Le coût réel d'un système de planification des ressources d'entreprise

De nombreuses entreprises ont commencé à utiliser des systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) plutôt que des applications logicielles comptables. 

Un système ERP diffère des systèmes comptables en ce que les systèmes comptables effectuent uniquement des tâches liées à la comptabilité. Un système ERP, cependant, peut gérer non seulement les tâches comptables, mais aussi les tâches générales de gestion d'entreprise. 

Dans l'ensemble, c'est une plate-forme plus puissante. 

Un système ERP est essentiellement une suite de packages de logiciels qui peuvent effectuer la comptabilité, la planification et le développement des produits, la fabrication, la gestion des stocks, la gestion des ventes, les ressources humaines et d'autres tâches commerciales.

Comme les coûts d'un système comptable, vous voudrez considérer non seulement les frais de licence lors du choix d'un système ERP, mais aussi les coûts totaux du système ERP lui-même:

1. Mise en œuvre
2. Entraînement
3. Développement de la personnalisation
4. Refonte du processus
5. Entretien
6. Mises à niveau
7. Soutien

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Coût 1: mise en œuvre

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Il est nécessaire que les professionnels installent et configurent votre système ERP, vous devrez donc inclure ces coûts de mise en œuvre dans le prix total du système ERP. Les systèmes ERP sont des applications logicielles complexes, vous devrez donc probablement modifier les systèmes d'exploitation, mettre à niveau ou modifier des serveurs et modifier d'autres matériels et logiciels que vous utilisez sur le réseau de votre entreprise pour que le système ERP s'exécute correctement.

Vous devrez également - ou devriez - configurer un environnement de test dans le cadre de la mise en œuvre afin que vous puissiez tester le système ERP sans affecter les données réelles de votre entreprise. Cela peut économiser beaucoup d'heures de travail potentielles s'il y a un problème avec la mise en œuvre. 

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Coût 2: formation

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Comme mentionné, un système ERP est une application logicielle complexe qui peut être considérée comme une suite de logiciels qui sont simultanément compatibles. Vos employés auront besoin d'une formation sur la façon d'utiliser les programmes, car un système ERP n'est pas aussi intuitif ou facile à utiliser comme un logiciel de comptabilité de base, comme QuickBooks ou Peachtree.

Les employés de votre entreprise auront besoin de temps et de formation. Souvent, le vendeur ERP offrira une formation supplémentaire sur demande à un taux horaire standardisé. Il y aura des moments où un consultant deviendra nécessaire, dans le cas d'un contenu spécialisé ou d'un besoin particulièrement difficile survient. Dans tous les cas, vous devrez prendre en compte ces coûts supplémentaires dans votre analyse lors de l'examen des systèmes ERP à l'achat.

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Coût 3: Développement de la personnalisation

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Les fonctionnalités prêtes à l'emploi d'un système ERP ne suffiront pas à exploiter efficacement votre entreprise. Vous devrez engager des dépenses dans le développement de rapports personnalisés afin que vos employés puissent effectuer leurs tâches quotidiennes et mensuelles avec facilité.

Un système ERP peut stocker une quantité substantielle d'informations, mais les utilisateurs sont limités dans la façon dont ils peuvent accéder aux informations. Par conséquent, il n'est pas rare que le personnel informatique soit dédié au développement de rapports personnalisés pour divers départements afin que les processus commerciaux et l'analyse puissent être effectués en temps opportun.

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Coût 4: refonte du processus

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Si votre entreprise passe d'un logiciel comptable à un système ERP, vous aurez certainement beaucoup de processus qui devront être redessinés. Pour les entreprises utilisant des logiciels comptables, de nombreuses tâches peuvent être effectuées en dehors du logiciel soit manuellement dans un format papier ou dans une application tierce telle que MS Excel.

L'acquisition d'un système ERP devrait, en théorie, signifier que bon nombre de ces tâches sont automatisées par le logiciel pour augmenter la précision et l'efficacité de l'exécution de ces tâches. Même si votre entreprise modifie les systèmes ERP, il n'y a pas deux identiques, vous pouvez donc vous attendre à des changements dans les processus métier de votre entreprise pour coïncider avec les processus du logiciel.

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Coût 5: Maintenance

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Vous devrez maintenir votre système ERP, vous devrez donc prendre en compte ces coûts. Les coûts ERP peuvent inclure le matériel, le réseau et les coûts de main-d'œuvre de l'informatique et d'autres départements pour s'assurer que le système peut fonctionner correctement. 

Les coûts de maintenance pour un système ERP fonctionnent généralement entre 15 et 20% du prix d'achat initial. Une configuration ERP qui a coûté 250 000 $ transporterait, en théorie, un coût de maintenance de 37 500 $ à 50 000 $.

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Coût 6: Mises à niveau

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Comme tous les logiciels, les systèmes ERP nécessitent des mises à niveau périodiques pour éviter de devenir obsolètes. Vous devriez considérer la fréquence à laquelle vous vous attendez à mettre à niveau votre système ERP et quels seront ces coûts lorsque vous passerez avec la mise à niveau.

Vous devez également considérer que toute mise à niveau peut affecter les processus métier et nécessiter un matériel ou un logiciel supplémentaire afin que le système fonctionne bien si votre entreprise n'est pas exécutée sur une configuration en miroir tout en effectuant les mises à jour ou le transfert de données. 

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Coût 7: Support

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Vos employés auront des difficultés à utiliser le programme, et vous détectez de nombreux bogues avec n'importe quel système ERP, vous voudrez donc vous assurer que votre fournisseur vous fournira un soutien technique adéquat pour résoudre ces problèmes.

Vous devez demander à votre fournisseur si ce support est inclus dans les frais de licence ou représente un coût supplémentaire, car le support technologique peut finir par affecter votre résultat net s'il n'est pas inclus dans l'achat initial et n'est pas surveillé étroitement.