Le passage à la conférence et à la réunion des tarifs du package de lieu

Contrairement aux États-Unis, c'est une pratique courante pour les hôtels européens d'offrir des forfaits de conférence et de réunion comme options pour les planificateurs d'événements qui organisent des séminaires, des conférences et d'autres réunions à l'hôtel.

L'idée derrière l'offre de services de lieu d'événements d'entreprise emballés est de combiner tous les différents éléments de l'espace de la salle de réunion, de la nourriture et des boissons, et des besoins audiovisuels dans un forfait de réunion pour un tarif quotidien plat par participant. Non seulement cette pratique peut être généralement plus efficace pour les personnes impliquées dans la planification de l'événement, mais elle rend la gestion et la prévision des coûts associés au lieu un processus beaucoup plus simple.

Conférences dans le u.S. 

Aux États-Unis, en revanche, il est encore beaucoup plus courant pour les hôtels de construire des coûts de conférence élément de ligne par élément de ligne basé sur les besoins détaillés et personnalisés de chaque réunion ou événement. Bien que la pratique permet au planificateur d'événements d'avoir un plus grand contrôle sur chaque détail de l'événement, il crée également fréquemment des commandes d'événements de banquet complexes et plus de difficulté à gérer les coûts et le budget global de l'événement.

Bien que les principaux acteurs de l'industrie continuent de changer la façon dont ils font des affaires, le modèle européen et le modèle américain ont toujours tendance à refléter ces différences dans leur approche des conférences et des événements d'entreprise. Pour une plongée plus profonde, jetons un coup d'œil à deux exemples d'événements et de conférences d'entreprise: l'un de l'ancien palais Fira à Barcelone (exemple européen) et l'autre à Wynn Resorts à Las Vegas (exemple américain).

Exemple de packages de conférence et de réunion

Les tarifs emballés quotidiens sont populaires au Royaume-Uni et ont également fait leur chemin vers l'Europe continentale. «Le u.K. Le marché a été le premier à demander ce type de forfait, et nous essayons toujours d'adapter nos propositions pour répondre aux besoins de nos clients », explique l'ancien directeur général de Fira Palace (maintenant le Crowne Plaza Barcelone), un hôtel d'affaires populaire parmi les Événements d'entreprise et planificateurs de réunions qui organisent des réunions internationales.

Clientèle d'hôtel

À l'époque où le Crowne Plaza Barcelone fonctionnait toujours comme le palais Fira, environ 20% des clients de l'hôtel venaient d'Espagne. Le reste de la clientèle annuelle est venue du U.K. (19%), le u.S. (17%), la France (7%), l'Italie (6%), le Japon (4%) et l'Allemagne (4%). De plus, environ la moitié des événements commerciaux organisés étaient provenant de l'industrie pharmaceutique avec le reste, y compris les clients de la technologie, de la nourriture et des boissons, les services bancaires et l'auto.

Demande de tarification des forfaits de conférence

Pendant ce temps, le forfait de réunion quotidien au Fira Palace comprenait l'utilisation de la salle de réunion, des pauses-café, du déjeuner, de l'écran et plus. Le ou les forfaits de réunion disponibles comprenaient essentiellement tout ce qu'un planificateur devrait inclure lors d'une réunion.

À mesure que l'industrie évoluait, les demandes de forfaits de conférence et de réunion ont continué à changer au fil du temps. Initialement, les planificateurs d'événements d'entreprise demandaient des prix à plat pour les salles de réunion et la nourriture et les boissons. Avec le temps, ces demandes se sont élargies pour inclure d'autres éléments, tels que les écrans, l'accès à Internet, les graphiques de retournement et les systèmes sonores. Mais la demande était encore pour les prix emballés et à taux plat.

Pour ceux qui ont besoin de chambres d'hôtes pendant la nuit, ils ont également demandé un taux spécial / négocié pour l'hébergement dans leurs taux d'événements globaux de conférence. Bien que ces forfaits couvriraient la majorité des besoins de l'événement, les planificateurs négocieraient encore d'autres exigences de l'événement, telles que la zone d'exposition, les dîners de gala, les cocktails et d'autres articles de l'ordre du jour de l'événement.

Pour les avantages et les inconvénients de l'approche européenne

Il est clair que l'approche principalement européenne de la planification et des prix des conférences peut être utile aux planificateurs d'événements pour plusieurs raisons, notamment la perception des économies de coûts, la prévisibilité des coûts et la facilité de présentation et d'approbation des clients.

Cela dit, une telle approche place un fardeau accru à l'hôtel pour prédire les besoins de ses clients tout en gérant son propre résultat net. "De notre point de vue, il est beaucoup plus facile de faire des événements" à la carte ". En fait, l'opération est beaucoup plus compliquée. Mais l'avantage pour nous est la satisfaction client », explique l'ancien directeur général de Fira Palace.

Exemple de conférence américaine de conférence et de réunion

Alors que le marché européen est relativement mature avec l'acceptation et l'utilisation de forfaits de conférence ou de réunion, plus.S. Les hôtels peuvent commencer à envisager de modifier la façon dont ils emballent également les conférences et les réunions et les réunions. Il est particulièrement important maintenant lorsque les planificateurs d'événements sont tenus de prendre des décisions de réunion dans des délais plus courts.

En mai 2009, Wynn Las Vegas a pris l'initiative d'introduire trois types de ce qu'ils appellent des tarifs de conférences et de réunions tout compris pour le marché des réunions plus petites, ce qui signifie ceux de moins de 80 participants. Aujourd'hui, ils offrent toujours ces forfaits. Ils comprennent:

• Forfait délégué de la conférence d'une journée complète
• Package délégué de la conférence de la demi-journée "Am"
• Pack de délégués de la conférence en demi-journée en demi-journée

Tout comme les planificateurs d'événements européens s'y attendent, les options emballées de Wynn sont au prix par délégué (je.e., Tarif des participants, y compris la salle de réunion, la nourriture et les boissons, les collations pour les pauses, le projecteur et l'écran LCD.

L'idée de Wynn de développer ses options de package de conférence est née de l'approche du marché européen. En fait, André Link, ancien directeur des ventes nationales de Wynn, venait auparavant d'Europe. «Pour la plupart en Europe, c'est la seule façon dont nous avons vendu des réunions… il était très rare que nous préparions des propositions à la carte qui indiquaient les coûts F&B, la location de chambres, les frais AV, etc.,»Link explique.

Un changement de l'industrie américaine

Avec le lancement de leur programme de petits ensembles de réunions, Wynn Resorts prévoyait que les tarifs de conférence emballés seraient plus populaires auprès de leurs clients d'entreprise car la plupart des réunions d'association sont plus grandes. Ils avaient raison. Depuis lors, plusieurs chaînes hôtelières américaines de haut niveau ont commencé à offrir des réunions d'entreprise et des forfaits de conférence qui reflètent mieux le modèle européen si la planification des événements d'entreprise.

Pour être sûr, les taux de réunion et de conférence ne répondront pas aux besoins de chaque événement. En fait, la plupart des planificateurs reconnaissent qu'ils renonceront à certaines préférences de détail pour leur programme ou exigeront le lieu pour personnaliser le package pour inclure des éléments supplémentaires. Il y a toujours la prudence de s'appuyer sur les tarifs des emballages si les planificateurs prévoient que leurs programmes peuvent fonctionner plus longtemps que prévu initialement, ce qui peut déclencher des frais supplémentaires. Mais pour les planificateurs de réunion et d'événements qui examinent de près leur budget, ces forfaits de réunion et de conférence offrent une prévisibilité claire pour le budget de la conférence.