Les bases de la construction d'un budget d'événement
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- Mlle Valentin Nicolas
En tant que planificateur d'événements, rester dans le budget de votre client est essentiel. Et pour ce faire, vous avez besoin d'un budget d'événement détaillé sur lequel vous et votre client acceptez. Que vous soyez nouveau dans la planification des événements ou un professionnel chevronné, garder un budget d'événement vous aidera à rester organisé et préparé pour toute demande client, tout en vous aidant à éviter de dépasser le budget.
Aspects importants d'un budget d'événement
Pour un événement de base, comme un séminaire ou un dîner, Excel ou d'autres programmes de feuille de calcul peuvent être utiles. Énumérez les quatre catégories suivantes en haut: article, dépenses projetées, dépenses réelles, détails. De là, vous remplissez simplement la feuille de calcul et la gérez comme vous le feriez pour toute autre partie de votre entreprise.
- Coûts de location du site de piste. Lorsque vous planifiez l'événement lui-même et que vous rencontrez votre directeur des ventes de sites, suivez tous les frais de location projetés pour l'événement et l'espace des fonctions, l'entretien ménager, la manipulation des bagages et les dépenses connexes.
- Estimer les coûts de restauration. Cela comprend tous les frais de nourriture et de boissons, y compris des conseils et des pourboires, qui peuvent représenter jusqu'à 30%. Les budgets de restauration peuvent ballon ou rétrécir, et les gérer avec soin est une bonne idée, car ils peuvent être une grande source d'épargne.
- Frais de transport de documents. Cela comprend les navettes, les entraîneurs, les transferts d'événements et toutes les dépenses connexes. N'oubliez pas l'assurance, le carburant, les péages ou les remorques s'ils sont nécessaires.
- Ajouter les dépenses de décoration. La plupart des événements comprennent les dépenses de décoration, comme les centres de table, les fleurs, la location de tentes, etc. C'est là que vous énumérez ces coûts.
- Documenter les frais de divertissement et d'équipement. Les dépenses courantes dans cette catégorie incluent l'équipement A / V, mais c'est aussi un bon endroit pour énumérer les honoraires aux conférenciers ou si vous embauchez des artistes.
- Résumer les frais d'impression. Plusieurs frais de petit article se combinent en fait pour faire un élément de ligne de dépenses plus important. Il s'agit notamment des invitations, des badges de nom, des livrets de programme, une signalisation d'événements et des bannières.
- Créer un élément de ligne pour les cadeaux. Un conseil d'événement commun est de ne jamais permettre à un invité de partir les mains vides. Ainsi, quel que soit le cadeau ou les cadeaux que vous offrez, suivez-les séparément; Vous seriez étonné de voir à quel point ces articles peuvent coûter.
- Identifier les dépenses des activités. Si votre événement comprend des activités telles que le golf, le tennis, le spa, le rafting, le vélo ou d'autres activités, vous voudrez noter le coût de ces frais séparément. Envisagez de résumer le coût total de votre feuille de calcul et de fixer une panne.
- Poster d'autres dépenses. Si une dépense ne tombe dans aucune des catégories ci-dessus, énumérez-les comme un élément de dépenses diverses ici.
- Donnez-vous une catégorie de fonds d'urgence. Selon la taille ou la complexité d'un événement, vous voudrez peut-être vous donner jusqu'à 20% du budget de l'événement ici. Malgré la meilleure planification, les frais dépasseront les plans projetés avec des dépenses que vous ne considérez jamais. Cela vous empêchera de dépasser le budget à chaque fois.
- Résumer les dépenses projetées. Lorsque vous créez votre programme d'événements, vous aurez une bonne projection des dépenses totales. Ce sont les informations que vous partagerez avec le client de l'événement pour s'assurer qu'ils sont au courant du budget de l'événement afin qu'il n'y ait pas de surprises plus tard.
- Résumer les dépenses réelles. Cela se produit après la fin de l'événement. Sous-total les factures dans les 10 catégories ci-dessus et documenter le budget réel. S'il est extrêmement favorable, identifiez les économies dans le budget réel vs. le budget projeté, démontrant la valeur que vous avez apportée à ce rôle.