnel, les clients, les collègues et la famille.