Le but et le contenu d'un dossier de paie des employés

Le fichier de paie des employés est le référentiel de tout ce qui a à voir avec le chèque de paie d'un employé. La principale raison de créer un fichier de paie est de limiter l'accès au reste des informations confidentielles situées dans le fichier personnel.

Le but d'un dossier de paie des employés

Le fichier de paie permet au personnel comptable de payer l'employé sans accéder aux informations confidentielles des employés. Le personnel comptable peut conserver les dossiers de paie où il est logique de payer l'employé. Dans les cas où la paie et la comptabilité sont externalisées, il s'agit d'une pratique encore plus recommandée pour les dossiers de paie de l'employé.

Le fichier de paie limite l'accessibilité aux informations confidentielles des employés. Le fichier de paie des employés permet au personnel comptable et financier d'avoir les informations dont il a besoin pour payer l'employé dans un emplacement pratique. L'emplacement doit être sécurisé et hors de portée pour tout autre employé.

Vous devez impressionner sur le personnel comptable le fait que les informations dans les fichiers de paie sont confidentielles et ne doivent pas être partagées sans l'autorisation et signer du personnel RH. Le personnel comptable ne doit pas non plus partager des informations sur les augmentations, les promotions, les primes et toute autre information confidentielles sur les employés.

Les ressources humaines n'ont pas besoin de surveiller l'accès de la comptabilité aux fichiers de paie des employés. Comme cela est recommandé pour les dossiers des employés connexes tels que le personnel et les dossiers médicaux, vous devez limiter l'accès au fichier de paie. Seules les personnes qui ont besoin d'avoir les informations pour faire leur travail devraient voir le contenu.

Contenu d'un dossier de paie des employés

Ceci est une liste suggérée de ce qui appartient à un fichier de paie des employés.

• Offrir une lettre signée par le responsable du recrutement, les ressources humaines et les employés
• Autorisation des salaires signée par les ressources humaines et le responsable du recrutement lorsqu'un contrat d'employé existe
• Formulaire W-4
• Documents et autorisation relatifs à toute prestation d'employée qui implique une déduction de paie
• Formulaire d'autorisation de dépôt direct
• Formes de comptabilité de temps salarié
• Feuilles horaires horaires hebdomadaires
• Enregistrements d'horloge, où utilisé
• Records de fréquentation
• Demandes de remboursement des dépenses, y compris la documentation et les reçus pour les voyages et autres dépenses autorisées
• Formulaires et reçus de remboursement des frais de scolarité pour le paiement, les livres, etc
• Payer à l'avance des formulaires
• Documents de prêt de l'entreprise et calendrier de paiement
• Ordres et dossiers de saisie-arrêt
• Autorisation pour la publication d'informations privées
• Les documents relatifs à chaque augmentation des employés
• Document des documents liés à tout bonus, partage de bénéfices ou prix de reconnaissance
• Formes W-2
• Autorisation pour toutes les autres actions de paie que votre entreprise permet

Aussi connu sous le nom Dossiers des employés, dossiers des employés, fichiers de ressources humaines, documentation

Remarque: Susan Heathfield fait tout son possible pour offrir des conseils précis et de bon sens commun et éthique, l'employeur et les conseils en milieu de travail sur ce site Web, mais elle n'est pas avocate. Le contenu sur le site ne doit pas être interprété comme un conseil juridique. Le site a un public mondial et des lois et réglementations sur l'emploi varient d'un État à l'autre et d'un pays à l'autre, donc les articles ne peuvent pas être définitifs sur tous pour votre lieu de travail. En cas de doute, recherchez toujours un conseiller juridique. Les informations sur le site sont fournies uniquement pour les conseils.