Les meilleures pratiques pour les dossiers du personnel des employés

C'est une bonne idée pour un employeur de maintenir un dossier personnel pour chaque employé. Documentation des antécédents de l'emploi, des dossiers de contribution et de réussite, des avis disciplinaires, des promotions, des plans de développement de performance et bien plus encore appartiennent à un dossier personnel. Les employeurs responsables et prudents conservent également plus d'un fichier personnel, car chaque type de fichier a un contenu approprié pour leur objectif.

L'employeur a de bonnes raisons de conserver plusieurs dossiers du personnel, certains légaux et certains à des fins de pratiques d'emploi. Une documentation est nécessaire afin que l'employeur ait une vision précise des antécédents de l'emploi d'un employé. La documentation soutient les décisions de l'employeur et peut protéger l'employeur dans un procès correctement préservé.

Le contenu du dossier du personnel donne un aperçu historique des événements importants au cours de la carrière d'un employé. Ils soutiennent les décisions prises au sujet de l'employé et de sa carrière. Ils démontrent la justification de l'employeur derrière l'embauche, les promotions, le transfert, les récompenses et la reconnaissance et les décisions de licenciement.

Différentes directives sont associées à différents types de fichiers personnels

Étant donné que plusieurs types de fichiers personnels sont recommandés, différentes règles et directives sont associées à chaque type de dossier personnel pour savoir où ils sont conservés et qui a accès.

Par exemple, la plupart des organisations ne permettent pas au directeur de l'employé d'accéder au fichier personnel global. Ils s'attendent à ce que les gestionnaires conservent la documentation pertinente dans leur propre dossier d'employé de gestion qui n'est pas le dossier officiel.

• Chaque type de fichier personnel a une raison différente de contenu existant et différent, en fonction de cette raison.
• Chaque type de fichier personnel est stocké différemment.
• L'accès à un dossier personnel est limité à certains employés de la plupart des organisations. De nombreuses organisations restreignent uniquement l'accès aux dossiers du personnel au personnel des ressources humaines. Différents types de fichiers personnels ont également des directives d'accès différentes.
• L'accès aux employés à son dossier personnel est autorisé, mais la plupart des employeurs ont mis en place des directives pour l'accès aux employés avec une politique d'accès au dossier du personnel dans le manuel des employés. (Divers États et juridictions ont des règles différentes, alors restez à jour sur les exigences de votre emplacement.)
• Le département des ressources humaines possède et est responsable des dossiers du personnel des employés.

Dossiers du personnel recommandé

Voici les types de fichiers personnels recommandés et ce que vous devez savoir pour travailler avec eux.

Dossier du personnel des employés

Ceci est le fichier personnel principal qu'un employeur maintient pour chaque employé. Le dossier personnel stocke les antécédents de l'emploi de chaque employé. C'est ce que vous devez savoir sur un dossier personnel des employés.

Dossier médical

Le dossier médical des employés a de graves restrictions légales que l'employeur doit connaître et tenir compte. Voici ce que vous devez savoir sur la confidentialité et le contenu d'un dossier médical des employés.

Fichier de paie

L'accès des employés au fichier de paie des employés est moins restrictif que l'accès au dossier médical ou au personnel. Le dossier de paie contient des informations sur le salaire, la sélection des avantages sociaux, les modifications des taux de rémunération, les saisies et autres documents juridiques qui affectent le chèque de paie d'un employé. Divers membres du personnel de la comptabilité et des ressources humaines accèdent aux informations du fichier de paie.

I-9 Forms Dossier pour les employés

En raison des droits d'accès de divers organismes gouvernementaux, vous suivez les meilleures pratiques en maintenant un dossier distinct pour tous les formulaires d'employé I-9. Vous ne voulez pas que les agences gouvernementales quittent dans votre dossier de personnel des employés principaux. En savoir plus sur le stockage des formulaires I-9.

Politique d'accès au dossier du personnel pour les employés

Vous souhaitez permettre à chaque employé de savoir ce qu'il y a dans son fichier personnel, mais vous devez contrôler l'intégrité, l'exhaustivité et la minutie du fichier. Le maintien de la confidentialité des employés et des employeurs et un accès limité sont assurés d'une politique d'accès au dossier personnel.

Que ne pas inclure dans un fichier de personnel des employés

Recherche de directives sur le contenu qui ne devrait jamais être inclus dans un dossier de personnel des employés? Voici mes meilleures recommandations sur le contenu que vous souhaitez maintenir dans un emplacement informel séparé ou non du tout. La rétention d'une documentation inutile et purement avisée peut vous blesser.

Documentation

Savez-vous ce qu'est la documentation? Le mot, la documentation, se développe fréquemment dans le monde de l'emploi et des ressources humaines. Mais, la signification de la documentation et pourquoi vous voudrez peut-être documenter des événements d'emploi particuliers est entièrement couvert dans cet article: "L'importance de la documentation dans les ressources humaines."Jetez un coup d'œil car une documentation appropriée est essentielle pour les fichiers d'emploi précis.

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